企業(yè)檔案數(shù)字化存在的問題及解決方法

魏微

摘 要：檔案數(shù)字化管理是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的一個重要方向。隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，信息化管理檔案方式應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理需要不斷創(chuàng)新，緊跟時代的腳步，緊扣時代的需求。就目前企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程來看，雖然已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但是存在著一些需要解決的困難和問題，需要進(jìn)一步的解決。本文就當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化過程中存在的問題進(jìn)行了總結(jié)分析，以為實際工作提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;數(shù)字化;問題;方法

隨著檔案信息化的推進(jìn)，數(shù)字檔案工程在國內(nèi)的建設(shè)不斷擴(kuò)大，檔案管理部門意識到并達(dá)成共識，有必要制定統(tǒng)一的數(shù)字檔案館架構(gòu)，應(yīng)用到各企事業(yè)單位。特別是在企業(yè)檔案管理中，通過企業(yè)檔案數(shù)字化管理，可以更好的提升檔案管理服務(wù)水平，提升信息資源利用率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與文化的傳播。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義

數(shù)字化的檔案信息和信息化的檔案管理手段是檔案數(shù)字化管理的兩個主要內(nèi)容。檔案數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)信息管理工作的主要內(nèi)容，檔案完整性和使用價值的高低其實就是企業(yè)管理水平的一種體現(xiàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)對企業(yè)管理來說，其一，由于縮小了占地空間，節(jié)省了保管費(fèi)用，為企業(yè)節(jié)約了運(yùn)營成本，還有效避免了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的資料反復(fù)復(fù)制浪費(fèi)紙張，浪費(fèi)人力的問題。其二，檔案數(shù)字化建設(shè)中通過充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源為企業(yè)提供當(dāng)下急需的信息資源，整個過程便捷高效，促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)效率的提高。其三，檔案數(shù)字化建設(shè)最大化實現(xiàn)了資源的共享，檔案信息可直接通過網(wǎng)絡(luò)渠道供多個使用者下載，提高了檔案信息的利用率，充分發(fā)揮了檔案信息的價值，在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理效益的提高。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化過程中存在的主要問題

2.1 企業(yè)對檔案管理信息化的意識淡薄

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，企業(yè)檔案工作習(xí)慣于手工檔案管理模式，注收集輕統(tǒng)計，沒有意識到檔案管理信息化的重要作用。再加上相比老式的檔案管理，企業(yè)檔案管理信息化耗費(fèi)的資本較高，且系統(tǒng)建設(shè)復(fù)雜，多數(shù)企業(yè)管理者未能給予高度重視，認(rèn)為這項工作可有可無，無法給企業(yè)帶來利潤。

2.2 數(shù)字化管理不科學(xué)

目前的數(shù)字化管理不科學(xué)，主要表現(xiàn)在四個方面。第一，在實際工作中，許多企業(yè)的辦公系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存在不兼容的問題，這一問題的存在為檔案管理工作增加了工作難度，在相關(guān)文件需要整理歸檔的時候，往往需要進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換才能順利歸檔，極大地增加了工作負(fù)擔(dān)，降低了企業(yè)的工作效率。第二，一般情況下，企業(yè)在保存管理電子檔案的同時也會保存紙質(zhì)檔案，這造成了許多不必要的浪費(fèi)。許多企業(yè)對建立數(shù)字化檔案管理的工作缺乏足夠的認(rèn)識，在實際工作中，對電子檔案的接受度不夠，而在時代發(fā)展的今天，建立電子檔案是一種必然的趨勢，然而相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行了電子檔案整理工作后又對相關(guān)紙質(zhì)檔案進(jìn)行實施歸納整理工作，在浪費(fèi)紙張資源的同時也浪費(fèi)了人力資源，極大地降低了企業(yè)的工作效率。

2.3 專業(yè)的機(jī)構(gòu)和人才嚴(yán)重不足

企業(yè)由于自身企業(yè)的發(fā)展時間較短，需要更加專業(yè)的機(jī)構(gòu)和人才對其檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)加以宣傳和拓展，以更好的完成相關(guān)產(chǎn)品的研發(fā)及相關(guān)項目的開展和進(jìn)行。但是，目前中國企業(yè)能夠通過企業(yè)檔案數(shù)字化管理充分了解和應(yīng)對嚴(yán)重缺乏專業(yè)機(jī)構(gòu)的問題。同時由于企業(yè)不僅涉及到金融方面的知識，還涉及到營銷、法律甚至外語等等多個方面的知識，因此對于相關(guān)從業(yè)人員的要求也較高，目前，中國企業(yè)也嚴(yán)重缺乏可以從事企業(yè)檔案的數(shù)字化管理業(yè)務(wù)人員。

3 推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化的方法

3.1 有選擇地進(jìn)行檔案數(shù)字化

不同的企業(yè)可以根據(jù)自身的情況選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)，對進(jìn)行優(yōu)化后的館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化，這是檔案信息資源建設(shè)的最基礎(chǔ)工作;對館藏體系進(jìn)行認(rèn)真研究，確定特色檔案，如聲像、實物檔案，并選擇這些特色檔案進(jìn)行全文數(shù)字化;根據(jù)企業(yè)需求，確定核心檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，如產(chǎn)品、科研類檔案;選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這可以根據(jù)定期或不定期的檔案利用統(tǒng)計結(jié)果來確定，比如設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案等;針對企業(yè)重點項目和工作所涉及的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。

3.2 培養(yǎng)檔案信息化人才

當(dāng)前已進(jìn)入信息化時代，檔案管理人員除了要完成傳統(tǒng)載體檔案管理工作，還要承擔(dān)電力文件歸檔與電子檔案管理、數(shù)字檔案室建設(shè)等新任務(wù)，需要既通曉信息技術(shù)，又要懂信息資源管理，這對檔案人員個人素質(zhì)和專業(yè)有了更高的要求。因此需大力加強(qiáng)對信息化人才隊伍的建設(shè)、加大培訓(xùn)力度，并注重引進(jìn)一些全面發(fā)展的高素質(zhì)人才。

3.3 構(gòu)建安全保障體系

將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，雖然避免了紙質(zhì)檔案易于遭受的意外狀況，但電子信息的安全隱患也不容小覷。隨著企業(yè)檔案管理水平不斷提升，企業(yè)對于保密管理工作也日益重視。因此，在檔案管理中，建立有效的安全保障體系、加強(qiáng)安全管理也勢在必行。企業(yè)需要對檔案管理的安全保障技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行部署，引進(jìn)信息技術(shù)相關(guān)人才，綜合采用訪問控制技術(shù)、密鑰技術(shù)等措施，對信息進(jìn)行加密存儲，對信息采取有效控制，進(jìn)而保障檔案信息資料的安全，避免別有用心的人員侵入系統(tǒng)，造成公司隱私數(shù)據(jù)的泄露。

4 結(jié)語

新時期，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和自動化辦公在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢日趨明顯。在此大環(huán)境之下，企業(yè)需要提高對檔案管理工作的關(guān)注度，改變傳統(tǒng)的管理觀念，主動推進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立。做好企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅能幫助企業(yè)提高工作效率，還能讓企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力得到提升，使企業(yè)的發(fā)展得到全面促進(jìn)。

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