信息化時代檔案人員職業(yè)權力正當性研究★

張建梅

（浙江經(jīng)濟職業(yè)技術學院 浙江杭州 310018）

新一代信息技術在檔案管理中的滲透和應用,很大程度上提高了檔案管理工作效率，方便交流與溝通，做到了更大范圍的資源共享。但是在信息技術帶給我們福利與便捷的同時，有些問題也逐漸顯現(xiàn)出來，較為典型是信息失真、信息外泄、知識產權侵害、信息壟斷等。[1]在工作實踐中檔案工作者如何實現(xiàn)信息技術與檔案工作的有機融合，合理行使職業(yè)權力，做到既實現(xiàn)檔案的價值，維護好國家權利、公民權益，又能以正當性為基礎，推動檔案信息開放共享，體現(xiàn)檔案工作者的家國擔當、文化自覺和職業(yè)自信，是我們當下和今后需要思考的課題。

一、信息化時代的檔案工作特點

（一）信息技術擴展了檔案工作范疇

一是檔案內容種類增多，由單一型向多元型擴展?，F(xiàn)代社會豐富多彩的實踐活動，促使社會中形成種類繁多的材料；二是檔案載體形式由傳統(tǒng)的紙質、實物檔案向數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等現(xiàn)代信息處理為主要載體的數(shù)字檔案拓展；三是檔案服務領域由封閉管理向社會開放服務擴展。傳統(tǒng)的檔案使用強調檔案信息的保密和控制，作為一種權力和意識形態(tài)工具，為維護官方統(tǒng)治服務。在信息化環(huán)境下，應當倡導信息的公開與透明，使檔案信息服務于社會公眾，滿足人民日益增長的檔案文化需求。

（二）信息技術豐富了檔案管理手段

一是豐富了檔案信息收集處理方法。比如辦公自動化和聯(lián)網(wǎng)辦公可以有效地提高電子文件收集的效率，并及時在檔案部門的服務器上歸檔；二是提高了檔案服務效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，都是通過手工檢索各類信息。如今運用信息技術能夠極大地提高檔案檢索和查閱的速度；三是改變了檔案的利用方式。傳統(tǒng)的檔案利用方式是人們到檔案管理部門現(xiàn)場查閱檔案信息相關資料，而利用信息技術則可以通過網(wǎng)絡傳送檔案信息。

（三）信息技術對檔案信息安全提出了新的要求

利用信息技術開展檔案管理，對檔案信息安全提出了更高的技術要求。一是由于載體的脆弱性、數(shù)據(jù)與載體可分離性及只有依賴于特定的數(shù)字系統(tǒng)環(huán)境才能運行的特性，檔案數(shù)據(jù)在各種載體和格式之間遷移、轉化的過程中，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏失真的情況。這就要求管理部門對數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)和災難

性數(shù)據(jù)摧毀具有高效修復能力；二是網(wǎng)絡黑客制造病毒并侵入計算機系統(tǒng)或網(wǎng)絡中，給檔案工作造成較大威脅，要求利用先進的技術有效防范病毒和黑客對系統(tǒng)的入侵，保證檔案信息的安全；三是根據(jù)數(shù)字檔案的安全使用標準，針對性地制定相關法律法規(guī)，提高保護數(shù)字檔案的科學性。

二、檔案工作者的職業(yè)權力

（一）職業(yè)權力的內涵

職業(yè)權力是指職業(yè)主體在職責范圍內的正當支配權和影響權，它是由具有專業(yè)知識背景的人們在特定的職業(yè)領域中形成的，涉及職業(yè)共同體及成員的利益追求和價值實現(xiàn)。職業(yè)權力既是個體性與團體性的統(tǒng)一，又是法律性與道德性的統(tǒng)一。職業(yè)自身獨特的運行規(guī)律和運行邏輯決定了職業(yè)權力的自治性，是職業(yè)區(qū)分的基礎。在檔案管理中，檔案工作者為了更好地提高管理的有效性，就必須要以職業(yè)權力為基礎，對檔案信息進行精確的劃分和認知，利用合理的措施為民眾提供高效公平的服務，實現(xiàn)檔案的真正價值。檔案工作者在為社會公眾服務時，要深刻地認識到職業(yè)權力的支配權和影響權是公共權力的一部分，是以正當性為基礎的。[2]

（二）檔案工作者職業(yè)權力功能

1.檔案信息安全

作為重要的信息資源，檔案是國家機構、單位和個人發(fā)展歷史的重要記錄。在信息化背景下，隨著檔案信息化進程的加快，檔案信息在傳播和利用過程中，各類計算機病毒、數(shù)字化利用、網(wǎng)絡化傳遞本身的缺陷，以及互聯(lián)網(wǎng)的漏洞惡意攻擊或非法獲取檔案信息,對原始檔案信息肆意篡改、偽造，使檔案信息中混入有害性、欺騙性、誤導性的信息元素。檔案信息因此失真或泄露，嚴重地侵犯了個人的隱私權以及相關的信息產權。檔案信息的安全受到威脅，不僅降低了檔案信息的可信度，影響了檔案的價值和聲譽，也給社會造成了惡劣影響，影響檔案的服務功能。

2.檔案服務公平

“公平”，簡單地講就是處理事情要合情合理，不能偏袒其中任何一方。檔案工作者道德準則規(guī)定，提供檔案利用要公正服務；德國檔案學者M·德勒也曾強調檔案利用首要義務是:“遵循原則,不受自己個人觀點的影響,平等地對待不同的利用者?！盵3]在檔案開放利用中，公平利用檔案信息是公眾應享有的權利。不管利用者的身份是什么，檔案信息獲取權和使用權都應該平等。這樣才能真正實現(xiàn)檔案利用的廣泛性，做到為大眾服務。在提供檔案利用的整個過程中檔案工作者應恪守公平，樹立正確的價值觀念，堅持以人民為中心的檔案管理理念。然而在實際的檔案利用過程中差別對待利用者的現(xiàn)象依然存在，在客觀上造成了檔案信息獲取權利的不平等，損害了公眾利用檔案的公平性。

3．檔案服務秩序

“秩，常也；秩序，常度也，指人或事物所在的位置，含有整齊守規(guī)則之意?！盵4]本文所說的秩序特指社會秩序是一種穩(wěn)定的、可預期的規(guī)則體系，是人們在社會生活中形成的固定的關系結構，是理性的組織架構，在保證個體最大限度地追求自我需求的同時，又維系著社會的和諧與穩(wěn)定；是規(guī)則、傳統(tǒng)習慣、道德規(guī)范和管理文化。檔案信息服務秩序則是職能分工、規(guī)章制度、規(guī)范標準、服務流程等總和的代名詞。檔案工作者在開展服務時應根據(jù)檔案管理工作的規(guī)則要求，對利用者的行為進行規(guī)范和引導，做好檔案保護和管理，從而更好地實現(xiàn)公眾的檔案使用權，以秩序推動社會公平公正的實現(xiàn)。

4．檔案公共服務效能

新公共服務理論強調政府的職能是服務，重視公民權和公共服務，以公民對話協(xié)商和公共利益為基礎，主張公共行政管理者關注公民權利與公共利益；不僅追求效率，更加注重公平。檔案公共服務效能是檔案信息在利用過程中，信息主體向公眾提供服務的能力和服務效率，包括服務質量、服務水平、公眾的影響力和滿意度等。不僅要提高服務質量，滿足公民的檔案利用需求，還要在服務過程中實現(xiàn)公眾利用檔案所產生的效能，促使社會高效運轉和發(fā)展，使民眾在物質和精神上都得到相應的滿足，以真正達到“檔案服務”的目的，從而促進檔案工作更好適應社會的發(fā)展。所以，我們不僅要注重檔案信息的數(shù)量與質量，更應以增進人民福祉、改善公民生活和促進社會文明與進步為目的，不斷提升公眾的幸福感和滿意度。

三、職業(yè)權力的正當性

“正當”也就是“合理合法”。《辭?！穼φ斝缘慕忉屖恰霸趥惱韺W上指符合道德原則和規(guī)范的行為。”有專家認為正當性是指“觀念、行為、制度等事物處于或具有合理或合法的狀態(tài)、性質,即處于具有合規(guī)律性、合道德性和合法律性或者三者至少居其一的狀態(tài)或性質”。[5]從以上的論述可以看出，“正當性”包括了“合理性”和“合法性”兩層含義，合理性是指事物符合某種規(guī)律、道德原則或價值標準，能得到社會的承認和接受；合法性則是指事物遵循法治原則的要求,符合既有的實在法律和規(guī)章制度。在檔案的開放利用過程中，檔案工作者職業(yè)權力存在的正當性基礎源于以公共道德原則及社會價值標準為基礎的合理性、以現(xiàn)代法治原則為基礎的合法性的總和。具體來講,包括道德基礎、制度基礎以及法律基礎。

（一）存在的道德基礎

任何權利都不是絕對的，權利的行使必須建立在一定的道德基礎之上。權利主體在享有權利的同時,不應有意侵犯他人權利；當權利主體侵犯他人權利，干預權利的主體則獲得了干預的道德正當性支持；當權利主體違背了權利的相對性原則時,其道德正當性基礎的歸屬也相應地轉移到了干預權利的主體一方。法律賦予了公民利用檔案的權利和自由，但由于不同的權利主體對同一檔案客體因利益目標不同，可能會引起不同信息權利的沖突；所以公民或組織對某一檔案客體對象所產生的檔案利用權利始終是有限度的。檔案開放利用過程中，公民在利用檔案信息的內容和利用方式提出了不合理不正當?shù)囊髸r，檔案工作者職業(yè)權力的道德正當性為干預不正當?shù)臋嗬筒缓侠淼男枨筇峁┝艘粋€正當理由,只有當職業(yè)權力的實施有利于維護和推進共同體的利益、實現(xiàn)共同體的美好時，職業(yè)權力的實施依據(jù)才變得充分起來。

（二）存在的制度基礎

檔案制度，就是在一定歷史條件下形成的與檔案事務相關的體系安排及特定成員在檔案相關事務中所共同遵守的行為規(guī)則。[6]一個國家的檔案制度，體現(xiàn)著國家的檔案管理理念，指導和監(jiān)控著檔案管理的全過程，規(guī)范檔案管理的范圍和方式。應在此基礎上，依法依規(guī)協(xié)調檔案管理者和利用者之間的行為。檔案制度實施包括遵守和執(zhí)行兩個方面。地方檔案部門為了順利行使職權，維護黨和國家利益，保障公共權益，以《檔案法》為根本準繩，以《實施辦法》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《各級國家檔案館開放檔案辦法》等相關規(guī)定出臺了符合本地區(qū)實際的檔案管理制度，在出臺的制度中，由于檔案開放利用是不可或缺的一部分，所以對檔案開放范圍、時間、利用方式等也做出了規(guī)定。這是因為某一檔案客體對象所產生的檔案利用權利始終都是有限度的,會受到檔案開放或公布權、檔案秘密權、檔案作品著作權等相關權利的制約。[7]檔案制度直接或間接地保護了公眾權利，不過檔案在利用檔案過程中，如果利用者利用的內容和方式出現(xiàn)了不正當?shù)囊?，檔案工作人員有權拒絕；倘若檔案工作者在管理過程中，出于個人牟私利的目的，拒絕或限制公眾利用檔案，則工作人員就違背了正當性的原則。

（三）存在的法律基礎

法律的基本作用之一就是規(guī)范和約束權力，限制權力的私自濫用。權力來源于法律，權力的范圍也是由法律預先規(guī)定的,任何機關都不能夠行使未被賦予的權力，只有通過法律設定的權力才是合法的，合法的權力才具有正當性。對于檔案工作來說，“依法治檔”是工作原則和發(fā)展方向。由于憲法和法律是國家各級檔案行政管理機關及其工作人員行使職業(yè)權力的根本基礎，因此，檔案工作者要在憲法和法律規(guī)定的職權范圍內，對檔案實務進行管理，并對自己的職業(yè)行為負責。這就要求檔案工作者的職業(yè)權力必須限定自身的行使范圍和作用空間，必須嚴格遵守“越權即無效”的法律準則，既保證檔案工作正

當高效開展，又保障公眾在檔案事務中的合法權利不受侵犯。如果無法定依據(jù)就行使權力,可能會侵犯權力行為相對人的權益。若已給當事人帶來損害,則要承擔相應的法律后果。

四、檔案職業(yè)人員正當行使職業(yè)權力的對策

（一）加強檔案信息化法律法規(guī)建設

隨著檔案出現(xiàn)門類眾多、形式復雜、數(shù)量龐大等情況的出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)內容已不能完全適合檔案信息化管理需求。完善檔案法規(guī)制度，做到有法可依，為行為主體提供了量化標準。[8]一是對現(xiàn)行檔案的法律法規(guī)進行修訂，將不適應信息時代發(fā)展需要的內容刪減，并根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要增加新內容，使檔案法律法規(guī)體系隨時代發(fā)展而不斷發(fā)展；二是形成不同位階的、相對完整的檔案信息化法律體系，各地結合具體情況以《檔案法》為統(tǒng)領，制定一系列具體的引導和規(guī)范檔案信息化建設的法規(guī)規(guī)章，提高法律覆蓋面；三是增強和其他行業(yè)法律及行業(yè)規(guī)范的協(xié)調性，使檔案信息化立法和其他立法有機統(tǒng)一，形成規(guī)范嚴謹?shù)臋n案信息化建設法律法規(guī)體系。

（二）加快檔案信息標準化建設

檔案標準是規(guī)范檔案工作的依據(jù)，檔案信息化建設為檔案事業(yè)的發(fā)展注入新鮮的活力，使檔案利用更加便捷和高效，實現(xiàn)了信息資源共享。一是完善管理標準。從立卷歸檔、存儲到利用的要求、程序、時限等進行規(guī)范，避免出現(xiàn)檔案損壞、丟失、泄密；二是健全數(shù)字檔案應用標準。數(shù)字檔案應用標準主要是數(shù)字檔案著錄、存儲格式、數(shù)據(jù)交換格式、數(shù)據(jù)采集等。目前我國涉及數(shù)字檔案的標準也有，但只涉及到標準框架中的部分環(huán)節(jié)，仍需補充制定框架中的大量標準。[9]三是檔案信息安全標準。包括身份認證、訪問控制管理、數(shù)字簽名、安全級別管理等標準，為檔案信息管理利用提供一個安全的運行環(huán)境。

（三）加強檔案工作者信息素養(yǎng)培養(yǎng)

信息化時代，檔案管理朝著電子化、數(shù)字化管理方向發(fā)展，檔案工作者要適應當前信息化發(fā)展的要求，就必須具備更高的信息素養(yǎng)與信息技術水平。一是要轉變傳統(tǒng)的管理觀念，樹立創(chuàng)新發(fā)展、數(shù)字檔案理念，主動接受新思想、新技術和新方法，充分認識到信息化時代現(xiàn)代檔案管理的重要意義；二是重視信息技術的學習和應用，把信息環(huán)境下檔案管理工作所必須具備的信息知識如檔案數(shù)字管理軟件操作、網(wǎng)絡技能、識別和處理電子文件、大數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡空間安全等融入到崗位培訓、學歷培訓和專業(yè)學歷教育中。只有不斷地更新與完善知識，才能適應信息化時代檔案發(fā)展的需要；三是積極參加行業(yè)間的研討會、論壇、經(jīng)驗交流會等，拓寬視野，及時了解和掌握新時期檔案信息化管理領域的前沿知識和最新動態(tài)，以適應檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展；四是完善考核評價。將信息技能、信息素養(yǎng)納入到檔案人員入職招錄、職務評聘、業(yè)績考核等環(huán)節(jié)，不斷提高檔案職業(yè)人員獲取、傳輸、處理和應用信息的能力以及維護檔案信息安全的能力?？傊ㄟ^觀念轉變、技能培訓、行業(yè)交流、評價激勵等提升檔案工作者的信息素質，適應信息化時代檔案事業(yè)發(fā)展。

（四）完善檔案信息監(jiān)督機制

信息化時代，檔案開放與利用服務工作更注重服務質量，這就需要完善的監(jiān)督機制來保障其高效運行。一是行政監(jiān)督。利用檔案部門內部的管理監(jiān)督和上級、同級檔案行政部門對檔案開放利用工作的進行監(jiān)督；二是法律法規(guī)監(jiān)督。利用檔案法律賦予公眾利用檔案信息的權利和保護檔案信息的義務，從制度上保護檔案開放利用工作中各方的合法權益；三是用戶監(jiān)督。利用檔案用戶對檔案開放利用過程中服務質量和效果的反饋進行監(jiān)督；四是輿論監(jiān)督。利用廣播電視、報刊雜志、新聞網(wǎng)站等新聞媒體和微博、微信等新媒體輿論對檔案開放利用工作進行監(jiān)督，使檔案工作者和利用者的行為在陽光下操作，正當行為受到鼓勵，不當行為受到譴責。這四種監(jiān)督構成了對檔案開放利用工作的綜合監(jiān)督，促使檔案信息化工作邁向更高水平。

總之，在信息化時代，檔案工作者作為檔案職業(yè)權力的擁有者，要以正當性為基礎，明確自己承擔的責任和義務，正確行使職業(yè)權力，最大限度提高檔案服務能力，為實現(xiàn)人民的美好生活貢獻檔案應有的價值。