現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策探討

高苗苗

摘 要：近年來，受信息技術蓬勃發(fā)展的影響，現(xiàn)代辦公自動化早已成為檔案管理的工作常態(tài)，其文件漸漸由紙質形式向電子文件轉變，促使傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著全新的機遇及挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質檔案為管理主體，其耗時長且易出錯，而應用于現(xiàn)代辦公技術能充分發(fā)揮計算機的作用，大幅度提高檔案管理的準確性及時效性。本文以現(xiàn)代辦公技術為切入點，分析其對檔案管理的影響，進一步提出具體的應用對策，旨在為相關從業(yè)人員積累更多的實踐經(jīng)驗。

關鍵詞：現(xiàn)代辦公技術;檔案管理;影響及對策

通常，現(xiàn)代辦公技術下檔案管理工作指，以計算機及計算機系統(tǒng)為依托所進行檔案管理的工作過程;換而言之，現(xiàn)代辦公技術推動檔案管理模式向無紙化及電子化方向轉變，促使傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著全新的機遇及挑戰(zhàn)。與紙質文件相比，電子文件必須借助相應的現(xiàn)代化辦公設備予以讀取，基本實現(xiàn)計算機等其它電子設備傳輸分享的目標[1]。同時，即便電子文件管理不存在場地或其它條件的局限及要求，但是計算機設備對于周圍環(huán)境的應用標準相對嚴格。一旦相關管理人員尚未從根源上認識到現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的重要性則可能影響其總體管理效率，甚至可能造成管理失誤。鑒于此，本文針對現(xiàn)代辦公技術對檔案管理影響及對策的研究具有重要的現(xiàn)實意義。

1 現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響

1）電子文件易修改。受現(xiàn)代化辦公技術下檔案普遍為電子化文件的影響，電子文件極易被篡改及被偽造，得到越來越多檔案管理人員的關注及重視。與紙質文件相比，電子文件極易被人隨意修改偽造。即便信息技術趨向成熟，能有效保護電子文件內(nèi)容的準確性及時效性，但是文件易被修改的特性仍無法改變，造成文件保管安全事故時有發(fā)生[2]。同時，電子文件被篡改后難以識別被修改的痕跡。無論檔案管理工作中是否引進科學的檔案修改識別技術，都無法保證其追蹤效果?？偠灾娮游募O易被人胡亂修改且無法快速追蹤其修改痕跡，其特性決定檔案管理安全性要求趨向嚴格。

2）技術更迭速度快。由于現(xiàn)代辦公技術以計算機系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)為依托演變發(fā)展而來，電子計算機軟件更新迭代速度相對較快，促使電子文件只有持續(xù)改變其原有的格式，方可滿足全新技術的使用要求。同時，計算機硬件更新迭代速度快，極大程度上縮短了其使用年限，尤其是存儲電子文件時，必須存儲于磁盤中。通常情況下，磁盤使用年限不超過4年，一旦超過4年則明確要求計算機予以定期檢修更換其磁盤[3]。此外，計算機軟件類型多樣且更迭速度快，使用計算機軟件開展檔案管理后軟件無法始終處于一成不變的狀態(tài)，需要自行適應檔案管理工作要求完成系統(tǒng)更新升級換代。計算機硬件及軟件更新存在引發(fā)檔案信息受損丟失問題的可能性。

3）難以界定電子化。受電子文件制作及傳播屬于無實物化范疇的影響，決定電子文件與紙質文件相比，其文件原件的界定難度相對較高。通常情況下，紙質文件以文件復印程度為參照評估其是否為原件，但是電子文件受自身可顯示于計算機的影響，多人可隨意移動設備拷貝文件，不存在相應的局限性。無論拷貝主體是誰或拷貝區(qū)域在哪或拷貝時間，所獲取的文件與原件完全相同[4]。由此可見，電子文件無法準確界定其原件，客觀上要求相關檔案管理人員加大對于電子文件管理的重視程度，以保證電子文件準確性為前提條件，做好檔案管理各項工作，促使檔案管理模式始終處于正常運轉狀態(tài)。

2 現(xiàn)代辦公技術下檔案管理的實施對策

現(xiàn)代化辦公技術對于檔案管理工作的影響相對深遠，不只改變原有的傳統(tǒng)管理理念，更革新現(xiàn)有的管理方法及管理模式，大幅度提高管理人員的綜合素質要求。如何做好現(xiàn)代辦公技術下檔案管理工作，得到越來越多從業(yè)人員的關注及重視。除有效區(qū)分電子文件及紙質文件外，重點消除影響電子文件真實性及完整性的風險因素，持續(xù)提升管理人員綜合素質水平。

1）重視歸檔保存。在實際管理的過程中，相關管理人員秉持實事求是的工作原則，立足于電子文件特點，靈活運用現(xiàn)代化辦公技術，做好檔案歸檔及保存等方面工作，仔細填寫檔案歸檔及保存記錄，定期或不定期組織相應的查證工作，預防檔案管理期間出現(xiàn)篡改或丟失的情況，確保檔案信息的完整性[5]。同時，重點區(qū)別電子檔案原件，強調(diào)保護電子檔案原件中各項原始信息，充分發(fā)揮技術處理的作用，消除影響文件安全性的風險因素，例如：通過將所有歸檔文件屬性設置為已讀等方法，確保文件始終處于被讀取且無法被修改的狀態(tài)，大幅度提高檔案管理的工作效率。

同時，以保護電子檔案信息數(shù)據(jù)安全性為前提條件，做好相應的檔案保存工作，持續(xù)擴大成本投入，大力建設計算機機房等基礎設施，嚴格控制計算機機房內(nèi)溫度及濕度，確保計算機硬件及軟件始終處于正常運行狀態(tài)，特別是計算機硬件占據(jù)著檔案管理極其重要的地位及作用。此外，檔案管理單位結合自身具體情況及檔案資源規(guī)模，搭建具有區(qū)域特色的電子檔案讀取及傳播授權機制，規(guī)范電子檔案讀取及傳播的環(huán)節(jié)，真正意義上做到電子檔案讀取及傳播有規(guī)可循及有章可依，大大降低隨意修改或篡改電子檔案信息數(shù)據(jù)問題的發(fā)生率，有助于保證電子檔案信息數(shù)據(jù)的準確性。

2）實施雙套管理。從目前我國機關單位檔案管理水平來看，部分單位傾向于將紙質文件向電子文件轉變進行保存管理，能極大程度上減輕檔案管理工作量，有利于檔案管理各項工作有效開展。受電子文件無法全面替代紙質文件的影響，其管理機制及管理技術均有待提升，而實施全面電子化可能埋下檔案管理安全隱患。因此在實際管理的過程中，相關管理人員必須推行紙質文件與電子文件雙套管理模式，以保證紙質文件與電子文件相對應為前提條件，做好紙質文件的歸檔工作，預防電子文件受損后能充分發(fā)揮紙質文件的參考作用，消除影響檔案管理工作進程的風險因素。

3）樹立安全意識。由于以現(xiàn)代辦公技術為依托的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式間區(qū)別較大，客觀上要求相關管理人員必須熟練運用計算機及其相關軟件，操作各種管理系統(tǒng)，有助于大幅度提高檔案管理效率。同時，目前我國多數(shù)檔案管理人員普遍存在忽略學習現(xiàn)代化檔案管理技術的問題，尚未形成信息安全保護意識，難以增強其自身業(yè)務水平。因此在實際管理的過程中，相關單位秉持以人為本的工作原則，通過崗位培訓及人才引進等方法組建專業(yè)化管理團隊，以樹立管理人員安全意識為前提條件，規(guī)范管理人員的操作行為，消除影響檔案管理工作的風險因素。

3 結語

通過本文探究，認識到隨著信息時代來臨的影響，各個行業(yè)及各個領域的工作方式及工作流程均發(fā)生翻天覆地變化，尤其是檔案管理工作，占據(jù)著信息管理極其重要的地位及作用。因此，相關管理人員秉持具體問題具體分析的工作原則，全面分析現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響，緊跟現(xiàn)代化辦公技術的普及進程，持續(xù)細化檔案管理機制，扭轉自身對于檔案管理的認知，并且強化管理人員的培養(yǎng)力度，為促進我國檔案管理水平的提升提供強有力的支持。

參考文獻

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[3]黃偉瑛.如何做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2018（07）：31.

[4]朱文澍.現(xiàn)階段無紙化辦公條件下的電子檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務，2018（07）：63-64.

[5]代安.醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下的探討[J].辦公室業(yè)務，2017（19）：119.