婦幼保健院后勤檔案管理存在的主要問題及對策

吳大臣

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011）

前言

時代的不斷進(jìn)步，婦女和兒童在社會中的地位也日漸突出，婦幼保健院是服務(wù)于婦女和幼兒的重要場所，其后勤檔案管理質(zhì)量的高與低都會影響服務(wù)水平，但是實際管理過程中依然存在著諸多問題。因此筆者本文就婦幼保健院后勤檔案管理存在的問題做出探討，同時也提出了一些有效的解決策略，以此來提高婦幼保健院后勤檔案管理的質(zhì)量，從而不斷提高我婦幼保健院的整體服務(wù)水平以及促進(jìn)穩(wěn)定發(fā)展。

一、婦幼保健院后勤檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理制度不健全

一個健全的檔案管理制度是任何企業(yè)發(fā)展中必須遵循的原則，因為只有健全檔案管理制度才能提高管理質(zhì)量，尤其是在婦幼保健院后勤檔案管理中，這是確保管理工作順利高效進(jìn)行的關(guān)鍵[1]。但是實際上并沒有設(shè)立健全的檔案管理制度，使得檔案管理范圍不明確且內(nèi)容界定不清楚，嚴(yán)重影響著婦幼保健院后勤檔案管理的質(zhì)量和水平，一定程度上也會造成檔案收集效率不高的問題，從而阻礙我國婦幼保健院蓬勃穩(wěn)定發(fā)展的步伐。

（二）檔案管理意識較淡薄

婦幼保健院后勤檔案管理效率不理想的另一個因素是管理人員檔案意識淡薄，部分人員認(rèn)為檔案管理工作可有可無并不十分重要，很多時候管理工作做得也是不到位，基于這種管理意識淡薄且重視程度不夠，就會造成檔案資料使用效率不高且信息資源開發(fā)不足。再者檔案資料分散且重復(fù)性出現(xiàn)就會造成重復(fù)保存，一定程度上就會造成人力、物力以及空間的浪費(fèi)，而檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高于低也會影響管理質(zhì)量。

（三）檔案管理硬件資金投入不足

婦幼保健院后勤檔案管理工作所涉及的內(nèi)容往往比較多，是需要先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備來輔助的，但是實際上部分后勤檔案管理中所使用的設(shè)備比較陳舊，再者落后的管理技術(shù)和空間較小也會影響管理水平[2]。隨著高新技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到推廣，婦幼保健院后勤檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，但是就當(dāng)前婦幼保健院后勤檔案管理情況并沒有運(yùn)用，依舊采取傳統(tǒng)的手工收集、檢索等方式，這種情況極大地影響著檔案管理工作的效率。

二、婦幼保健院后勤檔案管理存在問題的解決對策

（一）健全檔案管理制度

要想提高婦幼保健院后勤檔案管理質(zhì)量，必須健全檔案管理制度，這是確保管理工作順利高效進(jìn)行的關(guān)鍵，也是提高婦幼保健院服務(wù)質(zhì)量和水平的有效途徑。為此，我們可以通過建立科學(xué)合理的檔案管理制度體系來提高管理質(zhì)量，不僅可以改變檔案管理范圍不明確且內(nèi)容界定不清楚的問題，還能使檔案管理工作內(nèi)容和范圍變得富有條理，讓工作人員在進(jìn)行管理的過程中能夠及時找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提升婦幼保健院后勤檔案管理的質(zhì)量。當(dāng)然檔案管理制度的設(shè)立應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況，依據(jù)國家已經(jīng)頒布的《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定出一套完整、統(tǒng)一、科學(xué)且切實可行的管理制度，如此一來可以大幅度提高后勤檔案管理的效率[3]。此外，還應(yīng)對各個科室的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，切不可對其進(jìn)行分散式的管理，這樣才能使檔案管理工作變得規(guī)范性，進(jìn)而既能實現(xiàn)提升檔案管理工作的質(zhì)量又能促進(jìn)婦幼保健院快速發(fā)展的目標(biāo)。

（二）提高檔案管理意識

對于檔案管理意識淡薄的問題應(yīng)加強(qiáng)員工學(xué)習(xí)《檔案法》，這是提高婦幼保健院后勤檔案管理水平的關(guān)鍵，通過不斷的學(xué)習(xí)檔案法工作人員會意識到檔案管理的重要性，明白檔案管理工作與自身的日常工作有著密不可分的關(guān)聯(lián)，只有不斷提高管理意識才能更好地支配管理工作，進(jìn)一步提高檔案資料的使用效率和信息資源開發(fā)，使這些檔案信息資源能夠得到有效的利用和支配[4]。同時為了更好地提高檔案管理水平還應(yīng)實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，這樣一來可以避免檔案資料管理出現(xiàn)重復(fù)性保存的現(xiàn)象，這就為婦幼保健院節(jié)省了大量的人力、物力以及空間。此外還應(yīng)加強(qiáng)員工專業(yè)技能培訓(xùn)，因為檔案管理人員素質(zhì)的高與低會直接影響管理水平，所以可以通過技能培訓(xùn)來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。比如，實施進(jìn)修學(xué)習(xí)、知識更新等，這些方式都是提高檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)的有效途徑，從而實現(xiàn)提高提高婦幼保健院后勤檔案管理水平的目標(biāo)。

（三）加大檔案管理硬件資金投入

隨著科學(xué)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算進(jìn)技術(shù)也被廣泛應(yīng)用，對提高各行各業(yè)的檔案管理水平具有促進(jìn)作用。因為對于婦幼保健院后期檔案管理硬件資金投入不足的問題，我們應(yīng)加大在檔案管理硬件上的資金投入，不斷的引進(jìn)現(xiàn)代化高新技術(shù)來升級檔案管理，因為先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件。同時也要擴(kuò)大檔案管理的使用空間，要確保管理環(huán)境的整潔、干燥以及無蟲，這樣才能確保檔案資源的完整性和整潔性。此外，計算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用可以打破傳統(tǒng)手工收集和檢索模式，進(jìn)一步為使用者節(jié)省了大量的查找和閱讀時間，如此一來不僅可以發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，還可以提高整體檔案管理工作的水平，最終實現(xiàn)婦幼保健院后期檔案管理自動化、現(xiàn)代化的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，婦幼保健院后勤檔案管理中存在的問題會直接影響服務(wù)質(zhì)量，所以要想做好新時代婦幼保健院后勤檔案管理工作，針對管理中的問題必須采取有效的對策來給予解決，可以通過健全檔案管理制度、提高檔案管理意識來優(yōu)化管理，并加大檔案管理硬件資金投入，這樣才能不斷地提升檔案管理效率，從而促進(jìn)我國婦幼保健院能夠快速穩(wěn)定發(fā)展。