信息時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

張嗣珉

(秦皇島市第一醫(yī)院，河北 秦皇島 066000)

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案管理工作也在向著信息化方面轉(zhuǎn)變，檔案信息化管理工作是一種非常復(fù)雜且具有系統(tǒng)性的工程項目，對于檔案管理工作的效率與質(zhì)量有著極大的提升。不過目前的檔案信息化管理還不夠完善，在實際的操作中還存在一些問題，工作機制也比較落后，因此要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對檔案信息化工作進(jìn)行創(chuàng)新，方能使檔案管理工作有序進(jìn)行。

一、檔案管理信息化的重要性

傳統(tǒng)的檔案管理大部分都是以紙質(zhì)為主，這不僅對檔案的存放空間有著極大的要求，而且增加了管理工作的任務(wù)量。紙質(zhì)檔案在日常的保存中為了避免損壞，需要投入巨大的人力物力。除此之外，傳統(tǒng)的檔案在查閱時需要消耗大量的精力，因此將信息技術(shù)大規(guī)模的應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅能夠提升檔案管理工作效率，還能夠減少工作人員的工作量，最重要的是能夠使檔案管理工作由繁到簡。在使用計算機以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進(jìn)行收集與整理工作時，能夠提升檔案檢索的效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用，因此在信息化時代下，將檔案管理工作與信息化相結(jié)合尤為重要。

二、信息時代檔案管理目前存在的問題

(一)管理制度不規(guī)范

目前我國檔案管理工作基本上都進(jìn)入了信息化管理，但是信息化制度還不夠健全，平時的人員的管理流程也沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行實施，因此檔案管理還存在較大的問題。從現(xiàn)在的情況來看，檔案的管理在規(guī)范性上還做的不夠，相關(guān)部門以及管理人員配置不合理，造成了管理機構(gòu)內(nèi)部較為臃腫，并且大部分人都是從以前的檔案管理部門抽調(diào)過去，并沒有針對這些人做過相關(guān)的技能培訓(xùn)。

(二)檔案管理的保密及安全問題

電子檔案管理系統(tǒng)一般都是通過賬號及密碼登錄，雖然管理人員在登錄時比較方便，但是如果賬號與密碼泄露了，被人侵到系統(tǒng)中，并對檔案文件進(jìn)行修改、竊取，這對檔案的安全有著極大的威脅，而且電子檔案的管理本來就具有復(fù)雜性，所以計算機一旦遇到系統(tǒng)癱瘓以及病毒入侵等問題，電子檔案就極易受到損害，這將會給檔案的保管帶來極大的損失。

(三)檔案共享存在壁壘

在大數(shù)據(jù)的背景下，人們對于信息資源的需求越來越大，檔案部門儲存的檔案是寶貴的信息財富，將檔案資料進(jìn)行共享是順應(yīng)時代潮流、滿足大家需求的必然趨勢，但是目前的檔案信息共享還存在著一些缺陷。首先就是信息資源比較匱乏，網(wǎng)站上僅僅陳列了少數(shù)的資料，還有一些僅僅只有一些簡單的介紹，并沒有因為大眾的需要而更新檔案內(nèi)容。

三、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

(一)加強信息化建設(shè)

為了解決目前信息時代檔案管理工作存在的問題，首要步驟就是加強信息化建設(shè)，檔案信息化的管理目的就是為了實現(xiàn)檔案資源的共享，并充分發(fā)揮檔案資源自身的價值。因此相關(guān)的檔案管理部門要采用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，推動檔案管理的自動化，從而提升檔案信息的檢索效率。比如在對檔案信息進(jìn)行分類時，可以采用相關(guān)的管理方式對檔案進(jìn)行分類，同過計算機技術(shù)將檔案中的特殊詞、圖片進(jìn)行自動識別，并將其分類儲存等。

(二)提高檔案管理的安全性

在信息時代，檔案管理的電子化雖然有著許多優(yōu)點，但是其安全性是我們一直需要解決的問題，因此，在信息時代的文件管理工作中，為了提高文件管理的安全性，有必要建立健全的文件存儲機制并做相應(yīng)的管理工作。首先要采取更有效的方法來防止文件信息的泄露，與此同時，管理部門必須加強對管理人員登錄信息的管理以及檔案信息的管理，實時監(jiān)控文件管理系統(tǒng)，有效保護(hù)檔案信息的安全。例如在日常檔案的管理中，就會存在病毒木馬入侵?jǐn)?shù)據(jù)庫的風(fēng)險，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失以及泄露，為了保障檔案信息的安全性，檔案管理部門應(yīng)該聯(lián)系相關(guān)的軟件公司，針對數(shù)據(jù)庫開發(fā)相應(yīng)的防火墻。

(三)建立相應(yīng)的法規(guī)

建立完善的法律法規(guī)來規(guī)范檔案管理工作是保障檔案信息化管理最有效的手段之一，因此在信息時代下，相關(guān)部門應(yīng)該針對目前所面臨的問題，建立相應(yīng)的法律法規(guī)，為檔案信息化管理提供有效的法律保障，真正做到有法可依，以滿足未來檔案管理的發(fā)展需要。還要加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，安排相應(yīng)的人員定期維護(hù)和管理數(shù)據(jù)庫，為文件的存儲提供安全保障。

四、結(jié)語

綜上所述，信息時代下檔案管理面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，為了提升檔案管理的效率以及安全性，相關(guān)部門應(yīng)該解放思想，創(chuàng)新管理方法，加強檔案管理的信息化建設(shè)，并建立相應(yīng)的法律法規(guī)。只有這樣，才能夠滿足信息時代下檔案管理的發(fā)展要求，提升檔案管理的安全性，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化，提升檔案管理的效率。