關于事業(yè)單位招標采購檔案方面的研究★

宮瑾

（青島市中心血站 山東青島 266071）

事實上招標采購屬于審計工作的重點，與重大項目審計、重要項目審計以及領導崗位離任審計均有重要關系。但從當前的現(xiàn)狀來看，由于部分事業(yè)單位疏于對招標采購檔案的管理，導致其無法為實際工作提供查考利用。不僅無法發(fā)揮檔案管理的作用，還會給審計工作帶來困擾。積極開展招標采購檔案管理工作，已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的重要課題。

一、事業(yè)單位招標采購檔案的重要性

對于事業(yè)單位的發(fā)展而言，招標采購檔案中存在著不同項目的招標采購文件材料，是招標采購工作過程中各個階段的真實記錄，能夠實現(xiàn)對招標采購全過程合法性的分析與判斷，因此屬于事業(yè)單位招標采購活動的重要構成部分。另外，齊全、完整、準確的檔案資料能夠切實反映出招標采購工作的質量，能夠為各級有關部門的監(jiān)督檢查提供有價值的依據(jù)，因此必須得到高度重視并不斷完善與之相關的制度與規(guī)范。不過從當前的情況來看，事業(yè)單位所開展的招標采購檔案管理工作并未獲得理想效果，其中原因體現(xiàn)在多個方面，必須進行有針對性的分析與處理。只有如此才能夠提高招標采購檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性與一致性，不斷彰顯其重要價值，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基本保障[1]。

二、事業(yè)單位招標采購檔案管理的現(xiàn)狀

目前，事業(yè)單位并未認識到招標采購檔案的重要價值，所以相關管理工作的效果也不理想。具體而言，招標采購檔案管理工作的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）制度不完善。任何門類的檔案在管理期間都需要以管理制度為前提，規(guī)范管理人員的行為、思想。實際工作中，有些事業(yè)單位沒有制定《文件歸檔范圍保管期限表》《文件整理規(guī)程》《檔案借閱利用制度》等檔案相關制度，從而發(fā)生檔案管理工作隨意、不科學的現(xiàn)象。諸多事業(yè)單位招標采購檔案管理制度并不完善，基本以框架的形式存在，對實際工作無指導性和可操作性，難以發(fā)揮其價值。

（二）管理者檔案意識不強。由于事業(yè)單位負責招標采購的分管領導并沒有意識到檔案的重要性，所以基層人員在開展管理工作時，也存在敷衍了事的現(xiàn)象，導致各項工作制度流于表面。究其原因，管理者和負責招標采購的相關工作人員檔案意識不強，不重視文件材料的收集、整理，導致重要材料沒有歸檔或遺失，直接影響檔案管理工作整體效果。

（三）信息化管理技術滯后。受傳統(tǒng)思想的影響，事業(yè)單位在開展招標采購檔案管理期間，基本上還是以紙質檔案手工加工整理、查找利用的方式為主。但是在新時代的背景下，檔案管理信息化嚴重滯后，使得檔案部門未給單位提供快速、精準的檔案利用服務，不能滿足單位發(fā)展的需求。由此，積極地將信息化技術應用其中、加強檔案信息化建設、不斷提高檔案管理水平迫在眉睫。

三、事業(yè)單位招標采購檔案管理的措施

（一）完善檔案管理制度。結合前文所述，制度對于招標采購檔案管理具有重要意義。因此，事業(yè)單位需要根據(jù)實際情況制定完善本單位的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。具體而言，單位首先需要設置“頂層制度”，即將招標采購檔案管理納入發(fā)展規(guī)范中，逐漸轉變相關人員的管理思想。這一前提下，則應該針對審計工作的需求、招標采購檔案的現(xiàn)狀等因素，實現(xiàn)對“頂層制度”的細化，包括管理方式、考核方式等，使其具有可實施性、可操作性，從而降低管理工作的隨意性。例如：在開展招標采購工作期間，檔案管理部門可以要求負責采購招標部門的兼職檔案員及時將招標采購過程中形成的文件材料及時收集、整理、著錄到檔案管理平臺或分階段整理歸檔紙質文件，以便檔案管理者第一時間掌握檔案信息。除此之外，還需要指導科室兼職檔案員對歸檔文件的齊全、完整性、真實性進行核對，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不實、信息虛假或者遺漏、遺失等問題。一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須及時與工作人員進行溝通，同時形成書面報告上報給分管領導，從而為審計、考核等工作提供有價值的依據(jù)。值得注意的是，事業(yè)單位在推進招標采購檔案管理期間，可以將業(yè)主作為責任主體，便于對各項責任、義務進行劃分。如果事業(yè)單位采用委托代理的方式，則應該將代理機構、業(yè)主作為雙責任主體，確保工作能夠順利進行[2]。

（二）增強檔案管理意識。以完善的招標采購檔案制度為前提，事業(yè)單位還應該加強檔案宣傳教育等輔助性工作，實現(xiàn)對檔案管理意識的強化。實際上，只有從思想上認識到檔案的價值，才能夠將更多的人力、財力、物力等投入到檔案管理中，為提升檔案管理的制度、效率夯實基礎。對此，責任人應該將招標采購業(yè)務作為切入點，定期開展教育、培訓等方面的工作，將檔案意識注入全員思想，逐漸形成良好的檔案管理氛圍。不僅如此，事業(yè)單位還需要加大人員、資金投入，依據(jù)自身的需求設置專職檔案員，并為其配置先進的硬件、軟件設施。領導重視并加強對檔案工作的投入可以全面提升檔案管理人員的責任意識，使其主動參與到本職工作中，增強檔案管理團隊的綜合能力。其中，由于各類招標采購項目的文件形成具有多樣性、復雜性的特點，必須遵循“誰形成、誰整理”原則，否則無法實現(xiàn)工作目標。

（三）提高管理信息水平。受傳統(tǒng)思想的影響，還有部分事業(yè)單位在招標采購檔案管理中依然以紙質檔案、人工管理為主，直接影響了檔案管理的整體效果。因此，應盡快加強檔案信息化建設，順應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展趨勢。對此，事業(yè)單位應購置檔案管理軟件，積極建設辦公自動化中招標采購模塊與檔案管理平臺數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，確保招標采購模塊生成的檔案所需目錄數(shù)據(jù)實現(xiàn)在線歸檔、在線“原文掛接”的目的；以此為前提，簡化檔案目錄著錄的步驟，可以減輕招標采購檔案整理的壓力，解決存儲空間等方面的問題，大幅度提高單位招標采購、檔案管理等工作的信息化、網(wǎng)絡化水平。同時還應該對電子檔案移交管理方法進行完善，提高信息共享的水平。這一方法的落實，能夠直接降低查找檔案信息的難度，為事業(yè)單位、業(yè)主之間的合作提供便利，深化招標采購檔案管理的意義。

四、結語

為此，事業(yè)單位需要結合自身的實際情況，不斷完善檔案管理制度，強化全員的檔案意識和管理意識，加強人員、軟硬件投入。不僅如此，還必須順應時代的發(fā)展趨勢，將先進的信息技術應用在檔案管理中。在這一前提下，可以有效優(yōu)化檔案管理的效果并提高檔案信息開發(fā)利用，為財政、審計等部門監(jiān)督檢查工作提供便利、精準的檔案服務。