電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)及管理中的重要作用

王欣愷

（黑龍江省綏棱縣勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁院，黑龍江 綏棱 152200）

一、前言

在企事業(yè)單位中，大部分電子檔案信息對(duì)于其正常運(yùn)轉(zhuǎn)都具有十分重要的指導(dǎo)作用。不斷加強(qiáng)檔案管理工作及推進(jìn)檔案信息化建設(shè)對(duì)于企事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展至關(guān)重要，電子檔案因具有便捷操作、保存空間可有效節(jié)約及提供共享功能等明顯優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)而日益廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。

二、電子技術(shù)及其在檔案信息化建設(shè)和管理中的重要作用

（一）電子技術(shù)及其特點(diǎn)

電子技術(shù)主要是指于19世紀(jì)末20世紀(jì)初的產(chǎn)生的一門新興科學(xué)技術(shù)，是采用電子元器件對(duì)各種電路進(jìn)行設(shè)計(jì)使現(xiàn)實(shí)生活需要得到滿足的一種技術(shù)?，F(xiàn)代電子技術(shù)在人類各方面中已得到滲透，并廣泛存在于現(xiàn)代世界中，電子技術(shù)在物聯(lián)網(wǎng)、智能家居的發(fā)展中日益發(fā)揮重要作用；可采用條件復(fù)雜化；集成化；綠色化；微型化；高精度，多功能和智能化等“五化”對(duì)電子技術(shù)特點(diǎn)及其發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行概括，該技術(shù)與信息、材料、電子、管理、能源等知識(shí)都具有重要關(guān)系。針對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，電子技術(shù)應(yīng)用將使檔案管理明顯提高質(zhì)量及效率，使人力及時(shí)間成本得到有效節(jié)約。

（二）在檔案管理及信息化建設(shè)中電子技術(shù)的作用

一是在檔案管理工作中不斷提高質(zhì)量及效率。在一定程度上，電子檔案可確保整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)的正常，檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效及管理可使檔案管理工作質(zhì)量及效率大幅提高。

二是檔案管理信息質(zhì)量進(jìn)一步提高。檔案中的重要信息是十分寶貴的重要資源，因此一定要在電子檔案管理工作中提高質(zhì)量，進(jìn)而確保此類檔案治療的安全性及較高利用率，進(jìn)而使電子檔案信息充分發(fā)揮出其現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值，在檔案信息化建設(shè)及檔案管理中進(jìn)一步提高工作成效具有至關(guān)重要的作用。

三是檔案管理的整體水平進(jìn)一步提高。檔案管理及檔案信息化建設(shè)在提高檔案工作的整體水平中具有重要推動(dòng)作用，近年來，我國(guó)各企事業(yè)單位中都逐步成立了開展檔案資源管理的專業(yè)信息部門，由此可充分說明加強(qiáng)檔案管理及信息化建設(shè)工作對(duì)于檔案管理水平的整體提高具有十分重要的作用。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)及管理的主要措施

一是在電子檔案方面應(yīng)積極制定更為高效科學(xué)的資源管理制度。電子檔案資源管理制度的有效及完善可統(tǒng)籌監(jiān)管檔案管理及檔案信息化建設(shè)等方面的工作，對(duì)于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要促進(jìn)作用，也可提供比較便利的條件。因此，在檔案管理及檔案信息化建設(shè)方面采取科學(xué)合理的制度具有十分重要的作用。

二是應(yīng)加大電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用等相關(guān)工作的投入力度。檔案管理及檔案信息化建設(shè)離不開電子技術(shù)，因此，一定要在人員、技術(shù)及經(jīng)費(fèi)等方面加大投入力度，以用于電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用，這對(duì)于檔案管理及檔案信息化建設(shè)的整體水平具有決定性作用。所以，各企事業(yè)單位應(yīng)在電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用等方面的工作中提高重視程度，并在經(jīng)費(fèi)及扶持等方面進(jìn)一步加大力度。

三是對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)具有重要推動(dòng)作用。受“寬帶中國(guó)”戰(zhàn)略的重要影響，隨之產(chǎn)生了“寬帶”檔案概念，基于信息化建設(shè)而言，檔案應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)充分利用，積極建設(shè)一體化檔案信息管理平臺(tái)，涵蓋電子檔案管理及遠(yuǎn)程監(jiān)管等具體工作職能，使電子檔案管理資源基于社會(huì)公共服務(wù)實(shí)現(xiàn)全覆蓋，針對(duì)較高質(zhì)量的部分檔案，還應(yīng)建設(shè)“網(wǎng)上檔案室”對(duì)其加強(qiáng)管理并提高利用率。

四是在電子檔案管理工作中加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)區(qū)和示范區(qū)建設(shè)。在信息化技術(shù)的影響下，檔案資料能夠采取集中化處理方式，以此為基礎(chǔ)，可圍繞電子檔案管理工作建設(shè)實(shí)驗(yàn)區(qū)和示范區(qū)，也就是在其中裝入即將有效利用的檔案資料，在信息化檔案管理工作中建立一個(gè)系統(tǒng)化規(guī)?；墓ぷ髟圏c(diǎn)，并結(jié)合信息化優(yōu)勢(shì)的充分利用，對(duì)原有檔案資料不斷進(jìn)行擴(kuò)充和優(yōu)化，進(jìn)而使確立的教育試點(diǎn)充分發(fā)揮電子檔案管理及信息化建設(shè)的示范、引領(lǐng)作用。

五是對(duì)檔案資料進(jìn)一步加強(qiáng)開放共享。檔案館中保存的各類檔案資料在信息化背景下，一直呈現(xiàn)出“流動(dòng)”狀態(tài)，也就是檔案資料可對(duì)各類用戶提供共享，檔案資料本身也能夠進(jìn)行不斷擴(kuò)充和發(fā)展。所以，基于此在檔案管理工作中對(duì)相關(guān)檔案資料開放共享，進(jìn)而使信息化優(yōu)勢(shì)逐步擴(kuò)大，對(duì)于電子檔案管理資源的不斷優(yōu)化具有十分重要的應(yīng)用價(jià)值。此外，在檔案資料開放共享過程中應(yīng)特別注意采取適度方式，部分檔案資料比較重要，還應(yīng)采取嚴(yán)格保密措施，避免發(fā)生檔案資料外泄的嚴(yán)重后果。

四、總結(jié)

綜上所述，不斷加強(qiáng)檔案管理工作及推進(jìn)檔案信息化建設(shè)對(duì)于企事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展至關(guān)重要，電子檔案因具有便捷操作、保存空間可有效節(jié)約及提供共享功能等明顯優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)而日益廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。在檔案的傳統(tǒng)管理方式中，管理工作及信息化建設(shè)不管是在管理理念、過程、模式及專業(yè)人才等方面都存在比較顯著的不足之處，為進(jìn)一步提高檔案管理及信息化建設(shè)成效，一定要統(tǒng)籌全局，在管理工作方面進(jìn)一步加強(qiáng)并在資金投入方面不斷加大力度，對(duì)檔案保密及保存等相關(guān)方面的工作提高重視程度，基于此開展比較深入地研究，對(duì)于不斷提高檔案管理工作的整體水平及進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)都具有十分重要的意義。