大數(shù)據(jù)時代檔案信息化視角下人力資源管理研究★

于詠梅

（山東省臨沂市中心血站 山東臨沂 276000）

21世紀是知識經(jīng)濟時代，開展科學、高效的人力資源管理，成了各單位實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的首要工作。人事檔案管理的質量對人力資源工作的有效性能夠產(chǎn)生重要的影響，有效挖掘人才的相關信息，能夠推動各單位的發(fā)展。[1]人力資源能夠協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)健康發(fā)展，是單位職工實現(xiàn)自我價值的系列性工程，是指應用合理有效的方式。

一、大數(shù)據(jù)時代中人力資源管理面臨的困境

現(xiàn)階段，人力資源管理還沒有實現(xiàn)趨勢預測，人事檔案信息數(shù)量有限，沒有實現(xiàn)由“經(jīng)驗+定性”管理到“數(shù)據(jù)+定量”管理的轉變，主要面臨以下幾個困境：

（一）沒有實現(xiàn)人崗精準匹配。在人事制度改革中，由于工作內容與職責的差異，每個人只能適應特定的崗位，各崗位對人員的專業(yè)結構、工作能力等要求各不相同。事實上每個員工不一定最適合這個崗位，如果人崗匹配不精準就不能充分發(fā)揮個人潛力，會阻礙工作的有效開展。其次，目前單位招聘的人才不一定與應聘崗位精準匹配，只能憑借經(jīng)驗進行判斷?，F(xiàn)有的人事檔案信息還沒有建立符合崗位條件的人才模型，無法充分了解應聘者各方面的能力、條件和性格等，這樣片面、錯誤的信息會導致招聘工作出現(xiàn)偏差，無法精準預測應聘者是否能夠完全滿足崗位要求。

（二）高層次人才流失現(xiàn)象嚴重。目前，各個單位普遍存在著人才流失嚴重的現(xiàn)象，制約著各個單位的發(fā)展。如：優(yōu)秀骨干人才在人才市場中具有更強的競爭優(yōu)勢，往往會在將本單位與其他單位的各個方面進行比較后產(chǎn)生一定的心理落差，如：薪資待遇、事業(yè)發(fā)展平臺等。如果本單位人力資源部門不夠重視這種落差，就會導致高層次人才紛紛離職，無法抵御“外界誘惑”。[2]目前，人力資源部門在預測離職傾向方面存在困難，無法做到事前有針對性地實施可行對策挽留人才，等到員工深思熟慮后提出離職申請時，一切都無法挽回，對單位造成了極大的損失。

（三）崗位績效考核流于形式。首先，人力資源考核評價量化程度低，缺乏各崗位詳細的考核指標，仍然以年度考核為主，很多單位對崗位職責完成情況方面不具備實質性考核。其次，根據(jù)現(xiàn)有的考核體系，繁重復雜的年度工作情況不能被真實地反映出來，考核得分高低與人際關系密切相關，客觀公正性不強，大多是干多干少一個樣，考核結果對職工沒有實質約束力，排在末位的職工，難以實行調整崗位、解聘等措施，無法調動職工的積極性。

（四）人事檔案信息缺乏前瞻性。部分單位的招聘計劃都是在當年制定第二年的招聘計劃，招聘計劃與國家產(chǎn)業(yè)結構調整等中長期發(fā)展趨勢結合度不高，都是依據(jù)有限的人事檔案信息進行招聘，較少考慮社會發(fā)展趨勢、產(chǎn)業(yè)結構調整方向等影響因素，人事檔案信息無法對人力資源未來的發(fā)展趨勢做預測，在人員引進過程中，容易造成“本單位所需而引的局面”，缺少全面數(shù)據(jù)分析提供的決策依據(jù)。這種招聘計劃沒有考慮產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢，缺乏預見性，具有一定的滯后性。如果產(chǎn)業(yè)已處在由盛轉衰的沒落趨勢，那么大規(guī)模引進人才將成為本單位發(fā)展的人力負擔，反之則會使本單位錯失良好的發(fā)展機遇。

二、大數(shù)據(jù)時代中人事檔案信息化建設為人力資源管理帶來的變革

進入大數(shù)據(jù)時代以來，大數(shù)據(jù)改變了人力資源管理的思維方式和管理模式，大數(shù)據(jù)技術的應用不僅可以對人事檔案進行快速處理，還為人力資源管理提供了一個全新的視角，能夠提前做出管理決策以應對可能的變化，實時收集“大人事檔案數(shù)據(jù)”，能夠第一時間了解人力資源發(fā)展趨勢。

（一）不斷拓展人力資源管理的信息基礎。人事檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，員工客觀形成的所有人事檔案數(shù)據(jù)都被收集，不再對數(shù)據(jù)做任何形式的挑選，保證了數(shù)據(jù)的客觀性與全面性。首先，在大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，紙質人事檔案中靜態(tài)檔案成了“活躍信息”，都全部被采集。其次，職工個人的其他個體信息也被納入了系統(tǒng)采集范圍中，如：性格、愛好、社會關系等。并且與職工日常工作相關的崗位、績效、薪酬等相關信息也被系統(tǒng)自動收集。通過對這些數(shù)據(jù)的收集，各單位人事檔管理系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)量將非常龐大，足以支撐人力資源管理過程中的分析使用，也足以支撐大數(shù)據(jù)對人力資源整體和個體的準確描述、評價和預測。[3]

（二）人力資源管理步入數(shù)字化科學管理時代。以往各單位人力資源管理憑借著經(jīng)驗進行管理和定性管理，工作無法得到客觀、定量化管理。而通過相關大數(shù)據(jù)技術的應用，人事檔案信息化管理能夠在數(shù)據(jù)定量分析的基礎上，準確、客觀地描述出職工的工作狀態(tài)、效率與結果，客觀地描述出崗位的工作要求，使人力資源管理中的崗位、人員、激勵等相關要素全部數(shù)據(jù)化，從而將復雜的事情簡單化，使人力資源管理步入基于數(shù)字化定量分析之上的科學管理時代。

（三）準確預測人力資源發(fā)展趨勢并作出決策。人力資源管理通過相關大數(shù)據(jù)技術的應用，不再糾結于人事檔案信息間的因果關系，能夠從戰(zhàn)略角度上找到人事檔案數(shù)據(jù)之間的相關關系，對這些數(shù)據(jù)進行聚類、分類、相關性分析，從而精準地預見人力資源管理的發(fā)展趨勢。建立在大數(shù)據(jù)技術分析基礎上的人力資源管理工作，能夠使人力資源管理決策實現(xiàn)人崗精準匹配，符合社會及經(jīng)濟發(fā)展趨勢，將重點放在崗位需求、產(chǎn)業(yè)結構調整方向等上面，有效消除了離職誘因穩(wěn)定高層次人才隊伍預期，為各個方面人力資源管理工作提供了新的思路，全面提升了各單位人力資源管理工作的智慧與效率。

（四）人力資源管理轉向“無限接近最優(yōu)”。一直以來，人力資源管理決策是以滿意決策為目標的，滿意決策不是實現(xiàn)管理目標的最優(yōu)路徑，而是意味著基本符合管理目標，雖然結果是可接受的，但是傳統(tǒng)的人力資源管理無法滿足信息的完備性、要完全準確預知別人的行動以及不受時間的約束三個條件，因此，不能帶來最優(yōu)結果，無法達到最優(yōu)化。而隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，在人力資源管理過程中，借助人事檔案大數(shù)據(jù)管理，增強了掌握數(shù)據(jù)信息量、處理數(shù)據(jù)、預測未來等能力。也就是說借助大數(shù)據(jù)技術，人類的滿意決策勢必被“無限接近最優(yōu)”的決策所取代，理性將無限接近完全理性。

三、大數(shù)據(jù)時代中提升人力資源管理的有效途徑

21世紀是一個人才知識競爭的時代，人才成了各個領域發(fā)展的最核心問題，尤其是高級人才及團隊的競爭。而為了更好地促進人力資源優(yōu)化配置、完善績效考核，人事檔案管理要充分利用相關信息化技術，全面收集人力資源的各類數(shù)據(jù)，預測人力資源發(fā)展趨勢，探求各大數(shù)據(jù)間的相關關系，才能積極穩(wěn)住高層次人才及團隊，充分調動員工的積極性。

（一）多渠道、全面收集人事檔案數(shù)據(jù)，為人力資源管理提供數(shù)據(jù)基礎。人事檔案信息管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)收集范圍廣泛，是通過多個渠道進行信息搜集的。首先，通過人事檔案管理系統(tǒng)與采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動收集諸如職工薪酬、績效、社會服務等方面的相關權威信息。其次，現(xiàn)代人力資源管理下，紙質人事檔案中的個體可以借助人事檔案信息化建設而被全部采集，各個方面都將成為信息化建設中的基礎信息，如：基本信息、政治面貌等信息。另外在人事檔案信息管理系統(tǒng)中，職工個人自行填報本人的其他信息將被采集，如：社會關系、性格、愛好等。同時對于外部環(huán)境數(shù)據(jù)來說，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口，也將被全部采集，如：社會環(huán)境、反映本人真實意圖的社交網(wǎng)絡信息、信用等相關信息。這些數(shù)據(jù)能夠為人力資源的量化管理、科學管理提供堅實的數(shù)據(jù)基礎，能夠全方位、立體地反映出員工的全貌。

（二）通過實時全面收集信息，提高客觀公正、可量化的績效考核。首先，在日常工作中，職工會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如：考勤數(shù)據(jù)、任務復雜程度等，這些數(shù)據(jù)真實地反映出年度工作任務的復雜程度和完成情況，記錄著各種實時數(shù)據(jù)通過與單位內部管理的各子系統(tǒng)對接，自動收集職工日常工作數(shù)據(jù)，實現(xiàn)績效考核的全面量化，能夠使考核結果公正、客觀、準確，充分地體現(xiàn)了考核的公正性和客觀性。其次，通過人事檔案大數(shù)據(jù)分析，可以分門別類地采取多元化的激勵手段進行激勵，了解員工事業(yè)發(fā)展的不同階段及個性化需求，如：對有物質需求的可以考慮提升待遇或福利；對于需要自我實現(xiàn)的，要通過高度定制化的激勵措施切實發(fā)揮人才激勵作用，適當考慮其在職位上有所提升的成就感需求并對其進行激勵；對于有尊重需求的，要在簽訂聘用合同的基礎上使其產(chǎn)生歸屬感，給予充分的尊重，與新人建立穩(wěn)固的心理契約。

（三）通過大數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)人崗精準匹配。首先，結合各崗位工作內容與職責的差異，根據(jù)各崗位優(yōu)秀人才模型，挑選各個方面與崗位需求匹配程度最高的在編員工，如：工作能力、性格特點等，實現(xiàn)精準匹配，充分發(fā)揮個人潛力。其次，應用相關算法，通過收集在崗工作績效優(yōu)秀的職工在各個方面的各項信息及個體的特征要素，建立該崗位的優(yōu)秀人才模型。另外，在獲取應聘者的簡歷信息基礎上，對于擬招聘崗位的人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)，形成關于應聘者的立體信息，全面獲取應聘者諸如生活狀況、興趣愛好等其他各方面信息。并且為了避免面試官由于信息不對稱對招聘帶來的影響，應使用該崗位的優(yōu)秀人才模型與應聘者的匹配程度來進行篩選，從而實現(xiàn)人崗精準匹配。[4]

（四）借助大數(shù)據(jù)技術，最大限度維護高層次人才隊伍的穩(wěn)定。首先，通過對已離職員工的各項信息進行大數(shù)據(jù)分析，在日常管理工作中，檔案管理部門可以提出有針對性的對策，找出其離職的影響因素。同時，為了確保人力資源的穩(wěn)定性，要借助大數(shù)據(jù)，盡量消除可能出現(xiàn)離職傾向的重點員工的離職影響因素。尤其是要保證高層次人才及團隊的穩(wěn)定，提升單位的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，為單位多爭取發(fā)展經(jīng)費，推動技術創(chuàng)新和進步。其次，從長遠角度來說，為了符合經(jīng)濟、順應產(chǎn)業(yè)結構調整，利用大數(shù)據(jù)技術進行分析，結合環(huán)境數(shù)據(jù)，對未來的人力發(fā)展趨勢做出前瞻性預測，通過掌握現(xiàn)有各類人才結構情況，制定出科學合理的中長期人才引進規(guī)劃，能夠防止今后崗位沒落，造成單位發(fā)展的人員負擔，從而更好地用人、管理人、激勵人，制定出符合未來發(fā)展趨勢的人力資源管理決策。