計算機在熱電企業(yè)現(xiàn)代檔案管理中的應用

呂春蘭

（天津華能楊柳青熱電有限責任公司，天津 300380）

引言：隨著熱電企業(yè)的不斷發(fā)展，需要處理的信息也越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理體系較為封閉，不能很好地適應企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，這時要充分運用現(xiàn)代化手段，將計算機技術應用到檔案管理中。通過計算機技術建立檔案數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡提供機讀目錄，能夠提高信息檢索的速度，縮短查找時間，方便檔案利用，進一步提升電力檔案管理水平。

一、應用現(xiàn)狀

熱電企業(yè)，顧名思義，是熱電聯(lián)產(chǎn)的企業(yè)，能夠同時供應兩種能量，是國際上公認的環(huán)保企業(yè)，對我國經(jīng)濟的發(fā)展和環(huán)境的保護都有深遠的影響。檔案管理是企業(yè)的基礎工作，記載著企業(yè)的發(fā)展歷程和與企業(yè)職工利益相關的依據(jù)，所以不能忽視檔案管理的重要作用。在當今時代，計算機技術迅猛發(fā)展，熱電企業(yè)也早早將其引入到檔案管理等多個專業(yè)領域中，但因大多數(shù)人理念存在偏頗，領導層不重視等多種因素，導致檔案管理并不能形成完整的體系機制，各部門之間缺少溝通，檔案信息化應用程度遠不及理論層面。而且部分檔案管理人員缺乏相關的職業(yè)素養(yǎng)，專業(yè)化水平不高，檔案管理工作存在多方面的不足，現(xiàn)有的規(guī)章制度不健全，加之對檔案管理的監(jiān)督不力，檔案管理部門雖有滿腔熱情但相關法律法規(guī)的規(guī)定并不全面，執(zhí)行起來也比較難度不小，所以要加快運用現(xiàn)代化管理手段，改進現(xiàn)有計算機應用系統(tǒng)是迫在眉睫之事。

二、應用措施

（一）改變觀念，充分利用好信息化管理平臺

要轉變熱電企業(yè)對檔案管理的陳舊觀念，樹立檔案也是資本的認識，通過創(chuàng)新方法和手段，引入先進的管理觀念，做好檔案管理工作，提高企業(yè)員工的綜合素質，增強熱電企業(yè)的核心競爭力。

做好檔案管理工作，其最終目的就是保證檔案的有效利用，信息化管理平臺恰好滿足這一要求。首先結合熱電企業(yè)的具體情況，建立完整的數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入電腦，進行信息的處理和歸檔。計算機系統(tǒng)應用于檔案管理中可實現(xiàn)檔案的自動編目和檢索、檔案業(yè)務管理、檔案自動存儲以及文檔整體管理等[1]?？梢栽跈n案中插入圖片、語音、視頻等，不拘泥于傳統(tǒng)的表格、文字形式，打開就可以直接看到。利用者可通過企業(yè)局域網(wǎng)在自己的權限范圍內(nèi)方便快捷地查詢檔案，這樣方便對資源進行檢索，節(jié)約查找信息的時間，信息的內(nèi)容也更加豐富，還可以提高各部門信息的通用性，實現(xiàn)資源的共享。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

即便計算機技術再高超，得不到良好的應用也是枉然。這就需要熱電企業(yè)在招聘檔案管理工作人員時，充分考察應聘人員的計算機應用水平，對相關有基礎、有經(jīng)驗的工作人員優(yōu)先錄用，使工作人員對計算機技術有充分的掌握，以便在日常工作中能夠應對各種專業(yè)問題。定期對檔案工作人員進行培訓，邀請行業(yè)專家進行講座，提升工作人員的專業(yè)知識和業(yè)務水平，對檔案管理設備設施進行更新，提升檔案管理人員對信息資源的開發(fā)意識，掌握電子信息的維護技術，以適應計算機技術的發(fā)展和社會進步的需要。

（三）建立完善的法律法規(guī)

計算機技術雖然改變了資源的載體表現(xiàn)形式，延長了資源的生命周期，但是也給不法分子帶來了可乘之機。熱電企業(yè)的檔案管理通過聯(lián)網(wǎng)形式實現(xiàn)了資源的共通共享，但是不法分子借助網(wǎng)絡管理的漏洞輕易將資源盜取，這對企業(yè)的發(fā)展和個人的安全都產(chǎn)生了不利影響。電子檔案具有證明功能，應該享有和傳統(tǒng)紙質檔案相同的法律地位，相關立法機關應加快對電子檔案的立法，制定詳細的規(guī)章制度明確電子檔案的法律地位，提升法律效果，得到法律保障，消除對企業(yè)、個人的安全隱患。同時，法律法規(guī)也要對盜取電子信息的不法分子進行處罰，他們敗壞社會的風氣、竊取人民的隱私，將企業(yè)和人民置于危險境地，應加大懲戒的力度，避免信息泄露的情況發(fā)生。

（四）健全信息化檔案管理體制

除了依靠依據(jù)國家制訂的法律法規(guī)和行業(yè)標準，熱電企業(yè)內(nèi)部也應不斷修改完善企業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度，形成完整的信息化檔案管理體制系，適應社會的進步和企業(yè)的發(fā)展。對企業(yè)檔案管理工作的工作流程和工作步驟進行明確規(guī)定，形成科學、完整、合理、高效的內(nèi)部管理機制，制定統(tǒng)一標準，明確各部門職責及相關人員的崗位責任，對細節(jié)的處理著重規(guī)定，避免出現(xiàn)操作上的失誤，給企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展造成影響。

（五）加大資金、技術的投入

熱電企業(yè)想要檔案管理工作良性發(fā)展就應該就必須投入大量的資金，加強對科技的研究，加大設備設施的投入，進行人才的招募和軟件的開發(fā)完善。保證信息資源的安全性，做好信息的保密和利用工作。還應完善相關軟件，如OA辦公系統(tǒng)，將其形成的電子文件直接掛接到檔案管理系統(tǒng)中，確保檔案管理的智能化和現(xiàn)代化。公司信息部門要努力嘗試創(chuàng)建一個網(wǎng)絡平臺，這個平臺必須功能齊全，操作方便，具有高度兼容性，具有較高的安全性[2]。自主研發(fā)或外購軟件必須滿足不同檔案管理部門和其它部門、單位進行檔案、辦公等管理工作的具體要求。企業(yè)領導要支持檔案工作，同時投入必要的設備設施，如掃描儀，將存量檔案數(shù)字化，然后與檔案系統(tǒng)進行掛接，充分利用企業(yè)局域網(wǎng)為利用者提供調閱，以此來提高檔案的服務效率。

結束語：綜上所述，計算機技術相比于傳統(tǒng)管理方式科學、方便，可以幫助熱電企業(yè)高效的處理信息，推動企業(yè)經(jīng)濟的飛速發(fā)展。所以熱電企業(yè)在處理檔案時應發(fā)揮計算機技術的優(yōu)勢，加快研發(fā)速度，順應時代發(fā)展潮流，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。