互聯(lián)網(wǎng)思維模式下學(xué)校檔案管理及應(yīng)用研究

文/徐 鋒

目前，互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)展迅速，互聯(lián)網(wǎng)思維模式得到廣泛應(yīng)用?；诨ヂ?lián)網(wǎng)思維模式，也是學(xué)校的檔案工作在一定程度上也發(fā)生了變革，彰顯了學(xué)校檔案工作的作用和價(jià)值。本文基于互聯(lián)網(wǎng)思維模式，探討了學(xué)校檔案管理的意義，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)下檔案管理及其應(yīng)用進(jìn)行了研究，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施及辦法

在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今，學(xué)校的檔案資源也得到了極大豐富。具體表現(xiàn)在一是檔案產(chǎn)生形成的主體多元化。這包含學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門、年級(jí)管理部門、學(xué)校組織團(tuán)體，以及學(xué)生個(gè)人；二是學(xué)校教職員工和學(xué)生的日常工作、生活內(nèi)容愈加豐富，信息產(chǎn)生量越來越大。由此而言，基于互聯(lián)網(wǎng)思維下的學(xué)校檔案管理資源越來越豐富。

一、互聯(lián)網(wǎng)思維模式下學(xué)校檔案管理的意義

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，也為學(xué)校檔案管理方式逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造了條件。這主要體現(xiàn)在學(xué)校檔案管理人員，可以充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)將檔案信息輸入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化管理。信息化檔案管理模式提高了學(xué)校檔案服務(wù)質(zhì)量，促使學(xué)校檔案工作人員管理效率逐漸提高。

互聯(lián)網(wǎng)思維模式下，學(xué)校檔案管理人員的服務(wù)手段，愈加多樣化，這能夠在一定程度上更好地滿足社會(huì)公眾對(duì)信息的需求。另外，學(xué)校檔案管理人員可以通過電子郵件、網(wǎng)頁瀏覽、平臺(tái)搜尋等多種形式，進(jìn)行信息查找。其中，網(wǎng)絡(luò)社交媒體平臺(tái)，在當(dāng)前檔案服務(wù)平臺(tái)中得到了廣泛應(yīng)用。許多學(xué)校檔案管理部門，也陸續(xù)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上開通了微博、微信等公眾號(hào)，定期向師生推送不同形式的檔案信息。除此之外，學(xué)校檔案管理部門也推出了檔案查詢APP，開設(shè)了評(píng)論平臺(tái)，與大眾進(jìn)行互動(dòng)，確保信息公開化，以促使學(xué)生享受更高級(jí)的檔案服務(wù)。

二、互聯(lián)網(wǎng)下檔案管理模式構(gòu)建

1.構(gòu)建資源服務(wù)體系

目前，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展背景之下，學(xué)校要構(gòu)建檔案管理模式，可以建立檔案資源服務(wù)體系，首先是將學(xué)校檔案管理功能進(jìn)行重新分配。例如，在構(gòu)建學(xué)校檔案資源服務(wù)體系過程當(dāng)中，一是圍繞新形勢(shì)下學(xué)校發(fā)展需求來進(jìn)行模式構(gòu)建，二是依靠網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行快速轉(zhuǎn)變，三是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來構(gòu)建開放性的檔案資源服務(wù)體系。其次是學(xué)校在構(gòu)建資源服務(wù)體系的過程當(dāng)中，需要結(jié)合制度規(guī)范對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理和有效開發(fā)，從而形成與學(xué)校實(shí)際情況發(fā)展相適應(yīng)的特色化管理模式。同時(shí)學(xué)校在構(gòu)建檔案管理模式時(shí)，還要考慮檔案利用者對(duì)檔案信息的需求，從而構(gòu)建公開的檔案資源服務(wù)體系。

2.建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)

基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展思維，學(xué)校在構(gòu)建檔案管理模式時(shí)，可建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)，幫助利用者快速找到檔案信息內(nèi)容，也便于利用者獲取有效的檔案信息。關(guān)于資源導(dǎo)航系統(tǒng)的建立，學(xué)校檔案信息管理部門可以結(jié)合檔案資源采集技術(shù)的功能優(yōu)勢(shì)，為利用者提供全方位的檔案信息查詢、檢閱以及定位的功能。例如，學(xué)校檔案信息管理部門根據(jù)檔案信息的來源進(jìn)行分類整理，然后再按照一定的規(guī)律或者特點(diǎn)進(jìn)行信息的詳細(xì)分類和篩選，并用標(biāo)簽的方式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行標(biāo)注，便于利用者在查找檔案信息時(shí)快速獲取檔案信息內(nèi)容。

另外，學(xué)校的檔案信息管理導(dǎo)航系統(tǒng)的建立，要借助網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)，對(duì)導(dǎo)航系統(tǒng)進(jìn)行有效性設(shè)計(jì)，并且在當(dāng)前計(jì)算機(jī)語言控制中，來對(duì)導(dǎo)航設(shè)計(jì)目標(biāo)進(jìn)行有效確定。此外，學(xué)校檔案管理部門還要注重對(duì)檔案信息的完整保存和有效應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息的資源整合，從而促使學(xué)校檔案信息管理部門為利用者提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)性導(dǎo)航服務(wù)。

三、學(xué)校檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中的應(yīng)用

1.建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

目前，已有學(xué)校在檔案管理中應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐漸形成了以開放服務(wù)為中心的管理模式。這就要求學(xué)校檔案管理部門作為管理者既要為學(xué)校每個(gè)組織管理部門提供與檔案信息有關(guān)的查詢服務(wù)，又要注重檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，用儲(chǔ)存的資源數(shù)據(jù)為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。例如：美國(guó)莫斯特中學(xué)與我國(guó)某市學(xué)校展開了合作，滿足了專業(yè)教育學(xué)校人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的需求，并且在整合大部分OA資源的基礎(chǔ)之上，建設(shè)了Cornell 檔案數(shù)據(jù)庫，并從不同發(fā)展層面為學(xué)生提供了長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)的功能服務(wù)。其中，學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫包含內(nèi)容為：科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)、學(xué)校各大會(huì)議報(bào)告信息、學(xué)術(shù)研究報(bào)告等。同時(shí)，學(xué)校檔案管理部門還要協(xié)同有關(guān)部門為檔案數(shù)據(jù)的安全保存提供有效保障。

2.儲(chǔ)存檔案資源信息

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的背景下，學(xué)校可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行儲(chǔ)存，同時(shí)還應(yīng)注重對(duì)每個(gè)層面相對(duì)分散的檔案資源信息進(jìn)行有效采集、加工以及儲(chǔ)存，從海量的檔案數(shù)據(jù)資源中提取出價(jià)值相對(duì)較高的檔案信息，使得檔案信息儲(chǔ)存更加具有價(jià)值。例如，美國(guó)某中學(xué)采用了數(shù)據(jù)采集技術(shù)，并且能夠?qū)W(xué)校分散的檔案資源信息進(jìn)行有效性采集，應(yīng)用分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，建設(shè)大量的資源管理體系，構(gòu)建了CENC 資源共享網(wǎng)絡(luò)，為學(xué)校利用者從中獲取有效性的資源數(shù)據(jù)提供了便利。此外，學(xué)校檔案管理部門依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理化，建立了數(shù)字化條件的檔案資源信息儲(chǔ)存的便利性模式。

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)思維模式下，學(xué)校檔案管理部門借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的新模式，既提高了學(xué)校檔案管理的水平和服務(wù)質(zhì)量，又對(duì)促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展發(fā)揮出了檔案工作的積極作用。