論醫(yī)療保障局電子檔案管理建設(shè)措施

孫迎夏

摘 要：醫(yī)療保障局是負(fù)責(zé)受理基本醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險和離休干部醫(yī)藥費(fèi)統(tǒng)籌基金的核定、支付、管理以及其它日常事務(wù)，為參加基本醫(yī)療保險、工傷保險和生育保險的用人單位、職工、離休干部提供相應(yīng)的管理服務(wù)。其工作性質(zhì)決定了其日常產(chǎn)生的檔案文件資料較多，因而在醫(yī)保局各項管理工作當(dāng)中，檔案管理工作十分重要。在當(dāng)前信息化時代背景下，醫(yī)療保障局在檔案管理上也應(yīng)逐漸實現(xiàn)電子化管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療保障局;檔案管理;電子建設(shè);措施

轉(zhuǎn)變保存方式是檔案信息化的核心，借助檔案電子化建設(shè)可以實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案保存方式的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理、保存及利用效率，并實現(xiàn)檔案資源信息共享，給檔案查詢及利用提供更好便捷。為此，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗及醫(yī)療保障局檔案管理現(xiàn)狀，針對醫(yī)療保障局電子檔案管理建設(shè)提出相關(guān)見解。

1 醫(yī)療保障局電子檔案管理建設(shè)必要性

一是可以優(yōu)化檔案存儲方式。傳統(tǒng)的檔案管理存儲方式，以紙質(zhì)為基本的載體和媒介，因此管理起來較為困難，如所占地域、體積空間大，水、火、蟲害安全隱患多等。而檔案信息化則極大的優(yōu)化了存儲方式，原本所有紙質(zhì)上的檔案信息，都可以通過掃描等技術(shù)，轉(zhuǎn)換為電子版的檔案，然后存儲在硬盤、光盤等信息化媒介上，在非常小的物理空間內(nèi)，就可以存儲大量的檔案信息，非常利于檔案的管理。再者是檔案信息化具有較高的安全性，可以簡便的進(jìn)行備份，即使損壞、丟失，也可以恢復(fù)檔案信息。

二是可以整合檔案管理程序。醫(yī)療保障局檔案管理包括了一系列的工作內(nèi)容、工作環(huán)節(jié)，如信息收集、整理、堅定、保管、編撰、統(tǒng)計、研究、利用等等，客觀來說這些工作是較為復(fù)雜的，前前后后需要經(jīng)歷一個較長的程序過程，所以過去檔案管理工作效率都相對偏低。而在檔案信息化下，上述的這些所有工作，都可以整合到信息化管理平臺中來，負(fù)責(zé)各項工作的人員，可以根據(jù)流程或是具體的工作需求，在一個工作節(jié)點上進(jìn)行所有的事務(wù)處理，減少一些不必要的繁雜操作。

三是可以實現(xiàn)檔案的高度共享。在傳統(tǒng)醫(yī)療保障局檔案管理工作中，受存儲介質(zhì)、傳輸條件的影響，檔案的應(yīng)用是較為困難的。而在信息化的技術(shù)條件下，檔案則可以實現(xiàn)高度的大范圍共享，所有的上下級單位、合作單位等，都可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速的檢索、下載獲得檔案信息，不需要考慮交通，而且時間成本、物質(zhì)成本非常低，可以做到隨用隨取。而且在現(xiàn)如今的大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)下，我們可以對檔案進(jìn)行深入的價值挖掘，得到一些人工難以發(fā)現(xiàn)的具有價值的信息，這樣一來，就可以實現(xiàn)醫(yī)療保障局檔案利用價值的最大化體現(xiàn)。

綜上，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案管理，可以降低醫(yī)療保障局檔案工作人員工作壓力，提高檔案管理效率、管理質(zhì)量，使檔案得到更加高效的利用，更全面和深入的發(fā)揮出檔案管理的價值，所以電子檔案管理的必要性是相當(dāng)之高的，我們應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實踐，有序、高效的推進(jìn)電子檔案管理建設(shè)工作。

2 醫(yī)療保障局電子檔案管理建設(shè)措施

2.1 健全電子檔案管理平臺

檔案收集是檔案管理工作的一個起始環(huán)節(jié)，對后期的檔案管理工作影響直接、巨大，如果檔案收集不到位，后期不論是編撰、分析、利用，就都會困難重重，出現(xiàn)“巧婦難為無米之炊”的尷尬局面，在信息化的電子檔案管理工作中，情況同樣是如此。而為了保證醫(yī)保局所有的檔案信息，都可以得到快速、全面的收集，我們當(dāng)前應(yīng)當(dāng)主要做的是健全電子檔案管理平臺。簡單來說，就是要基于現(xiàn)有醫(yī)保局電子檔案管理平臺上，擴(kuò)展、延長其終端，使醫(yī)保局電子檔案管理平臺可以覆蓋各方面工作范圍，使得檔案信息在產(chǎn)生后便被立即收集到電子檔案管理平臺匯總、分類，等待下一步的編撰、分析、存儲與利用，這樣一來就可以避免所有的電子檔案信息被快速、及時、全面的回收，不會發(fā)生任何的遺漏，提高檔案信息收集的效率與完整性。

2.2 構(gòu)建責(zé)任體系完善制度

醫(yī)保局可以根據(jù)各個電子檔案管理工作的崗位設(shè)置，合理劃分為其工作內(nèi)容，以及工作責(zé)、權(quán)，并編制成明確的工作手冊，為檔案管理工作的實踐，提供基本指導(dǎo)。并需要在電子檔案管理信息化平臺系統(tǒng)的建設(shè)中，合理的劃分系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，保證權(quán)限分配與其工作需求相適應(yīng)即可，避免系統(tǒng)權(quán)限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責(zé)任的追究。同時，制定完善電子檔案管理規(guī)章制度，一方面要參考和依據(jù)國家的相關(guān)法律、政策，如《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，另一方面又要切實迎合自身的檔案管理工作需求，細(xì)化檔案管理的具體條例，突出電子檔案管理的相關(guān)特點、需求，嚴(yán)防工作當(dāng)中可能出現(xiàn)的各種問題。如電子檔案各管理崗位的崗位制度、電子檔案管理的索引歸檔制度、電子檔案備份保存制度、電子檔案管理用戶權(quán)限調(diào)用制度、電子檔案保密及銷毀制度等。

2.3 重視電子檔案安全管理

醫(yī)保局電子檔案管理建設(shè)過程中需要重視的一個關(guān)鍵問題便是安全，在當(dāng)前信息時代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題十分重要，在醫(yī)保局電子檔案管理中，其安全方面可以著重從下面幾點進(jìn)行：首先，是要確保醫(yī)保局中電腦為專機(jī)專用，不要私自鏈接外網(wǎng)。其次，在日常要注意重視系統(tǒng)掃描，在確保系統(tǒng)安全后在進(jìn)行使用。再次，是針對醫(yī)保局中所使用的光盤、U盤等經(jīng)常進(jìn)行檢查，并做好其中信息備份，避免因為設(shè)備損壞而造成檔案信息丟失。最后是要重視檔案電子管理建設(shè)安全防護(hù)體系的建設(shè)，軟件安裝要經(jīng)過殺毒軟件或防火墻，利用漏洞掃描技術(shù)或簽署技術(shù)來確保檔案信息安全。

2.4 挖掘利用電子檔案信息

檔案信息必須要得到利用才能體現(xiàn)出其價值，但雖然編撰后的檔案信息具有了一定的有序性，但是在有用信息的提取方面，依然存在很大的難度，單憑人力來說，很難從中獲取到有價值的信息。不過在信息化、電子化的技術(shù)條件下，我們則可以更好的挖掘、利用檔案信息，同時這也是在電子檔案管理中，我們應(yīng)當(dāng)重點落實的一項任務(wù)。例如，要借助于大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)的技術(shù)，從大量的檔案信息中，進(jìn)行深入的、全面的信息挖掘、利用，為醫(yī)保局各項工作開展依據(jù)和參考，提高醫(yī)保局工作效率。

2.5 加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)

除了要加強(qiáng)檔案電子管理建設(shè)之外，還要注重檔案管理人員專業(yè)能力、信息技術(shù)及綜合素質(zhì)的提升。在電子檔案管理背景下，對醫(yī)保局檔案管理人員提出更高要求，很多檔案管理相關(guān)工作都是在計算機(jī)基礎(chǔ)上完成，因此需要醫(yī)保局檔案管理人員不斷提升自身專業(yè)知識，除了要掌握檔案管理相關(guān)知識與技能之外，還需要懂得計算機(jī)相關(guān)操作知識，能夠正確運(yùn)用計算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，確保檔案管理的高效性、規(guī)范性及安全性。醫(yī)保局應(yīng)定期針對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升其工作技能，適應(yīng)當(dāng)前新時代下電子化檔案管理要求。

3 結(jié)語

醫(yī)療保障局檔案電子建設(shè)屬于重要的、艱巨的任務(wù)，需保存的檔案資源內(nèi)容多，涉及面廣，管理人員應(yīng)緊跟時代步伐，結(jié)合醫(yī)療保障局具體情況，從多方著手，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，樹立全新觀念，投入更多資金，注重硬件設(shè)備完善，加大管理技術(shù)研究力度，必然能確保檔案電子化建設(shè)工作穩(wěn)步推進(jìn)，為醫(yī)保局工作高效開展提供幫助。

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