檔案管理數(shù)字化若干思考

摘 要：檔案作為人們?nèi)粘；顒又兴纬傻臍v史記錄，可以全面反映人類社會在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)等方面的發(fā)展演變過程。為了能夠確保對檔案記錄進(jìn)行妥善處理，最主要的就是保證檔案管理的媒介更加安全高效?；诖?，本文主要對相關(guān)問題進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;措施

1 檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的特點

傳統(tǒng)借閱檔案操作流程，查閱人必須要親自到檔案管理中心，才能查找翻閱檔案并復(fù)印所需要的檔案資料。整個查閱過程既耗費時間長又時效性受影響。如果異地查詢資料，問題更加的突出。紙質(zhì)檔案數(shù)量有限，無法滿足多人查閱使用的需求，如出現(xiàn)同一份檔案同時查閱，就排隊等候，檔案利用的時效性受影響。檔案數(shù)字化系統(tǒng)解決了這些問題，它實現(xiàn)精確、快速檢索，適合于復(fù)雜的模糊查閱功能。查閱人在檔案管理系統(tǒng)中檢索所需要的公司名稱或其他信息能快速查閱，如需要直接點擊打印即可。檔案管理系統(tǒng)可以多人查閱，只要在多臺電腦系統(tǒng)里安裝檔案管理系統(tǒng)即可多人查閱同一份檔案資料，不存在等候排隊的情況。檔案的傳輸實現(xiàn)數(shù)字化管理后，以文件的方式在線傳輸，提高傳輸速度的同時，保證了信息的安全性。保證檔案存儲的穩(wěn)定性，保存時間更長，不會受到任何外界環(huán)境變化的影響，存儲載體多種多樣、方便管理、攜帶與查閱。整理掃描完成的檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源得到了更大的開發(fā)，進(jìn)一步實現(xiàn)了資源共享，為日后工作提供了一定的便利性。通過計算機(jī)技術(shù)全程貫穿了每一個環(huán)節(jié)的工作難度大大降低了，也縮短了工作時間，如有檔案資料需要修改直接使用計算機(jī)操作，快速找到目標(biāo)文件，隨機(jī)完成修改，包括檔案的閱覽、統(tǒng)計等功能都可實現(xiàn)，縮短時間和節(jié)省精力。

2 檔案管理數(shù)字化存在的問題分析

1）檔案數(shù)字化系統(tǒng)存在的業(yè)務(wù)問題。目前的檔案系統(tǒng)定位主要還是以紙質(zhì)檔案管理為主，線上借閱審批、文件和目錄權(quán)限控制等與實際電子文件管理利用不相適應(yīng)，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)并未被真正利用。技術(shù)問題：現(xiàn)有的數(shù)字化系統(tǒng)架構(gòu)在巨量電子文件存儲、檢索、文件權(quán)限控制等方面局限性比較大;在數(shù)據(jù)檢查、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制等方面比較薄弱，隨著數(shù)據(jù)的持續(xù)增多，系統(tǒng)的運行維護(hù)壓力增大。

2）檔案人員存在的問題。檔案數(shù)字化的工作主要有兩個方面，第一方面是每年新形成增量檔案電子化，檔案人員對電子文件的格式、質(zhì)量、電子文件整理，第二方面庫藏檔案數(shù)字化，掃描的電子文件存在黑邊、歪斜、多頁、漏頁、命名不規(guī)范、未進(jìn)行OCR識別等問題。檔案系統(tǒng)中存在數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范，檔號重復(fù)，全宗名稱、起始日期等字段錄入錯誤，檔號、頁數(shù)、存放地點等字段缺失，原文掛接不齊全等問題。這些都反饋出檔案管理人員數(shù)字化的技術(shù)太薄弱，以及檔案管理人員缺乏的責(zé)任心

3）資料更新不及時。在檔案室數(shù)字化建設(shè)開展過程中，還存在更新速度慢、缺乏后期更新維護(hù)意識等問題，造成網(wǎng)絡(luò)資源過于陳舊，沒有與時俱進(jìn)，不符合實際需求。在檔案室數(shù)字化建設(shè)開展的過程中，由于許多檔案室數(shù)字化建設(shè)在建設(shè)的過程中缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)因素，無法真正投入到正常的活動中，導(dǎo)致檔案室數(shù)字化建設(shè)的開展效果并不理想。存在檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)共享的問題，檔案數(shù)字化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，產(chǎn)生了大量的信息孤島。檔案系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)獨立部署、集成度比較低，存在大量信息孤島。還有就是OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、其他系統(tǒng)等不能實現(xiàn)工作完畢隨時歸檔進(jìn)入檔案系統(tǒng)，即時歸檔實現(xiàn)檔案即時數(shù)字化。

3 提升檔案管理數(shù)字化的措施

1）加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全保護(hù)。檔案數(shù)字化管理使得檔案管理面臨著許多非傳統(tǒng)的安全因素威脅，如木馬病毒、數(shù)字篡改等，因此，做好數(shù)字檔案信息安全保障至關(guān)重要。一方面，要加強(qiáng)硬件設(shè)備的安全管理，根據(jù)數(shù)字檔案管理的需要，做好周期性維護(hù)。另一方面，要加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全。通過身份驗證設(shè)置、防病毒體系的構(gòu)建，以及數(shù)據(jù)雙備份等形式，確保數(shù)字檔案信息及系統(tǒng)安全。此外，還要加強(qiáng)制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》《保密法》等規(guī)定，制定檔案數(shù)字化安全管理方面的規(guī)章制度，明確數(shù)字檔案查詢、利用等具體要求，為檔案安全提供可靠的制度性設(shè)計，確保檔案信息的安全。

2）檔案人員加快專業(yè)知識更新。我們正處于信息爆炸的信息時代，一定要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，將數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為檔案管理工作重心，進(jìn)而使檔案管理工作有利于信息技術(shù)的快速發(fā)展。因此，對檔案管理人員學(xué)習(xí)理論技術(shù)產(chǎn)生十分積極的作用，為提高檔案數(shù)字化工作水平創(chuàng)造有利條件，隨著信息化管理的深入實施，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步提高整體工作水平，通過深入學(xué)習(xí)并領(lǐng)會有關(guān)知識使視野不斷拓展，知識結(jié)構(gòu)更加豐富和進(jìn)一步優(yōu)化，對于提高專業(yè)能力也具有重要促進(jìn)作用，使自己逐漸成為對檔案管理業(yè)務(wù)和信息技術(shù)比較熟悉的高水平技術(shù)人才。有關(guān)部門應(yīng)在資金方面進(jìn)一步加大支持力度，為高層次人才的培養(yǎng)創(chuàng)造有利環(huán)境，并對教育培訓(xùn)活動定期組織開展，建設(shè)一支專業(yè)化的檔案管理隊伍。

3）為實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。對大數(shù)據(jù)資源平臺進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)，使檔案信息資源在該平臺中實現(xiàn)共享，提高檔案資源信息的數(shù)字化管理水平。如果在檔案資源信息管理方式上只是采取單機(jī)或內(nèi)部簡單局域網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)方式，不能達(dá)到預(yù)期效果。為保證有效發(fā)揮其重要的利用價值，應(yīng)基于地方為中心盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫檢索與服務(wù)中心。該部門包括全部檔案數(shù)據(jù)信息，有效利用該中心收集整理相關(guān)部門對檔案利用檢索方面的服務(wù)需求。構(gòu)建數(shù)據(jù)檢索與服務(wù)中心可使重復(fù)歸檔立卷工作得到有效避免，也能實現(xiàn)對各種檔案資源價值的深入挖掘，進(jìn)而提高檔案的有效利用水平。

4）高度重視檔案數(shù)字化管理。檔案管理部門的負(fù)責(zé)人及具體檔案從業(yè)者要高度重視檔案數(shù)字化管理工作，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入部門業(yè)務(wù)工作實際中，為檔案數(shù)字化管理添置必備的計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等先進(jìn)信息設(shè)備，注重檔案數(shù)字信息的采集、加工、傳輸?shù)取Ｍ晟茩n案數(shù)字化管理規(guī)章制度，針對部門檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要，研究制定檔案數(shù)字化管理、查詢、利用等規(guī)定。此外，要優(yōu)化人員配置，根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作的實際需要，配置數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理所需的復(fù)合型人才隊伍。

5）加大資金投入力度，確保數(shù)字化建設(shè)水平。切實有效地宣傳，能夠幫助部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員正確認(rèn)識數(shù)字化管理的重要性，從而積極加強(qiáng)對管理工作的有效支持，確保管理工作順利開展;加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的資金投入力度，吸引社會資金參與檔案室數(shù)字化建設(shè)，能夠確保資金充足。

4 總結(jié)

檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下存在十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但也存在很多良好的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理工作人員應(yīng)對大數(shù)據(jù)提高重視，并在具體工作中加快應(yīng)用步伐并在應(yīng)用中逐漸完善，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新以取得突破性進(jìn)展，進(jìn)而對有效利用各種檔案資源的價值深入挖掘，為所需部門開展各項工作提供有針對性地服務(wù)。

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作者簡介

馬俊秀（1970-），女，漢，河南省濮陽市，本科，中級，中央廣播電視大學(xué)，檔案管理。