辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)對接的設(shè)計與實現(xiàn)

摘 要：隨著電子技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案文檔一體化的發(fā)展路程中，原有的檔案和文件分開，管理的狀態(tài)已經(jīng)被打破，文案檔案文檔管理必須實現(xiàn)整體績效的提升。通過電子自動化辦公自動化和檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案案卷的易于掌控、切實可行的保管。在文件資料的管理上，幫助企業(yè)文書辦公自動化和檔案管理人員實現(xiàn)了電子文件全新辦公自動化和檔案管理模式的全過程自動化應(yīng)用[1]。

關(guān)鍵詞：辦公;自動化系統(tǒng);檔案管理系統(tǒng);對接;設(shè)計;實現(xiàn)

1 辦公自動化的定位

機(jī)關(guān)辦公自動化工作是提升機(jī)關(guān)管理效率重要措施，一個成功的辦公自動化系統(tǒng)，可以處理機(jī)關(guān)內(nèi)各方面工作信息，并在此基礎(chǔ)上對信息進(jìn)行高度綜合，為全體人員提供綜合服務(wù)，達(dá)到提高整體工作效率和工作質(zhì)量的目的：1）信息服務(wù)。相對于傳統(tǒng)的工作方式來說，辦公自動化就是利用現(xiàn)代化手段、以全新的工作方式為機(jī)關(guān)全體人員安全、及時、準(zhǔn)確、全面地提供各種相關(guān)信息，如各類業(yè)務(wù)信息，文書信息，檔案信息等。2）輔助管理。即將各級機(jī)關(guān)及本單位內(nèi)部制定的各方面規(guī)章制度、處理工作規(guī)定、工作細(xì)則等固化在應(yīng)用程序中，當(dāng)機(jī)關(guān)工作人員在使用計算機(jī)系統(tǒng)處理日常工作時，就“必須”執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定。用現(xiàn)代化手段實現(xiàn)輔助管理，可以盡量減少機(jī)關(guān)工作人員因主觀因素對工作可能造成的不利影響。3）規(guī)范工作。借助于計算機(jī)技術(shù)處理單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)工作、文書處理、檔案管理工作及督查催辦等工作，在模擬實現(xiàn)手工操作的同時，將相關(guān)工作更加條理化和規(guī)范化，借助辦公自動化系統(tǒng)處理工作可以方便的將機(jī)關(guān)工作中難以量化的工作量化。

2 目前辦公自動化和檔案管理的現(xiàn)狀

計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，電子文件生命周期管理中引入了自動化技術(shù)，將文件連續(xù)體和文件周期理論加以實現(xiàn)。例如近年來提出的優(yōu)化和完善的自動化管理的方案，解決了文檔一體化進(jìn)程中存在的問題，同時也將文檔一體化管理和自動化管理落實到實處。一文檔檔案自動化管理理論基礎(chǔ)論述。在辦公自動化和檔案管理的發(fā)展過程中，通過對文檔一體化管理，不斷創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公自動化和檔案管理工作和人工管理工作加以延續(xù)和優(yōu)化，實現(xiàn)了電子檔案文檔管理文件和檔案的自動化管理，將文件和檔案管理工作融為一體，產(chǎn)生了相互的聯(lián)系。電子文件從最初的采集到最后永久的保存，是一個完整的運(yùn)動過程。通過自動化文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)了這一過程，這是技術(shù)帶來的變革[2]。通過自動化技術(shù)構(gòu)建了文件多維坐標(biāo)體系的運(yùn)動過程，是能夠確保辦公自動化和檔案工作順利開展的[3]。

3 辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)對接的設(shè)計與實現(xiàn)

辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的對接是一個單向的數(shù)據(jù)傳遞過程。根據(jù)某高校的實際情況，需要構(gòu)建一個用于接收辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換以及將轉(zhuǎn)換好的數(shù)據(jù)發(fā)送給檔案管理系統(tǒng)。還需要在檔案管理系統(tǒng)中構(gòu)建電子文檔歸檔功能模塊，完成數(shù)據(jù)接收、審核檢查、信息補(bǔ)充等功能。來實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的對接。轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的獨(dú)立開發(fā)，增加了其移植性和維護(hù)性，也便于后續(xù)在相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用。將其解析并存儲到數(shù)據(jù)庫中做記錄;將有效數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一一對應(yīng)，并自動生成部分?jǐn)?shù)據(jù)信息，自動生成的這部分?jǐn)?shù)據(jù)信息，是指接收的數(shù)據(jù)信息中所缺少的，需要檔案管理系統(tǒng)通過對接收的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類整合等處理后所生成的歸檔必須字段;還有少部分?jǐn)?shù)據(jù)信息需要工作人員根據(jù)專業(yè)知識以及實際情況進(jìn)行合理填寫。

3.1 轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計

轉(zhuǎn)換系統(tǒng)使用B/S模式，即瀏覽器和服務(wù)器架構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)可以有效地降低資源成本，提高設(shè)計的系統(tǒng)性能。轉(zhuǎn)換系統(tǒng)采用Java編程語言，Mysql數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的開發(fā)模式，采用三層架構(gòu)，即表示層、邏輯層以及數(shù)據(jù)持久層，具有很好的兼容性、穩(wěn)定性，也便于后期維護(hù)和升級。表示層：主要是使用瀏覽器來顯示應(yīng)用系統(tǒng)的圖形頁面，用戶可以通過瀏覽器接收或發(fā)送業(yè)務(wù)請求。瀏覽器則需要通過HTTP協(xié)議發(fā)送用戶請求到服務(wù)端，瀏覽器向用戶展示響應(yīng)的請求時，服務(wù)端則會通過識別HTTP的發(fā)送數(shù)據(jù)，驗證用戶是否存在，然后會將返回給用戶的信息進(jìn)行接收，并通過瀏覽器將具體業(yè)務(wù)的響應(yīng)內(nèi)容展示給用戶。邏輯層：邏輯層提供了系統(tǒng)的各個核心服務(wù)以及業(yè)務(wù)服務(wù)的實現(xiàn)，它主要功能就是在成功接收到客戶的業(yè)務(wù)請求后，通過從前端傳輸過來的數(shù)據(jù)，進(jìn)行主要的業(yè)務(wù)邏輯實現(xiàn)，包括業(yè)務(wù)邏輯跳轉(zhuǎn)，實時數(shù)據(jù)判斷處理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)所需的工具類等，通過持久層可以實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的增刪改查功能，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)實時的管理操作，最后通過持久層返回的狀態(tài)，將業(yè)務(wù)邏輯處理結(jié)果，通過邏輯層處理，進(jìn)而返回給用戶，實現(xiàn)整個業(yè)務(wù)邏輯功能，通過瀏覽器將實時畫面展示給操作人員。數(shù)據(jù)持久層：數(shù)據(jù)持久層實現(xiàn)了系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)的存儲和訪問，依賴不通的服務(wù)特點(diǎn)選擇不同類型的存儲服務(wù);另外，通過該層實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲的可靠性、可用性和維護(hù)性。數(shù)據(jù)存儲層均是標(biāo)準(zhǔn)訪問接口，可以方便遷移。

3.2 檔案管理系統(tǒng)用戶登錄功能設(shè)計

由于待歸檔的電子文檔數(shù)據(jù)信息及其全文具有一定的保密性與嚴(yán)謹(jǐn)性，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)電子文檔歸檔實際需求，本文需要對使用這一業(yè)務(wù)流程的用戶進(jìn)行權(quán)限劃分，共劃分為兩個用戶角色，分別為檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)管理員。不一樣的角色登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)會根據(jù)角色的不同，提供不同的界面。

3.3 轉(zhuǎn)換系統(tǒng)功能分析

1）數(shù)據(jù)導(dǎo)入：轉(zhuǎn)換系統(tǒng)啟動后，可以自動上傳存儲電子文檔數(shù)據(jù)信息的EXCEL文件，系統(tǒng)會對導(dǎo)入的EXCEL文件自動進(jìn)行解析，解析后的結(jié)果會保存到數(shù)據(jù)庫做記錄。

2）數(shù)據(jù)保存：對于上傳的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)可以自動對其進(jìn)行保存操作。

3）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與發(fā)送：對于已保存的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)會對其進(jìn)行自動轉(zhuǎn)換，并將轉(zhuǎn)換成功的數(shù)據(jù)信息與其相應(yīng)的電子文檔全文通過Socket通信技術(shù)自動發(fā)送給檔案管理系統(tǒng)。本文除了提供通過上傳EXCEL文件獲取電子文檔數(shù)據(jù)信息，還可以通過調(diào)用辦公自動化系統(tǒng)所提供的Web Service接口，來獲取存儲電子文檔數(shù)據(jù)信息的XML格式文件，對接收到的XML，轉(zhuǎn)換系統(tǒng)會自動對其進(jìn)行解析，并將其自動保存到數(shù)據(jù)庫表中做記錄，然后轉(zhuǎn)換系統(tǒng)會將保存的數(shù)據(jù)信息與電子文檔全文通過Socket通信技術(shù)自動發(fā)送給檔案管理系統(tǒng)。

4 結(jié)束語

采用辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了辦公文檔自動化管理，是依據(jù)當(dāng)前辦公自動化和檔案管理的需求，不斷總結(jié)辦公自動化和檔案管理中優(yōu)秀經(jīng)驗，完成文檔一體化自動化管理的平臺建設(shè)。在當(dāng)前數(shù)字化環(huán)境不斷發(fā)展的前提下，對于辦公室辦公自動化和檔案管理意識以及辦公自動化和檔案管理的整合速度都要予以提升，真正做到對數(shù)據(jù)自動化集成深層次挖掘檔案價值，完成文檔自動化管理工作最終目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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[3]岳吉.辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（22）：48.

作者簡介

楊巍巍（1980-），女，吉林省松原市，吉林油田勘察設(shè)計院，文學(xué)學(xué)士，中級職稱，研究方向：辦公自動化與檔案管理。