事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理辦法

陳聰

（嫩江縣密碼科技服務(wù)中心，黑龍江 黑河 161400）

電子檔案的應(yīng)用是事業(yè)單位進(jìn)行信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，也是事業(yè)單位檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。目前許多事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，將單位中各部門的相關(guān)信息錄入到計(jì)算機(jī)中，建立完善的電子檔案，可根據(jù)用戶的需求提供各項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)信息檔案的快速查找，也可以結(jié)合單位各項(xiàng)工作的應(yīng)用需求，借助相關(guān)程序?qū)﹄娮游募M(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的有效應(yīng)用。要采用科學(xué)的管理辦法對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，以此提升電子檔案的管理水平，將其作用充分發(fā)揮出來。

一、電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）快速、便捷、高效

在事業(yè)單位檔案管理過程中使用電子檔案管理，其將人工勞作轉(zhuǎn)變成了電腦操作，這樣，就在很大程度上縮減了檔案管理工作人員工作量，降低了事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作力度。并且，還提升了檔案管理效率。使用網(wǎng)絡(luò)來傳輸，可以將傳輸成本減少。

（二）提升了檔案信息資料的使用率

事業(yè)單位檔案管理中，進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的最終目的是充分使用檔案信息資料。文書檔案管理開展信息化技術(shù)管理，可以將立卷工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，進(jìn)而提升信息的使用率。再者，可以減少立卷工作任務(wù)量，從而給相關(guān)工作人員提供較多的時(shí)間來研究和分析立卷工作。

（三）有益于提升檔案管理工作效率，便于信息補(bǔ)錄

電子檔案應(yīng)用有效減少了工作人員的工作量，從而提升了管理工作的效率。與此同時(shí)，電子檔案管理便于進(jìn)行信息補(bǔ)錄，可以經(jīng)過查詢關(guān)鍵詞查找所需要的相關(guān)檔案，接著對(duì)其進(jìn)行填充或者補(bǔ)充，不需要進(jìn)行重新整理與歸納，非常方便，可以將檔案管理效率提升。

二、事業(yè)單位檔案管理中增強(qiáng)電子檔案管理的舉措

（一）培養(yǎng)復(fù)合型專業(yè)人才

檔案管理人員的專業(yè)水平影響著電子檔案管理工作的質(zhì)量和水平，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的重視，對(duì)工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，提升檔案管理人員素質(zhì)和能力，還要對(duì)檔案部門的人員流動(dòng)進(jìn)行合理控制。電子檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)水平有著較高的要求，檔案管理人員需要積累大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。所以，不能出現(xiàn)檔案部門人員快速流動(dòng)的情況，要實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的持續(xù)開展。同時(shí)，檔案部門的工作人員在工作的過程中也要進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，對(duì)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善。單位領(lǐng)導(dǎo)人員要提升工作人員的道德素養(yǎng)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，使檔案管理工作人員的綜合能力符合事業(yè)單位電子檔案管理需求。

（二）建立完善的電子檔案管理制度

想要對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理，就需要建立完善的管理制度，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中，才能保證電子檔案管理工作的有序開展，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。雖然有關(guān)部門建立了電子檔案系統(tǒng)，但是卻沒有制定完善的管理機(jī)制，電子檔案管理工作存在許多漏洞，各部門檔案信息無法進(jìn)行有效結(jié)合，不能進(jìn)行檔案信息資源的共享交流。這就會(huì)對(duì)電子檔案的應(yīng)用和流通造成一定的影響，不能進(jìn)行統(tǒng)一化管理。只有建立完整的檔案管理制度，才能提升電子檔案的應(yīng)用效率，將電子檔案的作用充分發(fā)揮出來。完善的管理制度要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的審核、整理、分類、保存，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位在應(yīng)用電子檔案管理制度的過程中也要進(jìn)行完善和補(bǔ)充。

（三）重視管理工作中的安全問題

安全問題是電子檔案管理工作中的核心問題，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過程中，一定要注意這方面的問題。首先，要提高整體的安全防范意識(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有不穩(wěn)定性，電腦設(shè)備在應(yīng)用的過程中也會(huì)遭受到病毒的入侵，或者在使用過程中出現(xiàn)斷電情況都會(huì)對(duì)電子檔案的完整性造成影響，不利于檔案工作的順利開展。這就需要檔案管理工作人員提高安全防范意識(shí)，在工作的過程中定期對(duì)辦公軟件進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，對(duì)于電腦設(shè)備也要進(jìn)行定期檢修，在進(jìn)行信息資料錄入的過程中要養(yǎng)成隨時(shí)保存的好習(xí)慣，這對(duì)電子檔案的安全管理有著促進(jìn)作用。事業(yè)單位還需要加強(qiáng)資金方面的投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全建設(shè)，避免受到病毒的侵害。

（四）加大資金投入，進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)

在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，可以將其與電子檔案管理工作充分結(jié)合，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行分類管理。各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一樣，許多事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施有待完善，這就需要各個(gè)地區(qū)的政府部門加大資金方面的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高事業(yè)單位的辦公水平，有利于電子檔案管理工作的有效開展，對(duì)事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)也有著促進(jìn)作用。各個(gè)部門要應(yīng)用統(tǒng)一的管理設(shè)備，進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，減少資源的投入和應(yīng)用，提升管理水平。

（五）構(gòu)建嚴(yán)格的保管機(jī)制

將電子檔案歸檔以后必須要具備一套嚴(yán)格的保管機(jī)制，從而保證檔案信息的安全。第一，需要將把好儲(chǔ)存載體質(zhì)量關(guān)。第二，需要將儲(chǔ)存載體保管條件規(guī)范化，電子檔案保管需要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境以及有害氣體，并且構(gòu)建合適的磁、光介質(zhì)儲(chǔ)存的物理保管環(huán)境。與此同時(shí)，控制好溫度以及濕度環(huán)境。第三，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒檢查，保證儲(chǔ)存電子文件的載體不具備病毒，且把載體放置于保護(hù)的狀態(tài)。第四，做好加密電子檔案管理工作，要想保證記錄信息內(nèi)容的可讀性和真實(shí)性、載體沒有損傷，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)電子檔案開展安全性檢測(cè)工作。假如發(fā)現(xiàn)信息以及載體出現(xiàn)損壞的時(shí)候，需要實(shí)時(shí)制定出有效的舉措，開展修復(fù)工作。

結(jié)語：事業(yè)單位穩(wěn)定且高速發(fā)展不能離開檔案管理工作的有效進(jìn)行，要想提升檔案管理工作效率，必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，高效使用電子檔案管理。電子檔案管理具備很多的優(yōu)點(diǎn)，可以促進(jìn)檔案管理效率的提升。事業(yè)單位必須要增強(qiáng)電子檔案管理力度，確保電子檔案安全，提升電子檔案管理水平，以此推進(jìn)事業(yè)單位電子檔案的發(fā)展。