高校自助服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用研究

林燕芬

[摘 要]隨著高校信息化建設(shè)逐步深入，師生對(duì)于各種證明材料的辦理也提出了新的、更高的需求，不再滿足于傳統(tǒng)的線下人工辦理模式，而是希望可以通過(guò)信息化、自動(dòng)化等方式解決這些問(wèn)題。本文以此為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合自助服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用工作實(shí)踐，探討了自助服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中遇到的多種服務(wù)、跨多部門(mén)、數(shù)據(jù)融通等方面的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]自助服務(wù)系統(tǒng);互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù);高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.081

[中圖分類號(hào)]G647[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）22-0-02

0? ? ?引 言

高校學(xué)生由于要出國(guó)留學(xué)、交換、就業(yè)、工作晉升等，需使用在讀證明、學(xué)籍證明、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)學(xué)金證明、中英文成績(jī)單、在讀證明和學(xué)歷學(xué)位證明等材料;教師由于要出國(guó)、購(gòu)房、辦理貸款等，需要開(kāi)具在職證明、收入證明等材料。傳統(tǒng)的做法是，按照辦事流程，辦理人需先向自己所在學(xué)院和部門(mén)提交申請(qǐng)書(shū)，再攜帶身份證件和申請(qǐng)書(shū)到相應(yīng)職能部門(mén)開(kāi)具證明文件并蓋章簽字。由于每年開(kāi)具證明的師生人次較多，工作量較大，人事處、教務(wù)處、研究生處、學(xué)生處、外事處等多個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)都需要為此項(xiàng)服務(wù)配備專人專崗，師生在辦理時(shí)要受到工作人員工作時(shí)間的約束，如遇專職司印人有其他公務(wù)外出等情況，將造成辦理人用印事務(wù)困難。尤其對(duì)于多校區(qū)的學(xué)校而言，跨校區(qū)辦理也會(huì)受到地域空間的影響，往返交通不便，耗時(shí)且費(fèi)力。

隨著高校信息化建設(shè)逐步深入，“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”勢(shì)在必行。由于證明材料的辦理通常涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)廣泛、辦理量大、辦理時(shí)間緊急，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)和信息化優(yōu)勢(shì)，著力提升證明開(kāi)具辦理服務(wù)效率，自助服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。學(xué)校各部門(mén)都意識(shí)到了這一點(diǎn)，想辦法解放勞動(dòng)力，于是各自單獨(dú)建設(shè)種類繁多的自助服務(wù)系統(tǒng)，這雖然在一定程度上滿足了師生服務(wù)需求，但由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的建設(shè)，必然會(huì)帶來(lái)諸多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。①效率低。目前，自助終端只能為某個(gè)部門(mén)服務(wù)，設(shè)備利用率較低，各部門(mén)軟硬件需要單獨(dú)建設(shè)與維護(hù)，投資成本和管理成本較高。②缺乏統(tǒng)一管理。學(xué)校自助設(shè)備分屬不同部門(mén)，來(lái)自不同廠商，缺乏統(tǒng)一管理導(dǎo)致有問(wèn)題難以及時(shí)處理。③擴(kuò)展性差。自助終端上的設(shè)備一般關(guān)注本期建設(shè)內(nèi)容，系統(tǒng)和設(shè)備缺乏可擴(kuò)展性，無(wú)法集成第三方系統(tǒng)應(yīng)用，提供硬件設(shè)備接口服務(wù)?；谝陨锨闆r，需要站在全校整體的角度思考并建設(shè)面向全校的自助服務(wù)系統(tǒng)，并對(duì)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一使用、統(tǒng)一授權(quán)、統(tǒng)一管理。

1? ? ?自助服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)與內(nèi)容

目前，大多數(shù)高校都是多校區(qū)辦學(xué)，絕大多數(shù)需辦理上文所述事項(xiàng)的師生都在相對(duì)固定的某一區(qū)域工作和學(xué)習(xí)，如能實(shí)現(xiàn)在任一校區(qū)自動(dòng)化辦理相關(guān)手續(xù)，將大量減少辦理人時(shí)間和人力成本支出，減少行政事務(wù)工作壓力，提高公章管理效率，真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)師生的目標(biāo)。按照終端一次性辦理、材料一步獲取的原則，重新梳理、精簡(jiǎn)優(yōu)化辦理流程是自助服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。即師生直接在終端完成選擇、繳費(fèi)、打印、蓋章等事務(wù)，讓辦理人能感受到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)帶來(lái)的快速辦理、一步到位、方便快捷。圍繞上述建設(shè)目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)多部門(mén)整合、跨部門(mén)服務(wù)的服務(wù)方式，需結(jié)合日常辦理情況。自助服務(wù)系統(tǒng)主要涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)證明材料如表1所示。

2? ? ?自助服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)方案與架構(gòu)

要實(shí)現(xiàn)上述建設(shè)目標(biāo)，高校必須硬件與軟件一起研發(fā)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，構(gòu)建軟、硬件一體化的自助服務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，形成“軟硬件一體化自助終端”。軟件以校級(jí)數(shù)據(jù)中心為平臺(tái)，將多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享與融通，并把多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的報(bào)表打印業(yè)務(wù)集成，形成“自助服務(wù)系統(tǒng)”，通過(guò)高清顯示觸摸屏與使用者交互，為學(xué)師生提供一個(gè)終端多種服務(wù)、跨部門(mén)的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)完整的自助服務(wù)一體化解決方案。自助服務(wù)系統(tǒng)的架構(gòu)主要包括：校園內(nèi)提供n個(gè)學(xué)生服務(wù)終端一體機(jī)設(shè)備，通過(guò)集群服務(wù)器的模式統(tǒng)一管理，與學(xué)?，F(xiàn)有的教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)及核心數(shù)據(jù)中心相結(jié)合。

3? ? ?自助服務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)與功能要求

在自助服務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施階段，為了確保系統(tǒng)在代碼、服務(wù)器配配置方面的安全可靠性，必須從技術(shù)層面和功能層面對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行要求與控制。

3.1? ?自助服務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)要求

①基于J2EE體系架構(gòu)和Oracle數(shù)據(jù)庫(kù);②系統(tǒng)使用MVC三層網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，系統(tǒng)所有軟件功能采用跨平臺(tái)Java技術(shù)開(kāi)發(fā)，采用中間件處理方式，與學(xué)?，F(xiàn)有的教務(wù)系統(tǒng)、校園一卡通系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，確保各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定;③數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)需標(biāo)準(zhǔn)化，方便系統(tǒng)功能擴(kuò)展或系統(tǒng)遷移，保證和學(xué)校業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接暢通，與校園卡系統(tǒng)、微信支付等第三方軟件系統(tǒng)兼容;④前端使用view標(biāo)簽組件配置和JSP+XML+JQuery完成動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)的處理邏輯，最大限度地保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的一致性和穩(wěn)定性。

3.2? ?自助服務(wù)系統(tǒng)的功能要求

在系統(tǒng)的功能性方面，主要圍繞5個(gè)子系統(tǒng)和1個(gè)電子簽章服務(wù)進(jìn)行。①自助終端服務(wù)子系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)自助服務(wù)、自助繳費(fèi)、自助校驗(yàn)、委托打印、安全監(jiān)控及終端管理功能;提供用戶登錄（校園統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄、刷校園卡登錄、刷身份證登錄）、項(xiàng)目選擇、報(bào)表預(yù)覽、支付、打印和取件一站式打印服務(wù)。②管理端服務(wù)子系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)打印項(xiàng)目管理、批量打印管理、權(quán)限管理、打印查詢與統(tǒng)計(jì)、日志管理功能。③委托打印管理子系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)委托打印申請(qǐng)、查詢及受托打印查詢功能。學(xué)生或者教師不在學(xué)校急需材料文件時(shí)，可以登錄自助服務(wù)系統(tǒng)，提交委托單，委托在校同學(xué)或教師打印;受托人接受委托后，在自助終端以受托人身份登錄，幫助委托人完成打印需求。

④報(bào)表集成管理子系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)報(bào)表服務(wù)、數(shù)據(jù)集成方案管理、數(shù)據(jù)抽取管理及報(bào)表調(diào)用接口開(kāi)發(fā)功能。主要包括兩方面，一方面是數(shù)據(jù)集成方案管理，即維護(hù)與業(yè)務(wù)庫(kù)數(shù)據(jù)同步關(guān)系，確定各數(shù)據(jù)選項(xiàng)同步策略;另一方面是數(shù)據(jù)抽取管理，可以根據(jù)數(shù)據(jù)集成配置情況，系統(tǒng)進(jìn)行定時(shí)或?qū)崟r(shí)數(shù)據(jù)同步。⑤智能管理子系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)終端監(jiān)視管理、終端控制管理、終端預(yù)警管理、系統(tǒng)備份還原管理及系統(tǒng)保護(hù)管理功能。⑥電子簽章服務(wù)。實(shí)現(xiàn)打印出來(lái)的證明材料，通過(guò)電子簽章的方式，自動(dòng)完成蓋章。

4? ? ?自助服務(wù)系統(tǒng)的后臺(tái)管理與控制

對(duì)于一個(gè)完整的系統(tǒng)而言，后臺(tái)管理和控制必須兼顧軟件和硬件兩個(gè)方面。在軟件方面，自助服務(wù)系統(tǒng)要支持管理員進(jìn)行各種后臺(tái)管理端服務(wù);在硬件方面，要盡可能通過(guò)物理感知技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能管理。

4.1? ?在軟件方面

在軟件方面，管理員可對(duì)打印項(xiàng)目的各項(xiàng)屬性和信息進(jìn)行維護(hù)，具體包括以下幾方面。①打印項(xiàng)目管理。維護(hù)打印服務(wù)項(xiàng)目基本信息、打印參數(shù)、終端機(jī)器IP地址、打印機(jī)參數(shù)及打印項(xiàng)目對(duì)應(yīng)打印機(jī)紙盒關(guān)系等信息。②權(quán)限管理。提供各打印服務(wù)報(bào)表授權(quán)管理。③打印查詢與統(tǒng)計(jì)。指針對(duì)各類打印服務(wù)的打印記錄、繳費(fèi)記錄進(jìn)行查詢的功能，可查詢統(tǒng)計(jì)各打印項(xiàng)目的受理情況，包含各打印項(xiàng)目在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的打印總份數(shù)，也可以查看某個(gè)打印項(xiàng)目的所有服務(wù)受理明細(xì)，并提供數(shù)據(jù)綜合統(tǒng)計(jì)分析功能。④日志管理。提供日志管理與查詢功能，包括系統(tǒng)操作日志、終端設(shè)備操作日志及預(yù)警日志，并提供綜合統(tǒng)計(jì)分析功能。

4.2? ?在硬件方面

在硬件方面，智能管理設(shè)計(jì)體現(xiàn)在以下幾方面。①終端監(jiān)視、預(yù)警管理。系統(tǒng)要方便查看各終端設(shè)備狀態(tài)，對(duì)于CPU溫度異常、卡紙、斷網(wǎng)斷電、缺紙、缺墨和觸摸屏等核心部件異常狀態(tài)預(yù)警，能夠及時(shí)通過(guò)郵件或短信、微信、郵件等方式通知管理人員。②終端控制管理。系統(tǒng)要求能夠支持自動(dòng)開(kāi)關(guān)機(jī)、遠(yuǎn)程開(kāi)關(guān)機(jī)、遠(yuǎn)程喚醒、來(lái)電自啟動(dòng)、紅外感應(yīng)等功能，對(duì)于定時(shí)開(kāi)關(guān)機(jī)時(shí)間，要求能夠遠(yuǎn)程設(shè)置，方便管理員操作。③終端預(yù)警管理。提供對(duì)主機(jī)、打印機(jī)、觸摸屏核心部件異常狀態(tài)預(yù)警功能，能夠通過(guò)郵件、微信等方式發(fā)給管理員。④系統(tǒng)保護(hù)管理。提供操作系統(tǒng)、瀏覽器保護(hù)功能，確保瀏覽器崩潰時(shí)自動(dòng)重啟，系統(tǒng)宕機(jī)時(shí)能夠自動(dòng)重啟，要求終端機(jī)器具有防病毒功能。

⑤安全監(jiān)控管理。設(shè)備上配有攝像頭，提供繳費(fèi)或打印時(shí)自動(dòng)拍照存檔備查功能;設(shè)備配備機(jī)柜鎖，機(jī)器紙盒需用鑰匙開(kāi)啟，保證設(shè)備及紙張安全。

5? ? ?自助服務(wù)系統(tǒng)具備的特點(diǎn)

實(shí)踐證明，經(jīng)過(guò)前期軟硬件的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，自助服務(wù)系統(tǒng)投入使用以后，為師生帶來(lái)的高效與便捷是顯而易見(jiàn)的?？偨Y(jié)起來(lái)，自助服務(wù)系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)。①管理集中化。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)全校終端設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)各部門(mén)服務(wù)應(yīng)用進(jìn)行統(tǒng)一管理和授權(quán)，軟件在服務(wù)器上集中部署、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)設(shè)備、服務(wù)、用戶角色等統(tǒng)一授權(quán)，提供一系列報(bào)表、監(jiān)控及預(yù)警功能，使管理和維護(hù)更加方便。②平臺(tái)化。系統(tǒng)是站在全校的視角進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，對(duì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)進(jìn)行深入優(yōu)化，提供豐富的軟件接口，方便終端設(shè)備接入，可以方便擴(kuò)展應(yīng)用服務(wù)，支持各類中間業(yè)務(wù)平臺(tái)。③開(kāi)放性與可擴(kuò)展性。系統(tǒng)具有應(yīng)用集成開(kāi)放能力，使第三方應(yīng)用服務(wù)能夠輕松接入系統(tǒng)中，學(xué)?？梢愿鶕?jù)系統(tǒng)提供的完整API接口，在服務(wù)平臺(tái)上不斷擴(kuò)充各種自助服務(wù)應(yīng)用，同時(shí)也支持與其他廠商一起參與自助服務(wù)建設(shè)。

6? ? ?結(jié) 語(yǔ)

自助服務(wù)系統(tǒng)作為高校信息化建設(shè)的必要組成部分，為師生辦事帶來(lái)了極大便利，深受師生歡迎。自助服務(wù)系統(tǒng)的推廣與使用，一方面體現(xiàn)了信息技術(shù)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”的積極回應(yīng)，另一方面對(duì)于高校管理體制而言，也是一次梳理和變革，在解放思想和解放生產(chǎn)力的同時(shí)，也一定程度上杜絕了官僚主義的管理作風(fēng)，對(duì)高校的整體深化改革有所貢獻(xiàn)。