鐵路人事檔案創(chuàng)新管理模式之探析

文/翟華敏

本文以當前鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，通過對紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的分析對比，結(jié)合信息技術給人事檔案管理帶來的變化，從當前鐵路運輸企業(yè)對人才的實際需求，就做好鐵路人事檔案管理工作提出了切實可行的改革建議

人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分，對于企業(yè)選人用人、崗位配置、職級核定有著不可替代的作用。人事檔案詳細記錄了職工本人學歷教育、家庭組成、工作履歷、業(yè)務能力、性格愛好、獎勵處分、信用評級等重要信息，為職工的提拔任用、職級升遷提供了第一手的真實資料。

一、鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理基礎薄弱

檔案管理是企業(yè)基礎管理的重要組成部分。檔案因其歷史性、確定性和原始記錄性，使其具有極強的法律依據(jù)作用。但因檔案本身無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，在效益最大化的經(jīng)營理念下，部分企業(yè)管理者不重視檔案管理工作，從而導致檔案日常管理松懈，基礎薄弱。因此，在大多數(shù)企業(yè)認知中：人事檔案只是一份人員的履歷，保存即可，無須再進行后期管理。其實不然，“以銅為鑒，可以正衣冠；以人為鑒，可以明得失；以史為鑒，可以知興替”，要想充分發(fā)揮職工的能力，最大化地提高企業(yè)人員勞動效率，就必須建立完善的人事檔案管理機制，準確掌握每一名職工的詳盡資料，人盡其才，避免張冠李戴，影響工作質(zhì)量與效率。

（二）人事檔案管理方式老舊

隨著科學技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云技術已經(jīng)廣泛應用到社會生產(chǎn)、生活的各個方面，但是鐵路人事檔案管理方式卻沒有得到有效改進，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體管理存放，縱然應用了一些信息化的手段，也只是簡單地對人事檔案進行了編目，沒有開展人事檔案的信息化、智能化管理。

（三）檔案管理人員業(yè)務水平參差不齊

在大多數(shù)人眼中，檔案管理工作就是簡單地對資料進行收集、整理、保管，這是對檔案管理工作的片面理解。實際上，檔案管理是業(yè)務性強、專業(yè)知識要求高的工作。人事檔案管理人員，除了具備人力資源管理相關業(yè)務知識、檔案管理業(yè)務技能及一定的文字功底外，鐵路人事檔案管理人員還要熟知鐵路運輸生產(chǎn)組織、各系統(tǒng)的基本業(yè)務范圍及相關法律法規(guī)。因此，要從事人事檔案管理工作，必須具備較強的專業(yè)技術知識。但因為重視程度不足、日常業(yè)務知識培訓學習不到位，造成了檔案管理人員業(yè)務能力水平參差不齊，工作開展停滯不前。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點

1.原始記錄性、安全性

紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實性與原始性，對于檔案信息的保護更加安全，具有第一手材料的價值。

2.憑證性

紙質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認可，但電子檔案是以計算機為載體保存的，而計算機容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹慎態(tài)度。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點

1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大

紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設成本較之一般建筑偏高。同時紙質(zhì)檔案在進入檔案庫房前，還需要經(jīng)過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進行防蟲、防潮處理，人工及設備成本較高。

2.紙質(zhì)檔案易損壞，不易傳播

紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。

3.查閱檢索耗時長

雖然我們在紙質(zhì)檔案整理時，已經(jīng)對其進行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費時費力，如果要多次查閱則更為不方便。

三、鐵路人事檔案管理的改革方向

（一）加強對人事檔案管理的力度

無論是單位還是個人，對人事檔案的重視程度，是決定人事檔案管理水平的先決條件，專業(yè)的管理人員和必要的經(jīng)費投入是做好人事檔案管理的重要條件。檔案管理人員應加強對人事檔案的研究和利用，為企業(yè)選人用人、發(fā)揮人才優(yōu)勢提供第一手資料，使領導充分認識到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，自覺加強對人事檔案管理的力度。

（二）完善人事檔案管理配套設施

人事檔案管理工作在鐵路運輸部門尤為重要，它對鐵路運輸部門優(yōu)化人才資源配置發(fā)揮著不可替代的重要作用。在交通強國、鐵路先行的大形勢下，鐵路運輸部門應當加大對人事檔案管理的投資力度，確保人事檔案管理工作得到長足發(fā)展。隨著鐵路建設的飛速發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐年增加，因此科學的管理系統(tǒng)、完備的配套設施，是提高人事檔案管理水平、確保人事檔案管理安全的必要手段。

（三）健全電子人事檔案安保措施

信息技術、數(shù)字技術的不斷發(fā)展，給人事檔案管理的改進帶來了新的契機。電子人事檔案的建立，為我們方便、快捷地利用人事檔案提供了條件，但健全電子人事檔案安保措施非常重要。為確保電子檔案安全、完整，我們可以通過制度約束、技術卡控等措施來排除檔案內(nèi)容人為修改的可能。同時，還可以采取人事檔案異地備份、信息設備實時監(jiān)控、木馬病毒定時查殺等措施來避免電子檔案遺失、損壞。

（四）實現(xiàn)電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案的有機結(jié)合

紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案因其自身的優(yōu)缺點，要實現(xiàn)二者的有機結(jié)合，就必須揚長避短，既要發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始性和安全性，又要凸顯電子檔案的便捷性。建立完善的人事檔案綜合管理系統(tǒng)，是改進鐵路人事檔案管理模式，提高管理質(zhì)量與使用效率的有效途徑。

（五）人事檔案管理向大數(shù)據(jù)發(fā)展

隨著云技術的發(fā)展、人力資源管理的變革，人事檔案管理也不能固步自封。要充分應用新技術發(fā)展的紅利，將大數(shù)據(jù)應用到人事檔案管理中去，對人員學歷、職稱、性格、征信等數(shù)據(jù)進行匯總梳理，利用大數(shù)據(jù)進行分析，為企業(yè)發(fā)展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。

總而言之，隨著鐵路建設的不斷加強，鐵路人事檔案管理模式的改革與創(chuàng)新也勢在必行。我們要高度重視人事檔案管理工作，加大人力、物力的投入，及時解決好人事檔案管理工作中遇到的問題，努力提高人事檔案管理水平，為鐵路事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮好人事檔案的作用。