大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化策略研究★

董曉榮

（淮安區(qū)水政監(jiān)察大隊 江蘇淮安 223200）

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，工作人員能夠?qū)π畔熘械暮Ａ繑?shù)據(jù)進(jìn)行篩選，并解決傳統(tǒng)處理方式中難以解決的問題。因此在檔案管理期間，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以持續(xù)優(yōu)化檔案管理模式，這也是本文研究的重點(diǎn)所在。

一、檔案管理信息化現(xiàn)狀

信息技術(shù)的發(fā)展帶動了檔案管理工作的變革，目前各單位在檔案管理期間，為了可以更好地適應(yīng)未來工作需求，開始推廣檔案管理信息化建設(shè)，并已經(jīng)取得了一定的成果。但是在實(shí)際上，現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中還存在諸多不足，突出表現(xiàn)為以下幾方面：

（1）檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識差。在檔案信息化管理中，工作人員尚未形成具體的大數(shù)據(jù)管理意識，這就導(dǎo)致在日常工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性沒有得到徹底的發(fā)揮。雖然已經(jīng)開始了有關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的嘗試，但是存在大數(shù)據(jù)技術(shù)水平低、數(shù)據(jù)規(guī)模不統(tǒng)一、使用方法不恰當(dāng)?shù)葐栴}，這些問題的存在會直接影響大數(shù)據(jù)下檔案管理工作的實(shí)施效果，不利于提高工作效率。同時也有研究認(rèn)為，目前各單位尚未構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理制度，這對于檔案管理是不利的。

（2）單位各部門的管理數(shù)據(jù)相對獨(dú)立。在檔案管理中，為了彰顯檔案管理工作的先進(jìn)性，需要確保檔案管理部門能夠充分收集各部門的資料，并將其匯集到一起，這樣才能讓管理層以及相關(guān)業(yè)務(wù)人員了解單位的實(shí)際情況。但是在實(shí)際上，單位各部門之間存在層級關(guān)系，各個部門之間相互監(jiān)督、相互制約，再加之部門之間的職權(quán)與職位不同，這些都決定了信息的獲取、處理方式存在差異，最終導(dǎo)致在數(shù)據(jù)護(hù)理中存在漏洞，影響了檔案管理水平[1]。除此之外，現(xiàn)階段各部門在檔案信息管理中存在信息獨(dú)立的問題，這也為檔案統(tǒng)一管理增加了難度。

（3）缺乏對檔案信息的統(tǒng)一管理。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理需要全面采集單位各員工資料，然而各單位在這方面的建設(shè)是很欠缺的，甚至沒有構(gòu)建完整的信息化檔案管理平臺，很多檔案資料都是紙質(zhì)的，檔案信息缺乏有關(guān)的組織與管理，很多不同時間段的檔案信息都是以孤島的形式存在的，沒有被錄入到統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)信息管理平臺上，最終影響了檔案管理的整體水平。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化建設(shè)思路

（一）樹立大數(shù)據(jù)下檔案管理的新理念

在未來檔案管理中，工作人員需要遵照大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢，確定檔案管理的新理念，這樣才能更好地適應(yīng)未來工作需求。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，下一階段工作中需要重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：第一，提升檔案管理中的大數(shù)據(jù)意識。未來檔案信息化管理必須要圍繞大數(shù)據(jù)技術(shù)開展，所以在工作中，需要工作人員持續(xù)更新工作理念，正確認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的重要意義，并在當(dāng)前技術(shù)水平的基礎(chǔ)上，由簡到難地通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理路徑，例如從最簡單的信息技術(shù)抓取，發(fā)展到繁瑣的大批量檔案信息識別等，最終提高檔案管理能力。而從檔案管理工作的角度來看，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理中，其先進(jìn)性也會被更多工作者熟知，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)下的檔案管理也將水到渠成。第二，優(yōu)化大數(shù)據(jù)的檔案管理方法。未來在檔案管理中需要進(jìn)一步認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來改善檔案管理路徑。例如在電子檔案存檔期間，工作人員可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)確定檔案管理的檢索條件，根據(jù)檔案的類型、規(guī)格、儲存時間等為標(biāo)準(zhǔn)，分類管理各種檔案文件；在檔案的檢索、提取過程中，工作人員可以將檔案管理細(xì)化為若干個階段，以人事檔案管理為例，在大數(shù)據(jù)管理期間，工作人員可以選擇“人事管理”檔案處理信息，此時大數(shù)據(jù)可以在提取工作人員的這種工作軌跡之后，大量提取人事檔案信息資料發(fā)送給工作人員，減少工作人員需要依次查詢?nèi)耸聶n案的麻煩，達(dá)到提高工作效率的目的[2]。

（二）實(shí)現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理

在大數(shù)據(jù)的檔案管理中，實(shí)現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理是保證檔案管理水平的關(guān)鍵，因此對于這種情況，需要持續(xù)改進(jìn)檔案管理路徑，并注意發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。針對這種情況，需要工作人員進(jìn)一步協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，在了解檔案管理中信息孤島現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化各個職能部門之間的信息溝通，這樣才能強(qiáng)化檔案管理能力。從目前相關(guān)技術(shù)的發(fā)展情況來看，在數(shù)據(jù)時代下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了云存儲、云計算，通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，工作人員可以將各種檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，在統(tǒng)計整個單位的檔案信息資料之后，通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以將可攜帶式檔案管理設(shè)備、指標(biāo)檔案、電子病歷、人事檔案等不同來源的檔案信息，匯聚到一個統(tǒng)一的云數(shù)據(jù)平臺中，以供檔案管理的各個業(yè)務(wù)流程、不同業(yè)務(wù)主體所共享使用，實(shí)現(xiàn)各方檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)化共享，這樣才能適應(yīng)未來檔案管理工作需求。

（三）構(gòu)建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一管理

在未來工作中，為了可以全面提高檔案管理信息化水平，在檔案管理中需要創(chuàng)建不同的大數(shù)據(jù)信息流通平臺，在工作中需要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性，這將會成為檔案管理的必備內(nèi)容。在實(shí)施階段，工作人員應(yīng)該進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)檔案平臺的作用，采用統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)存儲、管理、接收、編輯、清理等處理過程，方便對各個檔案處理過程進(jìn)行改進(jìn)。在后續(xù)工作中，工作人員需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，進(jìn)一步探索大數(shù)據(jù)平臺的優(yōu)勢，探索出面向未來的大數(shù)據(jù)檔案管理新路徑。例如通過大數(shù)據(jù)信息采集，將人員的個體信息全面上傳到數(shù)據(jù)平臺上，當(dāng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)應(yīng)用需求的情況時，通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)識別檢索標(biāo)準(zhǔn)，就可以獲得全面的員工信息，方便單位對員工檔案信息做統(tǒng)一編輯、管理。所以根據(jù)這一要求，工作人員需要合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，而不能將殘缺的數(shù)據(jù)或者獨(dú)立數(shù)據(jù)作為檔案管理的核心內(nèi)容，所以在條件允許的情況下，需要建立完整的大數(shù)據(jù)檔案信息平臺，完成各項(xiàng)檔案信息資料的處理、溝通，這樣才能適應(yīng)未來工作需求。

三、結(jié)語

本文詳細(xì)介紹了大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，從本文的研究內(nèi)容可知，在未來檔案管理中需要進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，通過持續(xù)地創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用路徑，適應(yīng)未來檔案工作需求，這樣才能讓檔案管理成為支持單位各項(xiàng)工作開展的重要支撐。