淺談集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)作問題及對策

于君

（青島肯德基有限公司，山東 青島 266520）

一、集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要性

（一）及時(shí)收集信息,提高決策效率

商場如戰(zhàn)場,信息瞬息萬變。若集團(tuán)公司仍用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式在各分子公司設(shè)立獨(dú)立的財(cái)務(wù)核算部門,分子公司通過各期財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)反應(yīng)資產(chǎn)狀況及經(jīng)營情況,這樣會(huì)大大遲延總部獲得信息的及時(shí)性。當(dāng)集團(tuán)面臨需要快速?zèng)Q策時(shí)就不能及時(shí)做出反應(yīng),這勢必導(dǎo)致集團(tuán)總部信息滯后、給集團(tuán)運(yùn)營帶來隱患。反之,當(dāng)集團(tuán)公司設(shè)立共享中心時(shí),通過在共享中心的數(shù)據(jù)呈現(xiàn),及時(shí)了解各分子公司的相關(guān)數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)信息同步,提高集團(tuán)公司總部決策的高效性,尤其是為全球化集團(tuán)公司應(yīng)對各種突發(fā)情況時(shí)提供了可靠數(shù)據(jù)保障。

（二）降低成本

集團(tuán)公司應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來完善自身的IT財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)集中化、統(tǒng)一化建設(shè)IT硬件及構(gòu)架，也能在集團(tuán)中實(shí)現(xiàn)軟件許可協(xié)議的統(tǒng)簽，有利于增強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用的共享性及開放性。同時(shí)有利于在集團(tuán)中統(tǒng)一化管理物流、資金流及信息流等，實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)系統(tǒng)構(gòu)架的有效建設(shè)。這種集中化、統(tǒng)一化的運(yùn)行方式，能夠極大地減小資產(chǎn)配置方面的成本投入。利用業(yè)務(wù)循環(huán)的方式來實(shí)現(xiàn)組織及分工，提高了集團(tuán)公司運(yùn)行的規(guī)模化，節(jié)約了人工，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營成本的降低。

（三）核算監(jiān)督并舉,控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

集團(tuán)公司通過設(shè)置財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,通過在集團(tuán)內(nèi)部各分子公司建立標(biāo)準(zhǔn)化的賬務(wù)處理流程,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作的統(tǒng)一性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以設(shè)置集團(tuán)內(nèi)部統(tǒng)一的科目、制度流程、規(guī)章制度等,并通過隨時(shí)掌握的數(shù)據(jù)對各分子公司進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。這樣可在滿足會(huì)計(jì)核算的同時(shí)對各分子公司的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督,實(shí)現(xiàn)核算監(jiān)督同步進(jìn)行的效果。同時(shí),在監(jiān)督層面,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以更好地通過對隨時(shí)掌握的信息進(jìn)行事前的深度挖掘,對分子公司風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行有效的控制。由于共享效率的提升,更可以將節(jié)省的部分精力人力用于對各分子公司的監(jiān)控上。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有利于集團(tuán)化內(nèi)部管控機(jī)制的完善。

二、集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作存在的問題

（一）信息技術(shù)相對落后

企業(yè)集團(tuán)公司雖然從組織架構(gòu)上引進(jìn)了財(cái)務(wù)共享中心模式,但是財(cái)務(wù)核算軟件相對落后,在其管理過程中不能實(shí)現(xiàn)跟財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和聯(lián)動(dòng),需要人為干預(yù)數(shù)據(jù)處理,導(dǎo)致效率較低。另外,財(cái)務(wù)人員不能方便地完成數(shù)據(jù)的對比分析,不能分析收支和預(yù)算之間的差異。各分子公司之間賬套管理不能相互獨(dú)立,混用一起,造成賬務(wù)混淆、費(fèi)用分?jǐn)偛痪?同時(shí),企業(yè)要確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的長期穩(wěn)定運(yùn)行,就必須保證信息數(shù)據(jù)庫的安全和信息系統(tǒng)的維護(hù)和及時(shí)更新,而信息維護(hù)及開發(fā)預(yù)示企業(yè)要付出相應(yīng)的成本為代價(jià),這往往會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān),勢必給企業(yè)發(fā)展造成一定負(fù)影響。

（二）共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力有待提高

財(cái)務(wù)共享是信息時(shí)代的一場轉(zhuǎn)型和變革，現(xiàn)階段財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用并沒有普及，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)人員還處于摸索、學(xué)習(xí)階段。實(shí)際工作中既懂會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)又懂信息化的復(fù)合型人才相對匱乏，尤其是既了解企業(yè)的管理流程同時(shí)又對整個(gè)信息系統(tǒng)的運(yùn)行、規(guī)劃、維護(hù)、控制、管理把握很準(zhǔn)的高級(jí)復(fù)合型人才寥若晨星。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對新形勢下的財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平也提出了更高的要求，對流程設(shè)定的合理性判斷，對財(cái)務(wù)核算與實(shí)際業(yè)務(wù)的融合，對業(yè)務(wù)分析的深層理解，對考核激勵(lì)機(jī)制的設(shè)定等都有更高層面的要求，財(cái)務(wù)思維的更新，人員的后續(xù)培訓(xùn)、再教育有待提高。

（三）與外部缺乏溝通

集團(tuán)公司設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,賬務(wù)處理等財(cái)稅相關(guān)職能已經(jīng)高度集中化,或由總部統(tǒng)一協(xié)調(diào),或由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下設(shè)的獨(dú)立業(yè)務(wù)單元處理,這就在一定程度上造成賬務(wù)處理地與其他各分子公司所在地的分離,給信息流傳遞帶來一定挑戰(zhàn)的同時(shí)忽視了企業(yè)運(yùn)營中的一些潛在風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),由于各地環(huán)境不同,異地賬務(wù)處理往往會(huì)忽略與異地的監(jiān)管相關(guān)部門的聯(lián)系,這給企業(yè)運(yùn)營帶來一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如說,在納稅申報(bào)環(huán)節(jié),可能需要人員單獨(dú)密切配合國家稅務(wù)局征管機(jī)關(guān)進(jìn)行,而集中化的賬務(wù)處理有可能忽略本環(huán)節(jié)，造成稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

三、完善集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作的對策

（一）完善共享系統(tǒng),提高數(shù)據(jù)庫安全性

設(shè)置財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,首先需要對之前集團(tuán)內(nèi)部各分子公司的原有系統(tǒng)進(jìn)行整理合并,尤其是對原始數(shù)據(jù)庫信息的整合尤其重要。通常集團(tuán)內(nèi)部也會(huì)設(shè)有不同的管理分支,比如預(yù)算管理系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等,設(shè)立共享服務(wù)中心需要將各個(gè)模塊進(jìn)行合并,或總部與分子公司各獨(dú)立系統(tǒng)的串聯(lián)合并,在整個(gè)理順過程中,需要根據(jù)共享服務(wù)中心設(shè)立目的,有針對性的完善共享平臺(tái)系統(tǒng),確保原始數(shù)據(jù)能真實(shí)合并至新設(shè)系統(tǒng)中。在共享平臺(tái)后期運(yùn)營中,需要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)庫中心確保數(shù)據(jù)安全性。只有完善的共享系統(tǒng)、高安全性的數(shù)據(jù)庫才能確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的完美運(yùn)行。

（二）注重人才培養(yǎng),提升財(cái)務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的設(shè)立釋放了原會(huì)計(jì)核算等基礎(chǔ)工作,通過更精細(xì)化、更標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的設(shè)計(jì)將原系統(tǒng)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行切割,要求員工更具備全局觀和精細(xì)感。共享服務(wù)中心設(shè)立的目的是提高效率的同時(shí),讓財(cái)務(wù)管理提升為價(jià)值管理,為企業(yè)創(chuàng)造增值服務(wù),因此需要更具綜合素質(zhì)的員工來操作,這就需要企業(yè)在人才招聘、培養(yǎng)各個(gè)環(huán)節(jié)狠下功夫:1、在招聘環(huán)節(jié),要嚴(yán)把入口關(guān),通過招聘跨專業(yè)人士來拓展共享中心的視野寬度,為各流程環(huán)節(jié)改善提供后備基礎(chǔ)；2、建立學(xué)習(xí)型綜合管理團(tuán)隊(duì)。對原財(cái)務(wù)專業(yè)人員進(jìn)行跨專業(yè)培訓(xùn),對于非財(cái)務(wù)專業(yè)共享中心人員進(jìn)行財(cái)務(wù)專業(yè)培訓(xùn),以最大的包容度去融合團(tuán)隊(duì)、提升各崗員工綜合能力；3、設(shè)立合理的激勵(lì)機(jī)制。設(shè)計(jì)崗位KPI指標(biāo),對有突出貢獻(xiàn)或創(chuàng)新革新貢獻(xiàn)的員工給予一定獎(jiǎng)勵(lì),讓員工保持工作激情。

（三）優(yōu)化財(cái)務(wù)共享流程，提高運(yùn)營效率

對于流程優(yōu)化、系統(tǒng)優(yōu)化這些運(yùn)營挑戰(zhàn)，企業(yè)可聘請有經(jīng)驗(yàn)的咨詢公司或技術(shù)公司來輔助解決。在尋找外部顧問支持的過程中，企業(yè)需要注重不同外部服務(wù)的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性和鏈接性。提供基于費(fèi)控、應(yīng)收、應(yīng)付、合同管理、資產(chǎn)、預(yù)算、稅務(wù)等“多位合一”的一體化系統(tǒng)技術(shù)方案，還有專業(yè)的咨詢子公司，為已經(jīng)實(shí)施或計(jì)劃實(shí)施財(cái)務(wù)共享的企業(yè)提供流程設(shè)計(jì)等咨詢服務(wù)。

提高運(yùn)營自動(dòng)化水平，費(fèi)用包括自動(dòng)驗(yàn)證原始憑據(jù)、智能審單、自動(dòng)驗(yàn)票等環(huán)節(jié)；應(yīng)收包括資金自動(dòng)入賬、自動(dòng)開票、自動(dòng)核銷、自動(dòng)生成憑證等環(huán)節(jié)；應(yīng)付包括自動(dòng)對賬、自動(dòng)開票、自動(dòng)驗(yàn)真、自動(dòng)核票和自動(dòng)認(rèn)證抵扣等；稅務(wù)包括自動(dòng)納稅申報(bào)、自動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)提醒等。通過建設(shè)自動(dòng)化財(cái)務(wù)共享來代替人工完成很多重復(fù)性、交易性的工作，極大地提高工作效率。

（四）建設(shè)開放的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

企業(yè)所期望構(gòu)建的職能共享中心平臺(tái)，一方面，是把外部的供應(yīng)商、客戶、分銷商、經(jīng)銷商、工商、稅務(wù)等都納入這個(gè)體系，打通內(nèi)外、連接內(nèi)外，讓財(cái)務(wù)管理需要回歸企業(yè)運(yùn)營的本質(zhì)；另一方面，則是把內(nèi)部的人、財(cái)、物等資源配置也管理起來，通過虛擬內(nèi)部交易進(jìn)行資源獲取、資源配置、商品交易這樣一個(gè)完整的內(nèi)部價(jià)值鏈條，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)現(xiàn)以電子交易票據(jù)為媒介的業(yè)務(wù)流、票據(jù)流、信息流的“三流合一”，搭建起一個(gè)開放的后端支撐平臺(tái)。這便是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為企業(yè)帶來的管理價(jià)值。

（五）設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門

針對各分子公司上報(bào)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性,設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門,定期抽查各資產(chǎn)的狀態(tài)與狀況,確保資產(chǎn)的完整性。同時(shí)對每筆業(yè)務(wù)處理的責(zé)任都要落實(shí)到具體部門和個(gè)人,保證數(shù)據(jù)信息源頭的可追溯性。專門的監(jiān)管檢查部門要定期或不定期地采取符合內(nèi)控要求的方式進(jìn)行檢查,并設(shè)法確保檢查部門的自我約束。同時(shí),針對異地經(jīng)營情況,要讓監(jiān)督檢查部門多參與風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)控制等工作,以使風(fēng)險(xiǎn)控制在適當(dāng)?shù)乃健?/p>

四、結(jié)論

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)發(fā)展壯大后必然選擇的管理手段,雖然在利用信息技術(shù)手段及人才發(fā)展培養(yǎng)上需要進(jìn)一步強(qiáng)化,但它讓企業(yè)管理刪繁就簡,高效運(yùn)行。尤其對于集團(tuán)化公司,它提高了企業(yè)管理水平,使集團(tuán)總部在最大程度上及時(shí)共享各方信息,便于做出快速?zèng)Q策。財(cái)務(wù)共享中心是一種管理理念,它需要更緊密聯(lián)系企業(yè)業(yè)務(wù)開展,并保證時(shí)刻追隨業(yè)務(wù)在不斷創(chuàng)新改進(jìn)。