關(guān)于加強事業(yè)單位檔案管理信息化的思考

李依宸

摘 要：在經(jīng)濟社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進步的新時期，我國各項事業(yè)都開展探索數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)道路。作為事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，檔案管理的信息化建設(shè)不僅能促進檔案管理部門提升服務(wù)質(zhì)量，還可以利用新技術(shù)、新平臺實現(xiàn)檔案信息的資源共享，在一定程度上影響著單位的工作效率?？梢?，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)順應(yīng)時代潮流的發(fā)展趨勢，深入思考檔案管理信息化建設(shè)的途徑與方法?；诖?，本文簡要分析了事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中存在的常見問題，并結(jié)合實際情況提出了加強檔案管理信息化建設(shè)的策略，以供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案管理在人類歷史的發(fā)展進程中扮演著重要角色，對社會管理也具有不可替代的作用，總言之，檔案管理的現(xiàn)實意義在當今社會的各個行業(yè)領(lǐng)域中得到了充分體現(xiàn)。隨著我國信息化建設(shè)速度的不斷加快，越來越多的企事業(yè)單位開始探索檔案管理信息化發(fā)展途徑，希望建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，在各種信息技術(shù)的幫助下構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)來完成檔案信息的收集、整理、存儲、查找、檢索等工作，使事業(yè)單位的檔案可以得到有效的查借閱、轉(zhuǎn)遞與開發(fā)利用。這是一種有利于無紙化辦公模式真正實現(xiàn)的方式，不僅可以在一定程度上減少管理成本的投入，提高從業(yè)人員的檔案管理效率，還有利于檔案材料的長期高密度保存，更能加快基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析速度。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題現(xiàn)狀

1）軟硬件設(shè)施還有待完善。目前，許多事業(yè)單位認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但在實際工作中只有少部分單位建立了高度共享的檔案管理服務(wù)平臺，使得事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)受到一定的制約與阻礙。究其原因，一方面在于部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的高度重視，沒有做到與時俱進，也沒有意識到各種信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的方便、高效等有利作用。另一方面在于事業(yè)單位在信息化建設(shè)方的硬件設(shè)備設(shè)施較落后，在科技日益發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位在檔案管理工作中需要引進先進的電子設(shè)備，這也是加快檔案管理信息化建設(shè)速度的必然要求。

2）信息化管理體系較落后。如果事業(yè)單位沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，沒有根據(jù)單位的具體情況來構(gòu)建信息化管理體系，或者信息化管理體系較落后，那么相關(guān)工作人員在實際工作過程中得不到科學(xué)依據(jù)的指導(dǎo)與引領(lǐng)，將不能充分發(fā)揮檔案管理的實際作用。例如，一些事業(yè)單位在加大信息化管理力度的同時投入了大量的人力與財力，但沒有完善的管理體系將導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)不可小覷的問題，例如檔案管理工作分散、與單位內(nèi)部的其他工作的管理體系不兼容，使事業(yè)單位的所有工作人員不能在檔案信息的收集和整理工作中相互配合，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展[1]。

3）管理隊伍專業(yè)水平不高。經(jīng)過大量的觀察與調(diào)查可知，目前大多數(shù)事業(yè)單位中從事檔案管理工作的人員所具備的專業(yè)知識和檔案管理水平不能滿足社會發(fā)展的要求，與此同時，通常從事檔案管理工作的員工在年齡結(jié)構(gòu)層面來看呈現(xiàn)著老齡化現(xiàn)狀，他們不能在工作中表現(xiàn)出足夠的耐心和責任心，對檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確的認識，造成檔案管理工作中存在信息、材料的遺漏或缺失。 總言之，事業(yè)單位檔案管理隊伍的專業(yè)水平還有待提高。

2 加強事業(yè)單位檔案管理信息化的策略分析

1）打造檔案管理服務(wù)平臺。為了加快檔案管理信息化建設(shè)進程，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要優(yōu)化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，將檔案管理服務(wù)平臺的構(gòu)建提上日程，換言之就是要結(jié)合單位自身的實際工作需要來合理規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)。首先，事業(yè)單位應(yīng)當為服務(wù)平臺的構(gòu)建投入一定的資金，用來引進存儲容量大、信息處理能力強的電子設(shè)備，以此來確保檔案信息錄入、編號、鑒別等工作的高效性和穩(wěn)定性，并構(gòu)建一個完善的有效的檔案管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)，以靈活的網(wǎng)頁形式向社會大眾提供相關(guān)的檔案信息和職能服務(wù)，比如，個人檔案信息的在線查詢、搜索，也可以加大建設(shè)力度來完善電子檔案的歸檔、借閱與轉(zhuǎn)遞功能[2]。其次，為檔案的信息化管理建設(shè)一支技術(shù)水平較高的人才隊伍，致力于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全維護工作，讓檔案管理信息網(wǎng)站系統(tǒng)的專人專項管理落到實處。

2）創(chuàng)新完善檔案管理體系。創(chuàng)新是發(fā)展與進步的基礎(chǔ)，任何工作只有通過不斷創(chuàng)新，才能走得更穩(wěn)、走得更遠。對事業(yè)單位來說，加強檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵就是結(jié)合單位實際情況來創(chuàng)新并完善檔案管理體系，只有這樣才能使信息化建設(shè)水平得到有效提高。因此，事業(yè)單位不僅需要對信息管理水平加以重視，還應(yīng)當進一步協(xié)調(diào)單位內(nèi)各組織和工作任務(wù)，使單位內(nèi)部的工作人員都能積極主動地參與到檔案信息化管理工作中來，讓他們?yōu)榱斯餐繕硕鴪F結(jié)互助。其次，事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，必須嚴格遵守“十三五”信息化標準工作指南和當?shù)氐膮^(qū)域信息網(wǎng)絡(luò)管理標準，在充分把握自身發(fā)展需要和特點的基礎(chǔ)上制定內(nèi)部管理標準體系。比如，要求工作人員按照統(tǒng)一規(guī)定來設(shè)置數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)表、字段的結(jié)構(gòu)和格式，避免由于軟硬件和文檔格式的差異而造成無法讀取轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)或不能有效解碼等問題。

3）提高管理人員工作水平。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的過程中還應(yīng)當認識到檔案管理人員的重要性與必要性，他們是整個檔案管理工作發(fā)揮實際作用的主導(dǎo)。因此，在信息化建設(shè)階段，檔案管理人員需要了解并掌握當前那些先進的檔案管理專業(yè)知識、有效的管理方式和成熟的信息技術(shù)，這樣一來才能夠更好地推動檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。加強對檔案管理人員的信息化管理能力的專業(yè)培訓(xùn)至關(guān)重要，特別是檔案管理系統(tǒng)和計算機操作的基礎(chǔ)知識與操作技巧，只有這樣才能有效解決信息化管理過程中存在的系統(tǒng)操作不熟練、檔案保存方式不當、遇到故障就重啟計算機等問題，提高工作人員的管理效率[3]。與此同時，事業(yè)單位還需要引入一些具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才，讓他們與內(nèi)部工作人員互幫互助，實現(xiàn)“以老帶新、以新促老”，從而達到提高檔案管理人員專業(yè)水平的目的。

4）加強檔案工作監(jiān)督管理。事業(yè)單位的檔案信息或材料有時可能涉及個人隱私或國家機密，因此有必要為檔案管理信息化建設(shè)制定嚴格的監(jiān)管和監(jiān)督機制，以此來確保檔案信息的安全性和完整性。第一，為檔案管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)設(shè)置檔案讀取的訪問權(quán)限，為每個工作人員注冊一個針對性的個人賬號，把他們的身份資料錄入到檔案信息系統(tǒng)中，以便系統(tǒng)可以通過IP地址和身份的核對來攔截身份不明的外部訪問者，盡最大可能做好檔案信息的保密工作。第二，注意內(nèi)部工作人員的系統(tǒng)訪問，記錄并統(tǒng)計每個訪問者的身份、訪問時間以及他們在系統(tǒng)中的檔案讀取和操作處理情況，避免單位領(lǐng)導(dǎo)或部分員工利用職務(wù)之便來任意篡改或泄露他人檔案中的重要內(nèi)容，嚴厲杜絕徇私舞弊、私自牟利等違法違紀行為的發(fā)生。第三，通過檔案管理監(jiān)督機制規(guī)范檔案信息化管理工作，使管理人員在強有力的監(jiān)督下有序開展檔案管理工作，在保障檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高效運行的同時提高他們的工作效率。

3 結(jié)語

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的大力普及和普遍運用的新時代，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮著十分重要的作用。因此，為了滿足當今社會不斷發(fā)展的需要，事業(yè)單位應(yīng)加快檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建服務(wù)平臺和管理體系，在日常工作和培訓(xùn)教育中提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全監(jiān)督與管理，使事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)得以順利進行。

參考文獻

[1]徐海燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）：29-29.

[2]蘇繼紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

[3]張九安.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（6）：193-193.