袁穎璇
(湖南郵電職業(yè)技術學院,湖南 長沙 410015)
企業(yè)檔案管理可以影響企業(yè)的運營效率,對企業(yè)的經營水平有舉足輕重的作用,社會在進步發(fā)展,現代科技水平在快速進步,企業(yè)檔案工作同時更多元化,并且實現了管理信息化、服務社會化[2]。復雜多變的企業(yè)安全管理環(huán)境使檔案管理部門需要轉變管理模式,主要由傳統(tǒng)的經驗管理向科學的經驗管理方向轉變,并且需要不斷強化安全意識,改變傳統(tǒng)的工作方式、創(chuàng)新工作思路、進行合理、科學的管理工作,建立健全檔案風險管理控制體系。
在進行審視企業(yè)檔案過程中,檔案管理存在很多問題,其中一個問題是風險管理基礎比較薄弱,可以從這一問題中反映出企業(yè)檔案管理人員安全意識比較薄弱,考核評估機制還存在一定的問題,需要不斷完善。
有一部分企業(yè)沒有健全的企業(yè)安全風險管理機制,企業(yè)各部門之間不能更好地協(xié)調合作,工作銜接不到位,使檔案管理工作存在一定困難,沒能全面的搜集資料;第二企業(yè)沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度;第三管理工作人員專業(yè)素質不高,不會運用風險理論;第四不能滿足檔案管理工作的需求,硬件、軟件建設都不足。
多年以來,企業(yè)根本不重視檔案管理工作,并且沒有認識到檔案管理工作中存在的風險,企業(yè)工作人員對檔案安全管理實質,并且存在一部員工對企業(yè)檔案管理存在一些誤解。
目前,檔案風險管庫在考核評估方面存在一些問題:第一檢查工作人員僅僅去發(fā)現問題但是不去進行風險控制,沒有進行管理,沒有將自己本身的實際工作崗位與風險管理相結合,工作人員進行危險源卡控工作主要還是利用傳統(tǒng)的方式,去背誦危險源卡片,只是清楚危險源位置,了解專業(yè)基礎知識,但是缺乏實際解決問題的能力,沒有過多去思考風險點,對控制措施不了解,沒有把風險和解決措施融合,同時和崗位的標準沒有更好結合在一起[3]。第二管理層工作人員不重視安全風險,風險研判能力不高,企業(yè)管理層人員平時的管理工作不仔細,比較粗放,不能更好地落實解決問題工作,使安全生產責任制沒能更好落實,對基層員工的考核力度不斷下降,導致基層員工的風險預控比較形式化。
首先,需要明確工作的標準以及工作流程,進行科學合理指定職責,不斷完善規(guī)章制度,企業(yè)各部門和檔案管理工作人員需要樹立風險意識,權責分明,明確工作中管理職責以及新出現的問題和狀況,建立完善相關規(guī)則;第二不斷提高企業(yè)員工的綜合素養(yǎng),企業(yè)需要定期對員工進行專業(yè)基礎知識的培訓以及實踐操作的練習,同時在招聘新員工時需要提高招聘標準,為企業(yè)引入高素質專業(yè)人才,全面提高企業(yè)職工的業(yè)務能力[4]。第三企業(yè)需要對基礎設施加大資金投入,不斷創(chuàng)新技術,使安全風險降低。第四建立健全企業(yè)檔案安全風險管理控制體系,使考核標準更加明確,做好評估工作和風險識別工作,不斷加大整改力度。
首先需要檔案管理人員遵守相關規(guī)章制度,明確崗位職責、不斷提高職業(yè)自控能力的同時,強化相關管理人員協(xié)同合作能力,檔案管理人員有違章行為需要及時糾正,以便消除安全隱患。其次,需要定期進行開展企業(yè)檔案安全風險管理考核評估工作,研究分析出現檔案風險的原因,需要掌握檔案風險的種類內容、檔案風險的特點以及檔案風險的發(fā)展趨勢,找到可以保證檔案安全的措施。
建設檔案風險管理體系不是一個部門的工作,也不是領導的工作,需要企業(yè)部門的各個員工共同參與,是一項綜合性質的工程,企業(yè)需要統(tǒng)一員工思想,這樣才可以取得更好的效果。企業(yè)需要進行統(tǒng)一協(xié)調各個部門,保證所有員工都可以參與進來,不斷落實各項措施。
第一企業(yè)需要從自身實際問題出發(fā)準備好救援物資,保證可以有效落實各項安全措施,以達到可以優(yōu)先搶救資料的目的,并進行妥善保管[5]。第二企業(yè)需要開展應急處理演練活動,按照崗位和層次都需要定期進行演練訓練,使企業(yè)員工可以掌握救援措施,使企業(yè)員工在遇到突發(fā)狀況時,可以做到高效處理突發(fā)狀況,使企業(yè)的損失降到最低。
在社會新形勢下,檔案保密管理工作越來越復雜化,在工作中一方面需要保證檔案使用的安全性,另外一方面需要使檔案文件可以被充分利用,實際上檔案管理工作的責任非常大,需要做好檔案的管理工作,防治泄露文件信息。檔案工作管理人員需要遵守相關法律法規(guī),不斷提高其綜合素養(yǎng),確保每一項資料的完整性,同時保證檔案的安全,促進檔案工作順利進行。另外需要加強建設檔案庫房的基礎設施,為檔案提供安全的保管場所,更好維護個人和國家利益。為促進企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展,需要了解企業(yè)檔案風險管理工作中存在的不足之處,并且針對不足應該采取有效措施。