關(guān)于檔案管理與知識(shí)管理關(guān)系的分析與研究

張雪蓮

（哈爾濱市阿城區(qū)第二敬老服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150300）

當(dāng)前，雖然還未出現(xiàn)知識(shí)管理的正式定義，但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代的管理知識(shí)日益豐富，知識(shí)管理逐步被認(rèn)可為是一種具備創(chuàng)新性的管理意識(shí)，對(duì)提高社會(huì)管理的水平有著巨大的幫助作用。檔案管理工作的主要內(nèi)容則是收集與管理影響信息、文獻(xiàn)資料以及數(shù)據(jù)，并將價(jià)值賦予這些信息資源之上，與檔案管理相比，知識(shí)管理在管理的流程和目標(biāo)等方面都與檔案管理相似，但二者之間的差異也不容忽視，因此，如何正確地認(rèn)識(shí)檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系，促進(jìn)兩種管理方式的融合與發(fā)展，充分發(fā)揮其在社會(huì)管理中的作用就顯得尤為重要，由此可見，檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究有著極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理與知識(shí)管理的類似點(diǎn)

（一）管理的對(duì)象重疊

檔案管理的對(duì)象主要是重要的文件與檔案，而知識(shí)管理的對(duì)象顧名思義就是知識(shí)，知識(shí)的范圍十分廣泛，學(xué)界將知識(shí)劃分為顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，其中文件與檔案就是顯性知識(shí)的主要來源，而期刊、圖書以及數(shù)據(jù)庫(kù)等則是隱性知識(shí)的主要來源。因此，從廣義上講，檔案管理可以歸屬于知識(shí)管理，檔案管理與知識(shí)管理的對(duì)象有部分重疊。

（二）管理的目標(biāo)相似

檔案管理的目標(biāo)主要是服務(wù)于社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)以及文化等方面的發(fā)展，其管理的基本目標(biāo)就在于向各種組織提供檔案服務(wù)，這同時(shí)也是檔案管理的最終目的。而知識(shí)管理的基本目標(biāo)在于讓知識(shí)發(fā)揮自身的價(jià)值，服務(wù)企業(yè)，助力企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，所以在一定程度上檔案管理與知識(shí)管理的目標(biāo)都在于為社會(huì)組織提供知識(shí)服務(wù)，讓知識(shí)的價(jià)值得以充分發(fā)揮，兩者的管理目標(biāo)十分近似。

（三）管理的流程近似

在一般的情況之下，檔案管理的流程主要有保管、統(tǒng)計(jì)、利用、接受、收集以及鑒定等六個(gè)環(huán)節(jié)，在開展文件管理與檔案管理工作時(shí)必須嚴(yán)格遵循這些流程，這是確保檔案管理目的實(shí)現(xiàn)的重要途徑。知識(shí)管理的流程與檔案管理十分相似，要想順利地完成管理工作就必須嚴(yán)格遵守管理的各項(xiàng)流程，將知識(shí)的價(jià)值充分發(fā)揮出來，所以說檔案管理與知識(shí)管理的流程近似。

二、檔案管理與知識(shí)管理的差異

如上文所述，檔案管理與知識(shí)管理在管理的對(duì)象、管理的目標(biāo)以及管理的流程等方面都十分相似，但在具體的管理過程中，它們還是存在一定的差異性。

（一）管理的層面不同

檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，是一項(xiàng)極為專業(yè)的管理活動(dòng)，需要在管理的過程中使用各種管理技術(shù)。知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)需要各種管理技術(shù)的管理活動(dòng)，更是需要完善的管理體系與先進(jìn)的管理理論知識(shí)的管理類型，由此可見兩者的管理層面是不同的。

（二）管理的深度不同

檔案管理的主要對(duì)象就是文件與檔案，而且是文件與檔案的實(shí)體，但知識(shí)管理則不側(cè)重于管理文件與檔案的實(shí)體，而是側(cè)重于文件與檔案所蘊(yùn)含的知識(shí)，也即與檔案管理相比，知識(shí)管理的深度更深。

（三）管理的范圍不同

檔案管理的范圍局限于文件和檔案，主要的工作就是遵循有關(guān)規(guī)定和要求對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理，知識(shí)管理不僅包含了文件與檔案的管理，還涵蓋了圖書的外部信息也就是外部知識(shí)的管理，從這個(gè)角度看，檔案管理與知識(shí)管理的管理范圍是不同的。

（四）管理的重點(diǎn)不同

檔案管理重點(diǎn)關(guān)注文件的真實(shí)性與可靠性的保障，主要目的在于長(zhǎng)久地保存文件和檔案，以此來保障文件與檔案的憑證價(jià)值，而就知識(shí)管理而言，其主要的關(guān)注點(diǎn)則在于文件、檔案以及有關(guān)知識(shí)的使用價(jià)值，以文件的情報(bào)性價(jià)值為出發(fā)點(diǎn)，也就是說檔案管理與知識(shí)管理的重點(diǎn)是各不相同的。

（五）管理的特征不同

程序化、規(guī)范化管理是檔案管理的主要特征，創(chuàng)建創(chuàng)造性、寬松性的管理體系則是知識(shí)管理的主要特征，從這個(gè)層面講，檔案管理與知識(shí)管理的特征差異巨大。

三、檔案管理與知識(shí)管理的相互作用

（一）知識(shí)管理能完善檔案管理

知識(shí)管理可以擴(kuò)大檔案管理的管理范圍，可以促使檔案管理的價(jià)值得以大幅提升。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，會(huì)嚴(yán)格地區(qū)分檔案、文件與圖書情報(bào)，這在一定程度上對(duì)檔案管理的范圍造成了極大的限制。此外，傳統(tǒng)的檔案管理更加注重于保管歷史記錄，忽視了其強(qiáng)大的現(xiàn)實(shí)作用，這使得檔案管理作用發(fā)揮的領(lǐng)域被極大地限制了。知識(shí)管理注重將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的所有知識(shí)有機(jī)地融合在一起，建立起一個(gè)全新的知識(shí)資源體系，為企業(yè)的各項(xiàng)創(chuàng)造活動(dòng)積極服務(wù)，在知識(shí)管理的助推之下，檔案管理就能夠進(jìn)入一個(gè)全新的領(lǐng)域，擁有更加廣闊的空間，最終促使檔案管理的管理范圍得以極大的提升。與此同時(shí)，知識(shí)管理還注重運(yùn)用現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理技術(shù)，讓知識(shí)的價(jià)值得以充分發(fā)揮，促使企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力得以不斷提高，對(duì)提高檔案管理的價(jià)值具有重大意義。

（二）檔案管理能推動(dòng)知識(shí)管理

檔案管理不僅對(duì)知識(shí)的沉淀與積累有極大的幫助，而且對(duì)知識(shí)的挖掘與傳播也有巨大的推動(dòng)作用。在企業(yè)的知識(shí)資源體系中，隱性知識(shí)占比很大，管理難度較大，因此，將隱性知識(shí)進(jìn)行外部管理也即檔案管理就十分有利于記錄各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)，并逐步積累成企業(yè)的知識(shí)資源，此外，檔案管理不易失真的特點(diǎn)對(duì)于知識(shí)的挖掘與傳播意義極大。

結(jié)語

總之，在知識(shí)管理深入人心的今天，管理人員必須加大研究力度，切實(shí)地融合好檔案管理與知識(shí)管理，不斷提高管理水平。