信息時(shí)代如何提升企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

文/劉 葭

隨著科技的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理工作也不例外。筆者分析了信息時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理工作的新特點(diǎn)，以及檔案管理人員工作的現(xiàn)狀和可能存在的主要問題，闡述了信息時(shí)代企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)，提出了企業(yè)檔案管理人員提升自身素質(zhì)的有效途徑和方法，對(duì)進(jìn)一步做好企業(yè)檔案管理工作，提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和效率具有一定的促進(jìn)和借鑒作用

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作也要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，因此，作為一名企業(yè)文書檔案管理人員，筆者認(rèn)為，從事檔案管理工作，除了具備基本的檔案專業(yè)素質(zhì)以外，還應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極探索與創(chuàng)新，提高自身能力，提升職業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展和要求。

一、信息時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理工作的新特點(diǎn)

筆者曾在撰寫的《企業(yè)文書檔案信息化管理利弊初探》一文中，對(duì)文書檔案的傳統(tǒng)管理模式與信息化管理模式進(jìn)行過對(duì)比，簡(jiǎn)言之，信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作主要有以下幾方面的特點(diǎn)：首先，省時(shí)高效。利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集檔案數(shù)據(jù)，省去了中間不必要的環(huán)節(jié)和程序，提高了檔案管理工作的效率。其次，留痕備查。電子信息化技術(shù)在文書檔案管理上的應(yīng)用，為電子檔案搭建了一個(gè)記錄整個(gè)整理歸檔過程的平臺(tái)，做到全程留痕和有據(jù)可查。再次，是資源共享。電子信息化技術(shù)，可以不受地域空間限制，使檔案資料、檔案信息管理動(dòng)態(tài)等達(dá)到有效共享和交流，使檔案資料達(dá)到最大的利用率，實(shí)現(xiàn)其最終價(jià)值。第四，是保管便利。電子信息化技術(shù)節(jié)省了檔案保管的空間，使檔案保管不依賴特定的環(huán)境，優(yōu)化存儲(chǔ)、方便利用。

二、信息時(shí)代企業(yè)檔案管理人員工作中存在的主要問題

（一）企業(yè)檔案管理人員思想政治素質(zhì)有待提升。從事檔案管理工作的人員，要求具備一定的責(zé)任感和使命感，能夠依照企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度認(rèn)真負(fù)責(zé)地工作，但檔案工作的枯燥性和乏味性，以及企業(yè)對(duì)檔案工作重視程度不夠等職業(yè)特點(diǎn)，導(dǎo)致一部分檔案管理人員存在消極懈怠的思想，缺乏職業(yè)責(zé)任感和榮譽(yù)感，缺少對(duì)本職工作的熱愛，從而可能導(dǎo)致信息時(shí)代，企業(yè)檔案管理存在安全隱患。

（二）企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足。以筆者所在的陜西地礦集團(tuán)有限公司為例，在職的23名檔案管理人員，因條件限制，多為兼職檔案管理人員，且無一人為檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，對(duì)檔案管理知識(shí)知之甚少，僅通過入職后的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、日常操作的形式和途徑來提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理技能，故而導(dǎo)致了檔案管理技能和水平參差不齊。

（三）企業(yè)檔案管理人員綜合能力存在欠缺。在檔案信息化時(shí)代，不僅要求檔案管理人員對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)充分掌握，更要求檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)、信息處理等技術(shù)方面有一定的操作和處理能力。檔案管理人員這兩方面的欠缺，會(huì)嚴(yán)重影響并制約信息化時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。

（四）企業(yè)檔案管理人員不穩(wěn)定性。筆者所在的陜西地礦集團(tuán)有限公司檔案管理部門對(duì)下屬單位的檔案管理工作有指導(dǎo)、檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)的職責(zé)，筆者任職以來，先后3次集中培訓(xùn)講解《歸檔文件整理流程》，仍然有新任職人員申請(qǐng)培訓(xùn)。基層單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案管理不需要技術(shù)性操作，對(duì)檔案管理人員的選用，沒有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)檔案管理人員隨意調(diào)配，使得檔案管理人才流失，不僅造成檔案管理工作出現(xiàn)混亂局面，甚至?xí)?dǎo)致重要的資料和檔案容易丟失等問題。

（五）企業(yè)檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)。如前所述，由于職業(yè)特性，人們總覺得檔案工作無關(guān)緊要，不僅外人輕視，部分檔案管理人員自身也感到困惑，對(duì)工作失去熱情、缺乏責(zé)任感，對(duì)知識(shí)更新失去主動(dòng)性與積極性，沒有意識(shí)到時(shí)代發(fā)展對(duì)其自身工作的挑戰(zhàn)，在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，缺乏革新的動(dòng)力，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力適應(yīng)新型管理模式和提高電子檔案管理技能。

三、信息時(shí)代企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

信息時(shí)代下的企業(yè)檔案管理人員，不僅具有過硬的思想政治素養(yǎng)，遵守嚴(yán)格的組織紀(jì)律和保密條例，而且應(yīng)當(dāng)充分掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，并且具有互聯(lián)網(wǎng)思維，熟悉辦公管理軟件的應(yīng)用，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，逐步適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需求。

（一）思想政治素質(zhì)

檔案管理工作的保密性，決定了檔案管理人員要有高尚的道德情操和職業(yè)修養(yǎng)，無論在何種情況下，都要嚴(yán)格遵守本單位的檔案管理制度，從而保證檔案管理工作的安全性和科學(xué)性。因此，思想政治素質(zhì)是檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。

（二）職業(yè)道德素質(zhì)

檔案工作作為一項(xiàng)有專業(yè)技術(shù)要求的職業(yè)，負(fù)有記錄歷史、傳承文明的使命，企業(yè)檔案工作更是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)具有重要促進(jìn)作用，作為企業(yè)檔案管理人員必須具有一定的職業(yè)道德素質(zhì)，尤其是在信息時(shí)代，電子檔案在易于管理的同時(shí)，也更易于泄密，因此，要求檔案管理人員時(shí)刻堅(jiān)守職業(yè)底線，強(qiáng)化職業(yè)道德素養(yǎng)，不斷保持愛崗敬業(yè)的精神。

（三）崗位專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，而且不受重視、難出成績(jī)，但其作為一門專業(yè)技術(shù)知識(shí)，具有一定的綜合性和復(fù)雜性，檔案管理人員除了負(fù)責(zé)日常保管檔案外，還要審核檔案整理歸檔的規(guī)范性、完整性，確保檔案材料符合標(biāo)準(zhǔn)。特別是隨著信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，檔案管理人員還要具備一定的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和電子業(yè)務(wù)技能，才能保證信息時(shí)代檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性，提高檔案材料的利用率。

（四）管理創(chuàng)新素質(zhì)

信息化時(shí)代下，企業(yè)檔案的主體是以計(jì)算機(jī)為載體的電子檔案。檔案管理工作不是固守成規(guī)的，其具有一定的時(shí)效性，隨著時(shí)代發(fā)展而發(fā)展。檔案管理工作人員也應(yīng)該從根本上改變觀念，不僅隨之不斷提高自身的信息化水平和電子檔案管理能力，還可以試著改變現(xiàn)狀，開拓出新的管理模式，使檔案工作產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。

四、信息時(shí)代企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)提升的途徑和方法

（一）加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)

檔案管理工作是一項(xiàng)政治性和機(jī)密性很強(qiáng)的工作。因此，檔案管理人員必須具有堅(jiān)定正確的政治方向和較強(qiáng)的政治敏銳感，忠于黨和人民的事業(yè)，在思想上、行動(dòng)上與黨中央保持高度一致，提高自己的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和道德水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，堅(jiān)持不懈地用黨的十九大精神武裝自己，在實(shí)際工作中，增強(qiáng)運(yùn)用政治理論指導(dǎo)檔案管理工作的自覺性和主動(dòng)性。尤其是增強(qiáng)責(zé)任感和保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家法律和法規(guī)，遵守黨和國(guó)家各項(xiàng)規(guī)章制度，依法依規(guī)開展檔案管理工作和檔案信息化建設(shè)，確保檔案實(shí)體和信息的安全。

（二）加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和革新，檔案管理的形式、內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了變化，作為一名檔案管理人員，只有通過不斷的學(xué)習(xí)才能跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)電子檔案管理工作的需要。首先，從單位的角度來說，要積極為檔案管理人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的條件和機(jī)會(huì)，拓寬檔案管理人員獲取先進(jìn)管理理念和技術(shù)的渠道，幫助檔案管理人員提升管理工作方法。其次，從檔案管理人員自身而言，要樹立自主學(xué)習(xí)意識(shí)，利用各種資料，多方位地汲取更多的相關(guān)知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)技能，特別是關(guān)于信息技術(shù)方面的內(nèi)容，更要排除抵觸情緒，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的電子檔案管理和保護(hù)技術(shù)。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代科技手段，提升檔案管理的創(chuàng)新能力和水平

眾所周知，現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的重要性不言而喻。檔案管理人員傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法已經(jīng)不能勝任現(xiàn)階段的電子檔案管理工作，檔案管理人員要積極提高計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)水平，掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，熟練操作現(xiàn)代化電子設(shè)備，了解檔案管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)中的應(yīng)用原理，促進(jìn)電子檔案的普及和應(yīng)用，更好地提升企業(yè)檔案管理水平。

（四）建立職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制

如前所述，因檔案管理的職業(yè)特性，檔案管理人員在本職工作中缺乏主動(dòng)性和積極性，筆者認(rèn)為，現(xiàn)階段激發(fā)檔案管理人員的熱情和動(dòng)力，需要單位實(shí)施行之有效的激勵(lì)措施，引導(dǎo)他們自覺自愿地提升科技手段的運(yùn)用能力，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。首先，在制度上，構(gòu)建完整的目標(biāo)管理制度，制定具體的工作任務(wù)和目標(biāo)，實(shí)行績(jī)效掛鉤，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)，推動(dòng)電子檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)；其次，充分發(fā)揮榜樣作用，努力營(yíng)造爭(zhēng)當(dāng)先進(jìn)的良好工作氛圍；再次，在人員管理上，推行優(yōu)勝劣汰的管理模式，實(shí)現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗；最后，從企業(yè)文化上，通過加強(qiáng)企業(yè)的人文關(guān)懷，營(yíng)造良好的工作氛圍，讓檔案管理人員有歸屬感、成就感，從而提升職業(yè)責(zé)任感，最大限度地調(diào)動(dòng)檔案人員工作的積極性和創(chuàng)新性。

在不斷發(fā)展和進(jìn)步的信息化時(shí)代，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求，我們檔案管理人員必須解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高技能，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬自己的視野，把自己培養(yǎng)成為綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，才能推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。