對實現(xiàn)高校電子檔案管理工作的思考

馬鳳波

（南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 南陽 473000）

引言

隨著我國計算機技術(shù)的迅速普及，互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的高速發(fā)展，自動化辦公、網(wǎng)絡(luò)辦公已經(jīng)十分普遍。我國高等院校是一個人才、高新技術(shù)最為聚集的場所，因此，作為計算機技術(shù)的衍生技術(shù)，即電子檔案技術(shù)也最早在此得以應(yīng)用。

一、目前我國高校電子檔案的基本情況

目前，我國的高等教育院校，計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)基本普及，電子檔案管理在各高校中也均已建立。但由于一方面，電子檔案對于硬件設(shè)施的要求要遠高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，它需要以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為主要載體，同時還要匹配合適的軟件程序以及特殊的環(huán)境空間等；另一方面，電子檔案對于檔案管理人員的要求較高，除了要具備檔案管理的基本技能外，還要懂得相關(guān)的計算機技術(shù)。由此使得目前各高校，或是因資金問題，或是因技術(shù)問題，在電子檔案管理方面水平不一。

二、電子檔案的利與弊

（一）電子檔案的優(yōu)勢

1.檔案的歸檔、提檔快捷方便，不受地域限制。電子檔案因為采用計算機自動檢索、自動歸類等功能，使得檔案在歸檔、提檔時極為簡便快速，其效率大大超過人工歸檔、提檔。另外，電子檔案通過互聯(lián)網(wǎng)的傳輸技術(shù)，可以實現(xiàn)各高校之間的信息互通互聯(lián)，從而實現(xiàn)資源共享。這也就意味著在全國任意一所高校，只要有計算機和網(wǎng)絡(luò)，都可以實現(xiàn)在線的信息查詢，而不再受到地域限制。

2.存儲類型多樣化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲，只有文字、圖形兩種方式，存儲方式十分單一，而電子檔案的存儲要豐富得多，它既可以存儲傳統(tǒng)的文字圖形檔案，還可以存儲聲音、影像，從而真正做到原始記錄，讓檔案的價值發(fā)揮到最大。

3.減輕工作人員勞動強度。電子檔案在歸檔時，檔案管理軟件會自動分類，并形成一個唯一的文件號，同時進行了主題詞標(biāo)引、著錄。因此，電子檔案一方面極大地縮減了工作人員在檔案歸檔時的工作量，另一方面，在需要提檔時，也省去了工作人員的查找工序，從而從根本上降低了工作人員的勞動強度。

（二）電子檔案的弊端

1.安全性較差。電子檔案的管理主要依賴于計算機互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，而在開放的互聯(lián)網(wǎng)上，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客使電子檔案隨時都有被刪除和篡改的危險，其安全性遠不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。

2.管理成本高?；陔娮訖n案的特殊性，使得人力管理成本和設(shè)備管理成本都遠高于傳統(tǒng)檔案管理。這主要是因為：電子檔案管理人員的專業(yè)技能要隨著檔案管理設(shè)備的升級而不斷提高，同時，為了避免因技術(shù)升級而使老版本的檔案無法讀取的問題，以及網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，電子檔案管理軟件要隨時進行技術(shù)升級維護。而這兩項的管理成本是十分高昂的。

3.存儲要求苛刻。電子檔案的存儲要借助諸如磁盤、光盤等電子產(chǎn)品，而這類產(chǎn)品對于環(huán)境有很高的要求。相比較于紙質(zhì)存儲環(huán)境，電子檔案的存儲對于溫度、濕度、酸堿度、灰塵、磁場以及強光、有害氣體等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成檔案的丟失。

4.原始文件保存難度大。紙質(zhì)檔案在復(fù)印、修改時都會留下相應(yīng)痕跡，同時由于簽名、蓋章制度的實施，很好的保存了檔案的原始記錄。而電子檔案的復(fù)印修改無痕性，使得原始文件容易被悄無聲息的修改，從而不利于原始檔案的保存。

（三）加強高校電子檔案管理的建議

目前，我國各高校的電子檔案管理制度仍在發(fā)展之中，由于上面的種種問題，使得各高校的電子檔案發(fā)展緩慢，且水平不一，因此，針對以上問題，結(jié)合筆者自身的工作認識，提出幾點建議，希望能夠?qū)訌娔壳案咝５碾娮訖n案管理有所幫助。

1.由國家層面組織成立全國高校電子檔案中心，將全國高校的電子檔案進行統(tǒng)一管理，在各高校之間建立分管中心，以統(tǒng)一的系統(tǒng)、設(shè)備及管理制度進行管理。這樣既實現(xiàn)了各高校之間的資源共享，解決了兼容問題，同時還能節(jié)省大批電子檔案的管理費用。

2.建立專業(yè)的電子檔案工作人員培訓(xùn)機構(gòu)，對于從事電子檔案管理工作的人員，進行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)及考核，提高人員的自身能力以及工作效率。

3.出臺更加嚴(yán)格的電子檔案歸檔以及提檔制度，可以采取網(wǎng)絡(luò)實名制、網(wǎng)絡(luò)簽名等一系列措施，同時嚴(yán)格約束工作人員的權(quán)責(zé)，將責(zé)任細化到個人，從而保證電子檔案的安全。

4.由國家層面研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的安全防護系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客騷擾等危害降低到最低。

小結(jié)

我國高校電子檔案管理，作為國家檔案管理工作的一個重要方面，隨著相關(guān)政策管理制度的逐漸成熟，管理設(shè)備的逐漸完善，以及各高校檔案管理人員的積極探索，共同努力，相信在不久的將來，必定能成為我國檔案電子信息化發(fā)展的標(biāo)桿，為社會各屆組織機構(gòu)、團體檔案事業(yè)發(fā)展提供參考。