長(zhǎng)慶油田檔案集約化管理模式初探

文/孔文祥

檔案集約化管理與傳統(tǒng)“小而全”的分散管理模式相比，具有提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)、強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)、降低管理成本、保證檔案安全、實(shí)現(xiàn)信息共享諸多優(yōu)點(diǎn)，是創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的一種新形式，它在促進(jìn)自身發(fā)展的同時(shí)，必將為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出積極的促進(jìn)作用

長(zhǎng)慶油田成立于1970 年，經(jīng)過(guò)近50年的發(fā)展，建設(shè)成為國(guó)內(nèi)第一大油氣田，尤其是在2013 年建成“西部大慶”以來(lái)，實(shí)現(xiàn)了連續(xù)六年穩(wěn)產(chǎn)5000 萬(wàn)噸，為保證國(guó)家能源安全、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。伴隨著油田的大發(fā)展，檔案工作也得到了前所未有的發(fā)展，全油田館藏檔案達(dá)到千萬(wàn)卷（件），公司實(shí)行兩級(jí)檔案管理體制，即公司設(shè)檔案館，公司下屬各單位均設(shè)有綜合檔案室，最多時(shí)達(dá)到60 個(gè)，有專（兼）職檔案人員160余人。

一、“小而全”的分散管理模式的弊端

1.檔案機(jī)構(gòu)分布密集度高

長(zhǎng)慶油田建設(shè)初期，油氣資源勘探生產(chǎn)工作區(qū)域橫跨陜甘寧蒙晉5 ?。▍^(qū)），公司下屬各單位工作地點(diǎn)相對(duì)分散，各單位設(shè)置的檔案室為本單位各方面工作提供了有力支撐，與當(dāng)時(shí)油田管理和技術(shù)條件是相適應(yīng)的。隨著近幾年油田生產(chǎn)組織方式的變化，加上信息化網(wǎng)絡(luò)化辦公日漸成熟，各單位機(jī)關(guān)陸續(xù)遷往西安、銀川、慶陽(yáng)、高陵等油田主要駐地，辦公地點(diǎn)相對(duì)集中，各單位檔案部門也比較集中，出現(xiàn)一層辦公樓里幾家單位檔案室比鄰而居，走錯(cuò)門的情況時(shí)有發(fā)生。

2.人員素質(zhì)得不到保障

上世紀(jì)90 年代長(zhǎng)慶油田檔案部門隨著業(yè)務(wù)發(fā)展培養(yǎng)了一批政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、愛(ài)崗敬業(yè)的檔案人員，成為當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)骨干力量，隨著年歲增長(zhǎng)，這批人員相繼退休。而今，大部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，將檔案管理崗位作為一線退出人員安置性崗位，人員流動(dòng)頻繁、年齡普遍偏大，造成業(yè)務(wù)不精，只充當(dāng)“庫(kù)房保管員”的角色。

3.業(yè)務(wù)能力參差不齊

公司各二級(jí)單位因性質(zhì)不同，業(yè)務(wù)不同，所產(chǎn)生的檔案種類數(shù)量也不盡相同，也造成了檔案業(yè)務(wù)人員能力不同。生產(chǎn)單位作為公司主營(yíng)單位，建設(shè)項(xiàng)目、勘探開(kāi)發(fā)檔案產(chǎn)生數(shù)量巨大，檔案室人員任務(wù)重壓力大，熟知各類檔案情況，業(yè)務(wù)能力比較強(qiáng)；后勤和保障單位因?yàn)閱挝恍再|(zhì)所產(chǎn)生的檔案種類少，數(shù)量小，人員見(jiàn)識(shí)有限，影響了業(yè)務(wù)水平的提高。

4.檔案資源重復(fù)保管，共享利用效率低下

油田發(fā)展前期，由于地域限制、交通不便，為了方便各單位工作，各二級(jí)單位檔案室保存的文書檔案、地質(zhì)開(kāi)發(fā)檔案、基本建設(shè)檔案與公司檔案館存在很多重復(fù)，在當(dāng)時(shí)很有必要，但是這種模式沿用至今，既占用庫(kù)房，又浪費(fèi)人財(cái)物力，達(dá)不到最佳的資源共享和信息開(kāi)發(fā)利用效果。

5.設(shè)施設(shè)備重復(fù)投入，庫(kù)房存在安全隱患

“各自為戰(zhàn)”的分散模式，注定要求各單位都要在檔案庫(kù)房、設(shè)備、裝具等設(shè)施上進(jìn)行投入，勢(shì)必造成重復(fù)浪費(fèi)和設(shè)備使用率不高的情況；同時(shí)檔案的不斷增加也需要檔案庫(kù)房的不斷增加，而各單位辦公用房本身就很緊張，根本無(wú)暇顧及檔案庫(kù)房，只能改造辦公場(chǎng)所甚至租用民房存放檔案，空間擁擠、條件簡(jiǎn)陋、樓層承壓超標(biāo)等諸多安全隱患讓人憂心。

二、長(zhǎng)慶油田實(shí)行集約化管理的有利條件

首先，長(zhǎng)慶油田在進(jìn)入轉(zhuǎn)型發(fā)展階段后，提出了提質(zhì)增效、精細(xì)管理的工作思路，要求把提質(zhì)增效貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)改革、安全環(huán)保等各個(gè)方面。檔案工作作為油田的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，必須著眼于油田發(fā)展新形勢(shì)、新任務(wù)。中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司《檔案工作“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出“鼓勵(lì)有條件的單位開(kāi)展集約化、專業(yè)化改革?！边@些都為集約化管理提供了思想和政策指引。

其次，推行檔案集約化管理符合企業(yè)精細(xì)管理要求。檔案集約化管理將有效精簡(jiǎn)油田檔案機(jī)構(gòu)、壓縮人員，優(yōu)化檔案人員隊(duì)伍，這也完全符合公司持續(xù)推進(jìn)扁平化管理、規(guī)范機(jī)構(gòu)編制的要求。

第三，檔案集約化管理，有充裕的庫(kù)房是前提條件。公司各單位機(jī)關(guān)陸續(xù)遷移集中辦公，便于集中統(tǒng)一開(kāi)展歸檔借閱等工作；各家單位搬遷時(shí)對(duì)檔案庫(kù)房都有規(guī)劃統(tǒng)籌安排，銀川、慶陽(yáng)更是有相當(dāng)面積的庫(kù)房準(zhǔn)備，這為實(shí)施集約化管理提供了基礎(chǔ)條件。

第四，信息化建設(shè)提供了強(qiáng)有力的支撐。集團(tuán)公司在2010 年統(tǒng)一開(kāi)發(fā)了集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)，從制度層面解決了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的問(wèn)題，從技術(shù)層面解決了檔案信息化平臺(tái)問(wèn)題。目前，檔案全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均在檔案管理系統(tǒng)中解決，網(wǎng)絡(luò)化辦公也成為檔案工作的主要方式，徹底告別了傳統(tǒng)的手工管理方式，逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。加之館藏檔案數(shù)字化率已經(jīng)達(dá)到80%以上，為網(wǎng)絡(luò)化利用、集約化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、集約化管理的模式——區(qū)域檔案中心

區(qū)域檔案中心是集約化管理模式的體現(xiàn)，它以大檔案為理念，以資源整合為手段，建立起與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的管理格局。通過(guò)摸索，長(zhǎng)慶油田實(shí)行“檔案館+區(qū)域檔案中心”管理模式。

公司設(shè)置檔案館保持不變，撤銷公司所屬各單位檔案室，在辦公地點(diǎn)比較集中的油田駐地設(shè)置區(qū)域檔案中心。

1.職能界定

檔案館全面負(fù)責(zé)公司檔案（史志）工作，側(cè)重業(yè)務(wù)管理、檢查驗(yàn)收、指導(dǎo)培訓(xùn)和檔案編研，逐步實(shí)現(xiàn)“管館分離”，逐漸弱化實(shí)體管理業(yè)務(wù)，強(qiáng)化管理職能。

區(qū)域檔案中心統(tǒng)一管理駐地內(nèi)各二級(jí)單位檔案，工作重心放在實(shí)體保管和提供利用上，業(yè)務(wù)上接受公司檔案館領(lǐng)導(dǎo)，使得各區(qū)域檔案中心采用統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2.管理模式

首先，實(shí)行資源集中。將各單位檔案室的檔案實(shí)體、辦公資產(chǎn)、館庫(kù)設(shè)施、檔案人員（擇優(yōu)錄?。┤縿潥w區(qū)域檔案中心，由區(qū)域檔案中心直接面向各單位行使檔案管理各項(xiàng)職能。

其次，進(jìn)行對(duì)口管理。區(qū)域檔案中心內(nèi)部以檔案門類劃分工作小組，每個(gè)小組成員負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)幾個(gè)單位某類檔案的“收”“管”“用”及相關(guān)工作。

第三，形成網(wǎng)絡(luò)體系。區(qū)域檔案中心建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，成員由中心業(yè)務(wù)主管和區(qū)域內(nèi)各單位檔案工作聯(lián)絡(luò)員組成。區(qū)域內(nèi)各單位指派本單位專人作為檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本單位檔案收集歸檔事宜。

第四，獎(jiǎng)懲考核作保障。公司制訂相關(guān)的獎(jiǎng)懲考核辦法，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。一是檔案中心對(duì)歸口管理單位年度歸檔情況進(jìn)行量化考核，并將結(jié)果上報(bào)公司檔案館，對(duì)年度歸檔不達(dá)標(biāo)單位由公司按比例扣除相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金；二是公司檔案館對(duì)各區(qū)域中心年度工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，同時(shí)邀請(qǐng)區(qū)域內(nèi)歸口管理單位進(jìn)行民意打分，兩部分按照一定權(quán)重形成考核結(jié)果，并與區(qū)域中心業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金掛鉤，形成制約管理。

3.人員配置

區(qū)域檔案中心成立初期人員從原單位檔案工作人員中擇優(yōu)錄入，之后區(qū)域檔案中心的缺員補(bǔ)充，由委托管理單位提出意見(jiàn)，檔案館同意后實(shí)施。

2016年，長(zhǎng)慶油田率先在銀川區(qū)域進(jìn)行試點(diǎn)探索，撤銷了銀川區(qū)域各單位的綜合檔案室，整合成立銀川檔案中心，集中統(tǒng)一管理銀川區(qū)域9家單位檔案業(yè)務(wù)。經(jīng)過(guò)一年多的運(yùn)行，銀川檔案中心各項(xiàng)工作均穩(wěn)步推進(jìn)，檔案管理總體成本顯著下降，檔案安全管控能力，以及檔案工作的規(guī)范化、專業(yè)化水平得到大幅提升，試點(diǎn)工作達(dá)到了預(yù)期效果。2018年，在銀川區(qū)域檔案管理業(yè)務(wù)整合試點(diǎn)成功的基礎(chǔ)上，又先后成立了慶陽(yáng)、高陵、西安三個(gè)區(qū)域檔案中心，形成了長(zhǎng)慶油田“一館四中心”的檔案管理架構(gòu)。

四、集約化管理模式的優(yōu)點(diǎn)

從試點(diǎn)到全面推廣，區(qū)域檔案中心已經(jīng)走過(guò)3 年多的歷程，目前區(qū)域檔案中心運(yùn)行良好，初步達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)，也逐步顯現(xiàn)著它的優(yōu)點(diǎn)：

1.保證了檔案的安全和完整。區(qū)域檔案中心將片區(qū)內(nèi)各家單位檔案集中統(tǒng)一，實(shí)體安全化，保管集中化；同時(shí)統(tǒng)一協(xié)調(diào)片區(qū)內(nèi)各單位歸檔工作，確保了保存的檔案齊全完整不重復(fù)。

2.管理幅度銳減，便于業(yè)務(wù)指導(dǎo)。四個(gè)區(qū)域檔案中心代替了原來(lái)的60 個(gè)檔案室，檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)更加快速便捷，高效溝通，提高了工作的執(zhí)行力度和工作效率，也使得檔案館有了更充足的精力進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)監(jiān)督工作。

3.打造一支更專業(yè)的檔案隊(duì)伍。區(qū)域檔案中心工作人員都是原有檔案室人員通過(guò)優(yōu)勝劣汰競(jìng)爭(zhēng)上崗的，而托管單位對(duì)檔案中心配置的人員也逐步實(shí)現(xiàn)了年輕化、知識(shí)化的轉(zhuǎn)變。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人員的優(yōu)化組合，根據(jù)崗位需求發(fā)揮個(gè)人專業(yè)特長(zhǎng)，建立起一支由檔案、油田主體專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)組成的隊(duì)伍，提升整體水平。同時(shí)，檔案中心工作人員只負(fù)責(zé)對(duì)口單位某一類檔案的相關(guān)工作，業(yè)務(wù)更加?jì)故?，專業(yè)化程度更高。

4.管理成本降低，設(shè)備資源共享。目前“一館四中心”從業(yè)人數(shù)也由160人縮減至110人左右；各中心統(tǒng)一調(diào)配館庫(kù)設(shè)施、辦公設(shè)備、檔案裝具等，使之合理使用，減少閑置，杜絕浪費(fèi)，管理成本同比下降了10%左右。

5.打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息共享。區(qū)域中心面向歸口管理單位進(jìn)行檔案利用服務(wù)，同時(shí)利用檔案系統(tǒng)完成全油田檔案在線查閱利用，檔案館與區(qū)域檔案中心互動(dòng)，打破了原來(lái)各單位之間檔案利用的壁壘，充分發(fā)揮了檔案資源的優(yōu)勢(shì)和潛力，提高了信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用水平。

區(qū)域檔案中心的設(shè)立是檔案集中統(tǒng)一管理、資源整合共享的一種探索，是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，也許還有很多不足之處。但是，這種檔案管理模式的創(chuàng)新，將會(huì)進(jìn)一步提升檔案工作的發(fā)展空間和服務(wù)水平。