檔案編研是開發(fā)利用檔案信息資源的有效途徑

文·趙洋

堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針，拓展檔案工作的思路，已成為關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展所必須解決的重要課題之一。為此，人們?cè)?jīng)并且正在積極探索各種提供利用的手段和方式方法，從不同的角度和層次為讀者利用檔案創(chuàng)造便利條件，如閱覽、借出原件、內(nèi)容摘抄、原件復(fù)制等。這些方式在常規(guī)工作條件下是提供利用的有效方法，但隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息傳遞速度加快，人們的檔案意識(shí)逐步提高，利用檔案的人次明顯增加。在基本建設(shè)、科學(xué)研究領(lǐng)域的，科技人員非常注重節(jié)省時(shí)間，他們希望能在最短時(shí)間內(nèi)獲取他們需要的具有競(jìng)爭(zhēng)力和針對(duì)性強(qiáng)，準(zhǔn)確率、完整率高的檔案材料，利用檔案出現(xiàn)了由原來單件、零散、少量的利用轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、完整、大量的利用。檔案編研工作是對(duì)檔案信息內(nèi)容的加工整理和開發(fā)利用，在檔案業(yè)務(wù)工作大系統(tǒng)中，從屬于檔案信息開發(fā)利用這個(gè)子系統(tǒng)。它具有編研對(duì)象的準(zhǔn)確性和專指性，注重全面并盡量詳細(xì)、準(zhǔn)確，能較準(zhǔn)確地把握全局的基本情況，利用起來比檔案原件更系統(tǒng)、更方便，因此檔案編研工作就成為開發(fā)利用檔案信息資源的重要途徑。

一、檔案編研中存在的問題

盡管現(xiàn)實(shí)人們也在開發(fā)檔案信息資源和搞檔案利用工作，但對(duì)于適應(yīng)信息時(shí)代的客觀要求、有效服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、體現(xiàn)高層次信息資源開發(fā)的編研工作，卻沒有放到應(yīng)有的突出位置，這從目前檔案編研工作所處的狀況和存在的問題就足以說明。在目前的檔案管理工作中，大家常提的是基礎(chǔ)和服務(wù)工作，而對(duì)編研工作，其理解、認(rèn)識(shí)、重視和實(shí)踐卻是很不夠的，尤其是在對(duì)檔案管理體系產(chǎn)生的重大影響，對(duì)于豐富館藏、保護(hù)檔案，對(duì)于檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提高檔案工作者業(yè)務(wù)水平和推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化等認(rèn)識(shí)上都是十分欠缺的。因而在工作實(shí)踐中，也往往是把抓基礎(chǔ)、搞開放服務(wù)放在比較重要的位置，而對(duì)編研工作則是缺少研究和投入，因此我們的檔案服務(wù)工作亦只是停留于低水平的工作局面而不能適應(yīng)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展需求。以本單位檔案編研工作為例，編研工作雖然已開展了相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，編研作品的質(zhì)量也在不斷提高，但由于館藏結(jié)構(gòu)單調(diào)，立意選題不斷，貼近經(jīng)濟(jì)不緊，成果顯示緩慢等，檔案的利用潛力并沒有得到充分發(fā)掘，從目前看還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

我們應(yīng)該把編研工作看作是檔案室研究、加工、輸出檔案信息，主動(dòng)和廣泛地向社會(huì)各方面的廣大利用者提供科學(xué)地、系統(tǒng)地檔案信息服務(wù)的一項(xiàng)專門性研究工作。實(shí)現(xiàn)深層、多層和綜合開發(fā)的編研工作形式，應(yīng)該是引導(dǎo)當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)的重要和主要的工作途徑。

二、做好檔案編研工作的途徑

（一）加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，重視編研工作

認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》。通過學(xué)習(xí)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳，使大家懂得開展檔案編研工作的意義和作用重大，必須引起充分重視和認(rèn)識(shí)。檔案部門要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)建設(shè)，配備相對(duì)穩(wěn)定的檔案人員，把編研工作提到工作日程上，把做好服務(wù)工作作為己任，切實(shí)做好檔案編研工作，只有這樣才能更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

（二）開拓編研工作的思路，加大編研工作的力度

當(dāng)我們對(duì)編研工作發(fā)展勢(shì)態(tài)有一定的理解和要求時(shí)，十分重要的就是要看我們能否開拓編研工作的思路，加大編研工作的力度。而以目前編研工作的狀況看，單一的館藏資源，陳舊的編研題材，過長(zhǎng)的編研周期，單薄的編研力量，使編研工作難以承擔(dān)起大力開發(fā)檔案信息資源的任務(wù)，開拓思路、加大力度也只能淪為空談。

首先，編研工作要敢于運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)手段，及時(shí)、有效地實(shí)施開發(fā)，縮短加工時(shí)間與傳遞時(shí)差，提高利用的時(shí)效性。多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正以驚人的速度迅速普及，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，從中提及開展編研工作的信息材料，已成為檔案編研工作的新途徑，同時(shí)擴(kuò)充了檔案編研的空間。針對(duì)一些編研項(xiàng)目，可以應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)開創(chuàng)網(wǎng)上編研，通過網(wǎng)上查詢、匯集、摘錄，盡快輸出檔案信息產(chǎn)品，既可以輸出于紙質(zhì)載體上，也可以刻錄光盤、制成膠片和錄像帶等載體形式，形成信息加工的機(jī)讀編研作品，使傳統(tǒng)編研活動(dòng)與現(xiàn)代信息產(chǎn)業(yè)接軌。

其次，編研工作的對(duì)象要擴(kuò)展，應(yīng)該包括區(qū)域范圍內(nèi)全部檔案館（室）的館（室）藏。要走出檔案館（室），面向整個(gè)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，依靠館（室）網(wǎng)絡(luò)，豐富編研工作的選題擇材，使之編有素材、研有對(duì)象，以整體效應(yīng)來反映編研工作的水準(zhǔn)。要充分運(yùn)用現(xiàn)代化通訊技術(shù)，加強(qiáng)館（室）之間編研信息的交流，互相提供編研工作思路，徹底改變“關(guān)門編研”的工作局面，走出一條檔案信息資源共享，銳意開拓編研工作的新路。聯(lián)合編研是開展編研工作的橫向聯(lián)合，可以采取多種形式，包括檔案館與檔案室聯(lián)合、檔案室與檔案室聯(lián)合、檔案室與本單位的職能部門聯(lián)合、檔案室與社會(huì)有關(guān)單位的聯(lián)合等等。這種合作既可以共同使用某些資料，而且可以在一定程度上彌補(bǔ)檔案室人力、物力的不足以及檔案工作者某些專業(yè)知識(shí)的缺乏，從而提高編研作品的學(xué)術(shù)質(zhì)量。當(dāng)然，為了確保聯(lián)合編研的順利成功，檔案室方面應(yīng)該充分了解對(duì)方信譽(yù)、業(yè)務(wù)水平、工作能力等方面的情況，選好選準(zhǔn)合作的對(duì)象。合作雙方還應(yīng)事先就責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利等問題進(jìn)行認(rèn)真協(xié)商，形成一致意見，然后簽訂協(xié)議書。

（三）編研工作規(guī)劃要超前，編研工作的管理要科學(xué)

編研工作一定要適應(yīng)形勢(shì)、形成思路、統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理。要通過廣泛的、經(jīng)常性的調(diào)研活動(dòng)來確定編研工作的思路，制定編研工作總體規(guī)劃。

在符合總體思路的情況下，對(duì)具有連續(xù)性的信息資料，根據(jù)材料積累的規(guī)律，確定恰當(dāng)?shù)木幹浦芷?，?qiáng)調(diào)做好相關(guān)信息的及時(shí)收集，在鞏固原有編研成果的基礎(chǔ)上，高質(zhì)量地做好續(xù)編工作。要結(jié)合現(xiàn)實(shí)需要，采用跟蹤選題的方法調(diào)整選題范圍，規(guī)定編制時(shí)間，逐步形成系列編研作品，從而保證每年都有耳目一新的專題編研作品產(chǎn)生。總之，要樹立了解需求、抓住機(jī)會(huì)、捕捉信息、靈活機(jī)動(dòng)的工作思路，從而確保編研出適合社會(huì)需求的編研作品。

（四）圍繞中心工作，發(fā)掘檔案資源，編寫具有自己特色的編研作品

要使編研工作位企業(yè)的中心工作服務(wù)，必須從充分體現(xiàn)特色和編研作品的利用效果出發(fā)，將編研工作的重點(diǎn)放到編制適用性強(qiáng)的編研作品上來。要主動(dòng)地同各重要職能部門聯(lián)系溝通，深入生產(chǎn)、科研第一線，從不同的側(cè)面了解他們對(duì)檔案信息的需求，抓住當(dāng)前熱點(diǎn)工作確定編研項(xiàng)目，從而做到把握信息需求開展編研工作。

（五）編研工作要打破單一利用文書檔案的狀況

要善于從各種門類的檔案中、各種載體形式的檔案中以及相關(guān)資料中提及開展編研工作的信息材料，為檔案信息資源的開發(fā)探索新的途徑。當(dāng)前還特別要通過對(duì)科技檔案中隱含的新技術(shù)、新方法、新成果的信息開發(fā)，編制出具有較高利用價(jià)值的技術(shù)資料匯編，直接為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（六）培養(yǎng)和造就編研人員，以適應(yīng)編研工作的發(fā)展要求

編研工作是一項(xiàng)專業(yè)性、研究性很強(qiáng)的工作，是由若干工作內(nèi)容組成的系統(tǒng)工作。很難想象，靠少數(shù)編研人員能形成影響全局、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)的工作熱流。編研人員應(yīng)包括檔案館（室）從事開發(fā)檔案信息資源，承擔(dān)編研工作任務(wù)的部門和人員，乃至非檔案部門的各種知識(shí)層面的編研人員。如果我們不從實(shí)際需要出發(fā)造就一批編研人員，就不可能最快、最大限度地使檔案信息資源發(fā)揮效益。

全面獲取有關(guān)館藏檔案文獻(xiàn)的知識(shí)是從事編研工作的基本條件之一。如果熟悉館藏，對(duì)館藏檔案文獻(xiàn)做到如數(shù)家珍，就能在選題時(shí)有的放矢，就能在查找材料時(shí)知道從何處入手、利用哪些線索，就能在選材是取舍從容。熟悉館藏不可能完全靠專門的集中地時(shí)間，因此編研人員應(yīng)做有心人，在日常的工作中時(shí)時(shí)留心、眼觀、手記，把熟悉館藏的工作做在平時(shí)。

在編研實(shí)踐中常常會(huì)遇到一些專業(yè)性較強(qiáng)的題目，這就要求編研人員了解這些專業(yè)，較多地掌握這些專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，即使請(qǐng)專家指導(dǎo)或?qū)I(yè)人員合作編輯，編研人員也應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握這些專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，否則連材料都看不懂，編研工作就根本沒辦法進(jìn)行。

因?yàn)槔谜邆兌夹枰环萁Y(jié)構(gòu)合理、邏輯清楚、概念明確、語言通順的編研作品，因此編研人員還需要熟練地掌握多種實(shí)際技能，如具有較強(qiáng)的文字表述能力，文字要求樸實(shí)、簡(jiǎn)潔及表達(dá)確切，表清晰明了，以及熟練地使用各種工具書的技能，閱讀、翻譯不同語種的語言文字的技能等。

另外，可以適時(shí)舉辦編研作品展評(píng)會(huì)、交流會(huì)，形成加強(qiáng)編研工作的勢(shì)頭。定期舉辦編研工作培訓(xùn)班，從實(shí)際操作的角度出發(fā)，增強(qiáng)檔案工作者運(yùn)用編研手段開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，掌握編研工作的基本知識(shí)，跟上編研工作的步伐。這樣做可以促使大家意識(shí)到編研工作給工作帶來的效益，一旦得到大家的重視和利用，就會(huì)觸發(fā)檔案工作者的積極性，增加成就感和責(zé)任感。如果能引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，增加些經(jīng)費(fèi)和人才，那么編研工作就會(huì)如虎添翼。

綜上所述，加強(qiáng)檔案編研工作，確立編研工作的中心地位，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。編研作品是取檔案信息之精華，去偽存真的精品，是檔案工作者投向社會(huì)市場(chǎng)的特殊精神產(chǎn)品。在新的形勢(shì)和新的任務(wù)下，編研工作將面臨更復(fù)雜、更艱巨的任務(wù)，充滿活力，體現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的編研工作應(yīng)在整個(gè)檔案工作中占有更為顯著的位置，如果我們能真正把握好最高層次的檔案信息資源的開發(fā)，那么編研工作將展示出廣闊的新天地和發(fā)展前景，編研人員也將大有可為。