知識管理對事業(yè)單位檔案管理的啟示

牟敦蓮

（嫩江縣人民政府大項目辦公室，黑龍江 嫩江 161499）

信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，為事業(yè)單位檔案管理工作的開展也帶來了一定的應(yīng)用優(yōu)勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中作中，不僅能夠使檔案管理工作效率得到進一步提升，還可以確保檔案管理的內(nèi)容更加全面，為事業(yè)單位的經(jīng)營與發(fā)展提供有效的檔案服務(wù)，從而提升檔案資料的利用率。與此同時，知識經(jīng)濟的發(fā)展也對檔案管理工作帶來了一定的影響，下面我們就從知識管理的方面入手，對知識管理對事業(yè)單位檔案管理的重要影響進行分析。

一、知識管理下事業(yè)單位檔案管理面臨的問題

（一）在知識管理的背景下，我國的事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在標(biāo)準(zhǔn)化程度低和規(guī)范化程度低的問題。就具體的管理工作而言，存在管理流程不規(guī)范的現(xiàn)象，尤其在知識時代下，檔案管理工作表現(xiàn)出層次不一的問題。根據(jù)不同的發(fā)展形勢，對自身的管理內(nèi)容進行調(diào)整，這也是檔案管理工作無法規(guī)范性開展的主要原因之一。這與知識時代中對檔案管理的信息共享需求不符。

（二）知識管理對事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，要想使事業(yè)單位的檔案管理工作水平得到進一步提升，就必須加強對管理人員的培訓(xùn)工作，使其業(yè)務(wù)能力以及管理水平得到有效提升，從而為檔案管理工作的開展提供人才支持。從我國事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)來看，雖然具備一定的檔案管理經(jīng)驗以及業(yè)務(wù)能力，但是卻無法掌握信息技術(shù)，不能為檔案管理工作的信息化發(fā)展提供基礎(chǔ)服務(wù)。而部分檔案管理人員的年齡偏大，不能快速接受新鮮事物，也無法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，這無疑會增大檔案管理的信息化發(fā)展難度。

二、知識管理與檔案管理的關(guān)系

實際上，知識管理涵蓋了社會知識管理、科學(xué)知識管理以及組織知識管理等多個方面。而就事業(yè)單位的檔案管理工作來說，知識管理也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。對于知識管理展開研究來提升檔案管理水平，是事業(yè)單位發(fā)展過程中的必經(jīng)階段。在實際管理工作中，知識管理與檔案管理存在著密切的聯(lián)系。事業(yè)單位發(fā)展的過程中，對知識管理及檔案管理提出了較高的要求。而在進行管理工作中，需要從多個角度出發(fā)，對檔案管理的內(nèi)容進行明確。同時，充分發(fā)揮知識管理的重要作用，促進檔案管理的整體水平，為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供充足的檔案資料服務(wù)。

三、知識管理對事業(yè)單位檔案工作的啟示

（一）樹立“大檔案”觀

從知識管理相關(guān)方面看必須要考慮知識工作本身的改進與提高。通常事業(yè)單位的檔案管理包括對社會實踐活動的記錄，但因傳統(tǒng)檔案管理模式的限定，常常局限于檔案顯性知識層面，再此范圍內(nèi)往往只是簡單的歷史記錄，那么如何通過明確部分隱性知識，實現(xiàn)其顯性化、也實現(xiàn)檔案化，達到有效的存儲效果，這需要結(jié)合實踐，有效分析，也需要進一步樹立“大檔案”觀，事業(yè)單位檔案管理要放到重要位置，與市場環(huán)境因素等等相關(guān)的因素要有機結(jié)合，同時，也應(yīng)該重視事業(yè)單位外部環(huán)境因素，明確在實際的檔案管理工作中不僅僅局限于檔案的收集與整理，還要實現(xiàn)動態(tài)的知識與信息化，這樣能夠推進事業(yè)單位檔案知識化管理效率，也能夠樹立健全的檔案管理模式，進一步分析，是為了構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理的新思想，改變傳統(tǒng)狹隘的觀念，按事業(yè)單位要求與知識的內(nèi)容進行大檔案的外延。

（二）創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率

相關(guān)的事業(yè)單位檔案部門，應(yīng)該重視從知識管理內(nèi)涵，通過明確檔案管理的利用體現(xiàn)，進一步找到最適合的檔案管理理念，從而不斷創(chuàng)新管理，尤其在知識管理的前提下，人才競爭變得越來越激烈。在這種多變的信息經(jīng)濟下，檔案管理人員進行檔案管理時應(yīng)該使用更多的措施進行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，進而提高檔案管理的效率。首先，應(yīng)該建立健全檔案管理機制，同時建立一個與之對應(yīng)的激勵制度，使得檔案管理人員的工作與其薪酬相對應(yīng)，進而提高檔案管理人員工作的積極性；其次，檔案管理人員應(yīng)該具有自主學(xué)習(xí)的能力，及時更新自己的管理水平和技術(shù)。檔案管理部門還應(yīng)該針對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，進而提高檔案管理人員的專業(yè)水平和技術(shù)能力；豐富自身的管理知識，提高檔案管理能力，更好的完成檔案管理工作；最后，知識管理下應(yīng)該重視現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的不斷引入和應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)該不斷的總結(jié)自己工作中出現(xiàn)的問題，進一步為利用者提供多方位的知識服務(wù)，也進一步實現(xiàn)知識的共享。

（三）重在知識的共享與創(chuàng)新

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，要將檔案管理工作，作為要點內(nèi)容來開展，利用知識管理的相應(yīng)內(nèi)容實現(xiàn)對事業(yè)單位管理的創(chuàng)新。同時，利用信息技術(shù)手段保證對檔案信息內(nèi)容的共享，這不僅能夠提升事業(yè)單位的核心競爭力，還可以確保檔案管理服務(wù)的水平得到提升。實際發(fā)展的過程中，檔案資料集中表現(xiàn)了單位的知識內(nèi)容。利用知識管理對檔案管理工作進行創(chuàng)新時，要將知識管理的有序性以及知識分類進行有效落實，從而保證對檔案內(nèi)容的科學(xué)管理。在進行知識庫構(gòu)建時，也需要利用各類知識之間的聯(lián)系，來保證信息共享機制的實現(xiàn)。在進行檔案管理工作中，要將知識管理有效落實，使各類知識能夠為單位的檔案管理工作效率以及資料利用率提供保障。

結(jié)語：在知識管理的影響下，事業(yè)單位的檔案管理工作必定會受到一定影響。要想提升事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量與效率，就必須找出正確的管理模式。對檔案管理工作內(nèi)容進行創(chuàng)新，使其與當(dāng)前的知識管理時代發(fā)展相一致。這就要求在進行事業(yè)單位檔案管理工作時，需要積極引進知識管理的相關(guān)理念，借助知識管理的優(yōu)勢，來提升事業(yè)單位的檔案管理工作水平。這樣才能推動事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。同時，規(guī)范檔案管理工作流程，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的檔案服務(wù)。