信息化時(shí)代檔案的利用和檔案的價(jià)值分析

莫旭葉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的日常生活和工作都有很多需要保存的個(gè)人信息，信息的安全性直接關(guān)系到人們的安全問題和公司的建設(shè)問題。在信息化時(shí)代，保存?zhèn)€人信息也叫作檔案保存，本文主要分析了在信息化時(shí)代背景下檔案的利用和價(jià)值分析，并提出了有關(guān)提高檔案價(jià)值利用的幾點(diǎn)看法，希望能對(duì)檔案工作提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 檔案的利用 檔案的價(jià)值

檔案的內(nèi)容包括一個(gè)人的重要經(jīng)歷以及所有的信息記錄，可以直觀地顯示一個(gè)人的生活范圍以及經(jīng)歷，因此合理地利用檔案的價(jià)值，并根據(jù)檔案的價(jià)值對(duì)其進(jìn)行保存成了首要解決的問題。檔案記錄著某些事情的發(fā)展過程，因此建設(shè)出合理有效的檔案制度，根據(jù)檔案處理生活中遇到的問題對(duì)于整個(gè)單位、整個(gè)公司的建設(shè)而言具有重要意義。

一、檔案的價(jià)值

（一）檔案的憑證價(jià)值

檔案的憑證價(jià)值對(duì)于檔案本身價(jià)值來說非常重要，它是所有事件發(fā)生的依據(jù)，具有極高的價(jià)值意義。檔案的憑證價(jià)值具體表現(xiàn)為詳細(xì)地記錄了歷史實(shí)物的特性，給公司提供著每個(gè)人的信息檔案，對(duì)于人員的把控具有寶貴的價(jià)值。在信息化社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，檔案建設(shè)工作開展比較困難，部分檔案管理工作者對(duì)于檔案的憑證價(jià)值產(chǎn)生了質(zhì)疑，因?yàn)闄n案的憑證價(jià)值本身難以給社會(huì)經(jīng)濟(jì)提供良好的支持，不利于社會(huì)發(fā)展。

1.時(shí)效性

檔案的憑證價(jià)值主要表現(xiàn)為對(duì)個(gè)人信息的匯總、歸納和保存，但是隨著時(shí)間的慢慢推移，檔案的憑證價(jià)值意義也隨之減少，檔案的真正價(jià)值意義也無法真正體現(xiàn)出來，檔案的憑證價(jià)值也就變得越來越小。比如在房屋產(chǎn)權(quán)問題上，隨著房屋使用的過時(shí)，使用權(quán)所產(chǎn)生的憑證價(jià)值會(huì)變得越來越少，難以給社會(huì)一個(gè)具有說服力的檔案記錄。

2.專一性

檔案的價(jià)值主要表現(xiàn)為對(duì)于檔案用戶的專一性，也就是說檔案的內(nèi)容和相對(duì)應(yīng)的檔案成員之間是一對(duì)一進(jìn)行服務(wù)的，檔案的具體價(jià)值也只對(duì)當(dāng)事人起到作用。在這種處理模式下，隨著人口的增加越來越多的個(gè)人檔案隨之出現(xiàn)，檔案數(shù)量隨之變多，極大地增加了檔案管理工作人員的管理難度，同時(shí)也就體現(xiàn)不出檔案的真正價(jià)值。

3.區(qū)域性

目前我國人員數(shù)量巨大，為了更好地管理人員、區(qū)分人員檔案，國家把群眾劃分成了每一個(gè)大大小小的社區(qū)，因此檔案的管理工作具有一定的局域性。對(duì)于工作單位而言也是如此，每一個(gè)部門的檔案都需要單獨(dú)處理，無法把所有成員的檔案放在一起，在很大程度上限制了檔案憑證價(jià)值的發(fā)展，阻礙了檔案的利用。

4.一次性

檔案的具體作用是相關(guān)人員的個(gè)人利益受到侵犯時(shí)所需要查看的，以此用來保護(hù)自身的權(quán)益，進(jìn)而就證明了這些檔案的憑證價(jià)值一般都是一次性的，即使多次地查閱檔案都是相同的結(jié)果。

（二）檔案的情報(bào)價(jià)值

檔案的情報(bào)價(jià)值也就是常說的參考價(jià)值，因?yàn)闄n案記錄著個(gè)人的具體經(jīng)歷但是無法直接證明現(xiàn)在的個(gè)人情況，但是檔案本身具有極強(qiáng)的情報(bào)作用，對(duì)于查閱檔案的人員來說無論對(duì)現(xiàn)在有沒有意義，檔案都是重要的信息資源。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案的情報(bào)價(jià)值由最開始的文件夾慢慢地轉(zhuǎn)移到了報(bào)紙、期刊、網(wǎng)絡(luò)上，很大程度上降低了檔案的情報(bào)價(jià)值。

二、對(duì)于檔案價(jià)值的保護(hù)

要想提升檔案的價(jià)值就必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和保護(hù)，只有合理地管理檔案、利用檔案才能確保檔案的價(jià)值不再流失。在信息化社會(huì)的幫助下可以將檔案管理分為數(shù)字化管理和實(shí)物管理兩個(gè)方面。數(shù)字化管理，顧名思義就是利用互聯(lián)網(wǎng)把檔案上傳到云端中，這樣既解決了檔案過多無法整理的問題，又對(duì)檔案的安全問題提供了保障。同時(shí)利用信息化技術(shù)保存檔案解決了檔案存放，查詢困難的問題，讓檔案保存、錄入和查詢都變得簡(jiǎn)單化，同時(shí)這個(gè)保存空間沒有上限，可以保存各個(gè)地區(qū)的人員信息，建立一個(gè)信息庫，制作出不同單位的人員目錄，便于一鍵查找。對(duì)于實(shí)物檔案管理來說，檔案的管理保存工作雖然沒有信息化技術(shù)方便，但是并沒有完全地取消實(shí)物檔案管理。實(shí)物檔案主要就是存放一些物品，然后通過收集整理形成相應(yīng)的實(shí)物檔案合集。另一方面，實(shí)物檔案管理可以彌補(bǔ)數(shù)字化管理存在的一些不足，如果檔案內(nèi)容與描述不符還可以進(jìn)行查閱實(shí)物檔案，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)檔案的類別也是多種多樣的，數(shù)字化管理技術(shù)無法真實(shí)地體現(xiàn)檔案之間的不同，需要得到實(shí)物檔案的支持，只有二者同時(shí)存在，相互配合，才能更好地利用檔案價(jià)值。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著科技的進(jìn)步，在信息化社會(huì)下，人們的個(gè)人信息變得尤為重要，檔案的價(jià)值作用也逐漸加大。在未來的發(fā)展過程中，經(jīng)濟(jì)社會(huì)需要加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的利用，提高檔案對(duì)于人們的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，讓檔案的價(jià)值得到相應(yīng)的提升，同時(shí)促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

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