科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化體系構(gòu)建研究—以K研究院為例

中國科學(xué)技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略研究院

一、K研究院基本情況及現(xiàn)存財(cái)務(wù)信息化問題

自2007年重新組建以來，K研究院立足科研，立足改革創(chuàng)新，逐步建立了全方位立體化的科研體系，取得了長足發(fā)展。K研究院是國家機(jī)關(guān)直屬的綜合性軟科學(xué)研究機(jī)構(gòu)，主要從事國家科學(xué)技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略、政策、體制、管理、預(yù)測、評(píng)價(jià)以及科技促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面的研究，為國家科技、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的宏觀決策提供咨詢和建議。

為更好地服務(wù)于科研事業(yè)，K研究院建立了較為完善的組織機(jī)構(gòu)。院級(jí)層面設(shè)有兩個(gè)辦公室：綜合管理部和科研管理部，綜合管理部主要職責(zé)包括黨建、人事、財(cái)務(wù)、行政、工會(huì)、后勤等管理服務(wù)職能，科研管理部主要負(fù)責(zé)科研課題項(xiàng)目的全流程統(tǒng)籌管理協(xié)調(diào)工作。按照研究方向的不同，研究院下設(shè)體制、統(tǒng)計(jì)、投資、產(chǎn)業(yè)、社會(huì)、農(nóng)村、預(yù)測和綜合共八個(gè)研究所，承擔(dān)國家科研項(xiàng)目、企業(yè)咨詢等研究工作。

K研究院每年新增約50個(gè)課題，課題存量600余個(gè)，課題經(jīng)費(fèi)存量上億元。除課題經(jīng)費(fèi)外，每年國家撥款用于人員經(jīng)費(fèi)、日常辦公等基本支出經(jīng)費(fèi)近5000萬元。課題經(jīng)費(fèi)和基本支出經(jīng)費(fèi)的管理要求日趨精細(xì)化、多維度化[1]。尤其是2019年施行的《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，對(duì)K研究院的財(cái)務(wù)管理工作提出了更高要求。

K研究院現(xiàn)存財(cái)務(wù)信息化問題：財(cái)務(wù)信息化尚處于初級(jí)階段，只有賬務(wù)處理實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化，課題項(xiàng)目庫、預(yù)算系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)均處于缺失狀態(tài)，財(cái)務(wù)工作仍處于報(bào)銷申請(qǐng)審核人工化、記賬手工化、項(xiàng)目庫管理臺(tái)賬化、預(yù)算管理表格化的狀態(tài)，工作效率低、人工處理易出錯(cuò)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)快速發(fā)展的要求，也不能滿足新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則施行后對(duì)財(cái)務(wù)管理的更高要求，因此亟待建設(shè)較為完善、高效的財(cái)務(wù)信息化體系，以適應(yīng)科研事業(yè)發(fā)展的新要求。

二、K研究院財(cái)務(wù)信息化體系構(gòu)建方案

(一)總體原則

財(cái)務(wù)工作與科研業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)從整體上考慮K研究院的業(yè)務(wù)實(shí)際和財(cái)務(wù)工作的職能定位，業(yè)財(cái)結(jié)合、統(tǒng)籌研究財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)需求。

(二)設(shè)計(jì)目標(biāo)

以經(jīng)費(fèi)管理為主線，貫穿起K研究院的整體財(cái)務(wù)管理工作。以預(yù)算為源頭、以科研項(xiàng)目為起點(diǎn)，通過信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算計(jì)劃、使用管控和監(jiān)督控制。信息化平臺(tái)的主要功能包括財(cái)務(wù)預(yù)算決算管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷管理、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理等。

(三)設(shè)計(jì)架構(gòu)

財(cái)務(wù)信息化體系主要包括七大模塊：基本預(yù)算管理模塊、科研項(xiàng)目管理、網(wǎng)上報(bào)銷模塊、銀企直連模塊、會(huì)計(jì)核算模塊、財(cái)務(wù)報(bào)表模塊和財(cái)務(wù)分析模塊。以會(huì)計(jì)核算模塊為核心，前端連接基本預(yù)算管理、科研項(xiàng)目管理、網(wǎng)上報(bào)銷和銀企直連模塊，后端鏈接財(cái)務(wù)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析模塊，建立起全方位一體化的信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的信息化、智能化和共享化。

1.基本預(yù)算管理模塊設(shè)計(jì)

基本預(yù)算管理模塊主要功能包括K研究院的年度基本經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，由此實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的信息化和實(shí)時(shí)處理，減少財(cái)務(wù)部門手工錄入數(shù)據(jù)的工作量。基本預(yù)算管理模塊與網(wǎng)上報(bào)銷模塊、會(huì)計(jì)核算模塊前后鏈接，實(shí)時(shí)抽取預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控，形成預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告。

2.科研項(xiàng)目管理模塊設(shè)計(jì)

科研項(xiàng)目管理模塊主要功能包括K研究院下屬各研究所管理研究的所有科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算及執(zhí)行監(jiān)控。此模塊與基本預(yù)算管理模塊功能相似，區(qū)別在于此模塊管控的是科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。初始設(shè)置科研項(xiàng)目庫，錄入項(xiàng)目委托方、項(xiàng)目金額、起止時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算等基本信息。預(yù)算執(zhí)行功能包括提取支出數(shù)據(jù)、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控、信息查詢，及經(jīng)費(fèi)執(zhí)行分析報(bào)表的輸出。此模塊與網(wǎng)上報(bào)銷模塊、會(huì)計(jì)核算模塊前后鏈接，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止突破項(xiàng)目預(yù)算。如遇確需調(diào)整項(xiàng)目預(yù)算的情況，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在此模塊中提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)審批后財(cái)務(wù)部門予以調(diào)整。

3.網(wǎng)上報(bào)銷模塊設(shè)計(jì)

網(wǎng)上報(bào)銷管理模塊主要功能包括基本經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷申請(qǐng)和審批。初始設(shè)置各類費(fèi)用的報(bào)銷單據(jù)要點(diǎn)，包括費(fèi)用類型，預(yù)算科目、課題項(xiàng)目、申請(qǐng)部門、金額、收款人賬戶等信息，差旅費(fèi)、招待費(fèi)等有標(biāo)準(zhǔn)控制的費(fèi)用，還需要系統(tǒng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)判斷所提交單據(jù)是否超標(biāo)，超標(biāo)的單據(jù)不予提交。同時(shí)此模塊與基本預(yù)算管理模塊、科研項(xiàng)目管理模塊中相鏈接，當(dāng)申請(qǐng)人申請(qǐng)使用某一個(gè)科研項(xiàng)目或者基本預(yù)算的某一個(gè)預(yù)算科目的費(fèi)用時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)判斷是否足夠預(yù)算，如果有就允許提交報(bào)銷，反之則提示“已超預(yù)算、無法提交報(bào)銷”。報(bào)銷申請(qǐng)人在網(wǎng)上提交報(bào)銷單據(jù)，經(jīng)有權(quán)人審批后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門審核無誤后，將單據(jù)流轉(zhuǎn)至銀企直連系統(tǒng)等待付款。此模塊還可以設(shè)置信息查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。報(bào)銷申請(qǐng)人可以實(shí)時(shí)查看單據(jù)流轉(zhuǎn)進(jìn)展，財(cái)務(wù)部門和各研究所可以根據(jù)自身工作需要，定制統(tǒng)計(jì)分析報(bào)銷，抽取數(shù)據(jù)用于分析決策。

4.銀企直連模塊設(shè)計(jì)

銀企直連系統(tǒng)是企業(yè)的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)與開戶銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)直接相連，企業(yè)將審核無誤的報(bào)銷單據(jù)直接點(diǎn)擊付款，經(jīng)復(fù)核后直接提交至網(wǎng)銀付款，省略了傳統(tǒng)網(wǎng)銀模式由出納逐一錄入各個(gè)單據(jù)的收款人賬號(hào)、戶名、開戶行、金額、摘要等信息，經(jīng)會(huì)計(jì)二次復(fù)核后完成付款的模式。銀企直連模式能夠?qū)⑻峤痪W(wǎng)銀的動(dòng)作提前至報(bào)銷申請(qǐng)人環(huán)節(jié)，出納復(fù)核申請(qǐng)人填寫的付款信息后完成付款，減少了財(cái)務(wù)部門的手工錄入。對(duì)于大金額的付款，還可以設(shè)置會(huì)計(jì)二次復(fù)核。此模塊將完成付款的單據(jù)信息返回至網(wǎng)上報(bào)銷模塊，待下一環(huán)節(jié)生成記賬憑證。

5.會(huì)計(jì)核算模塊設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)核算模塊主要功能包括賬務(wù)處理及會(huì)計(jì)信息查詢。此模塊前端與網(wǎng)上報(bào)銷模塊鏈接，后端與基本預(yù)算管理模塊、科研項(xiàng)目管理模塊、財(cái)務(wù)報(bào)表模塊鏈接。已付款完畢的單據(jù)由網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)根據(jù)預(yù)算科目與會(huì)計(jì)科目的匹配規(guī)則，自動(dòng)生成記賬憑證，大大提升了財(cái)務(wù)記賬的工作效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)已記賬的憑證再次返回值至基本預(yù)算管理模塊或科研項(xiàng)目管理模塊，提供確切的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)便于分析及下一步的執(zhí)行決策。

6.財(cái)務(wù)報(bào)表模塊設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)報(bào)表模塊主要功能包括生成內(nèi)部管理類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和對(duì)外披露類財(cái)務(wù)報(bào)表。對(duì)內(nèi)管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、現(xiàn)金結(jié)算表、固定資產(chǎn)明細(xì)表、費(fèi)用明細(xì)表、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行明細(xì)表、收入明細(xì)表等；對(duì)外披露類財(cái)務(wù)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、支出表、收入表以及報(bào)表附注，還包括向統(tǒng)計(jì)局、財(cái)政局、稅務(wù)局等報(bào)送的各類報(bào)表。

7.財(cái)務(wù)分析模塊設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)分析模塊主要功能包括對(duì)本單位的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營情況進(jìn)行同比、環(huán)比、構(gòu)成占比等多方面的分析，科研項(xiàng)目、部門、人員、支出類型等多維度的分析，結(jié)合圖表動(dòng)態(tài)展示，能夠更直觀地展現(xiàn)本單位的財(cái)務(wù)狀況和變動(dòng)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，為管理提供決策支持。

三、財(cái)務(wù)信息化體系建設(shè)的建議

(一)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需符合單位自身的發(fā)展需要。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要與單位業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系，以業(yè)務(wù)定財(cái)務(wù)，以財(cái)務(wù)促業(yè)務(wù)，通過信息化平臺(tái)的建設(shè)，能夠使財(cái)務(wù)工作更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)對(duì)管理決策的支持和影響作用。

(二)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。要先抓牛鼻子，先解決信息化管理中的突出矛盾、大面問題，比如先上線網(wǎng)上報(bào)銷模塊，由此解決了整個(gè)單位的財(cái)務(wù)報(bào)銷手工化問題。尤其是對(duì)于財(cái)務(wù)信息化水平相對(duì)落后的單位，所有模塊全部上線是一項(xiàng)大工程，也需要大量資金，因此建議信息化建設(shè)要先簡后繁、先易后難，各個(gè)模塊逐個(gè)擊破。

(三)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要具有可持續(xù)發(fā)展性。要用可持續(xù)發(fā)展的眼光來構(gòu)建財(cái)務(wù)信息化體系，基礎(chǔ)硬件的容量和擴(kuò)容性、軟件設(shè)計(jì)的靈活性及可擴(kuò)展性等要留有余地，為滿足業(yè)務(wù)發(fā)展可能涉及的信息化更新改造留有空間，以更好地服務(wù)科研事業(yè)發(fā)展。