加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

張淑慧

摘 要：在我國的企業(yè)和事業(yè)單位中，檔案管理工作一直是重點，因為檔案具有文字、聲音、圖像的載體的價值，也是記載企事業(yè)信息的單元。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足工作需求，因此我們必須將檔案信息化管理提到日程上來，以電腦技術(shù)為支持，構(gòu)建全國統(tǒng)一的信息管理平臺，希望能以此提高各單位的工作效率和準確率，支持單位發(fā)展。筆者首先介紹了檔案管理信息化的概念，繼而給出了工作的創(chuàng)新辦法，希望能對檔案信息化管理發(fā)展作出自己的一點貢獻。

關(guān)鍵詞：信息時代;辦公室檔案管理;創(chuàng)新研究

隨著社會的不斷進步，企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理利用工作也應(yīng)當與時俱進，在保證辦公室日常管理工作順利完成的同時，還應(yīng)當提出更科學的改進措施，改變原有的檔案管理手段，不斷提高檔案管理利用的質(zhì)量水平，以便更加適應(yīng)社會和時代發(fā)展的要求。本文主要分析了企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案日常管理的基本內(nèi)容，以及為進一步促進檔案管理的工作效率而提出了一些相關(guān)的改進措施，以此來推動企業(yè)和事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量水平。

1 檔案管理信息化的特點

檔案管理信息化有三個主要特點：

1）它的工作步驟一定要遵守由上級部門和國家機構(gòu)建立的法律法規(guī)和各項條例。2）檔案管理信息化的工作內(nèi)容主要是將傳統(tǒng)方式記載的文件存檔轉(zhuǎn)化成電子版的文件檔案，信息化時代，其明顯的特點就是各個政府機構(gòu)、學校和企業(yè)的實物存檔變成電子版檔案。3）檔案管理信息化比傳統(tǒng)檔案管理模式更具強大優(yōu)勢，易于保存和調(diào)用，使工作更方便。

2 信息化時代檔案管理創(chuàng)新的對策

2.1 調(diào)整檔案收集方法，改善檔案收集途徑

在檔案社會化管理的收集環(huán)節(jié)中，以往收集范圍、收集渠道、收集要求與收集補充制度的規(guī)定都適用于現(xiàn)在的社會化管理模式，但在收集方式和收集重點上可以適當加以調(diào)整，彌補傳統(tǒng)檔案收集的不足。由于計算機、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)的運用，輔之以相應(yīng)的輸入輸出設(shè)備，可以實現(xiàn)檔案由實態(tài)到虛擬的轉(zhuǎn)變，使邏輯收集即信息收集成為可能。

2.2 完善辦公室檔案管理機制

科學的規(guī)章制度是高效工作的基礎(chǔ)與前提，鑒于目前我國機關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位中存在的影響辦公室檔案管理效率的因素，建立起一套科學有效的辦公室檔案管理機制是非常必要的。新時期，機制建立必須要突出體現(xiàn)時代性和創(chuàng)新性，不能僅僅復制以往的成熟經(jīng)驗和既有體制，更加不能單純模仿舊有經(jīng)驗。新時期構(gòu)建全新的辦公室檔案管理機制，必須要結(jié)合新時期的新特點和新要求，與實際工作緊密結(jié)合，最終目的就是要滿足實際工作要求，為事業(yè)發(fā)展作出貢獻。建立的規(guī)章制度，要科學合理、準確細致、可操作性高、靈活程度高，要堅決杜絕形式主義的滋生泛濫，拒絕讓規(guī)章制度流于形式，確保檔案管理工作的科學合理。同時，要重視辦公室檔案的電子化管理，盡量做到無紙化辦公與管理，構(gòu)建機關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化管理流程，堅決執(zhí)行工作要求，建立起有效的應(yīng)急體制，確保在非常情況發(fā)生之時，能夠在短時間內(nèi)讓檔案管理工作回歸正軌。為了完成這一目的，檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理是必不可少的。

2.3 隊伍建設(shè)

企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容多、任務(wù)重，是一項技術(shù)性極強的任務(wù)。那么想要承擔這樣艱巨的工作任務(wù)，企業(yè)和事業(yè)單位就要不斷強化管理人員的專業(yè)技能。一方面，在人員分配環(huán)節(jié)中，堅持選用檔案管理知識豐富的員工，并在工作中實施績效考核，利用責任劃分原則，確定工作性質(zhì)和工作流程，強化管理人員的工作意識。對于能力優(yōu)秀的管理人員進行物質(zhì)獎勵，對于能力不足的員工及時進行培訓。另一方面，在管理人員的培訓上，企業(yè)和事業(yè)單位要根據(jù)考核情況，建立培訓計劃，定期安排專業(yè)的技能培訓，無論是管理技能還是信息技術(shù)的掌握，都要進行合理的培訓安排。尤其在管理人員的信息技術(shù)水平提升上，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備的引進和專業(yè)的技術(shù)指導，強化員工的電子信息技術(shù)掌握能力，讓每一個管理人員都能熟練地操作信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子信息化管理的全面落實。

2.4 優(yōu)化檔案的管理體系以及流程

企業(yè)和事業(yè)單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理標準化的流程。目前各地區(qū)的企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理標準不一致，隨意性非常大，對于企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對企業(yè)和事業(yè)單位辦公室檔案管理進行規(guī)范化，實現(xiàn)區(qū)域之間的統(tǒng)一標準。企業(yè)單位要加強檔案管理者的工作態(tài)度和水平，真正按照公司制定的管理制度進行自我約束，以良好的工作態(tài)度開展工作，才能不斷提高工作質(zhì)量。例如，根據(jù)文件的分類，可以通過不同的方法進行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會不斷歸屬，這種文件管理系統(tǒng)比較完善，提高工作效率，會給企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展帶來幫助。但事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況制定相應(yīng)的文件管理制度，不斷加強員工間的培訓，對每個人有效地實行管理，不僅可以規(guī)范事業(yè)單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各企業(yè)和事業(yè)單位的共享工作。

2.5 資源開發(fā)

伴隨著信息技術(shù)的不斷滲透，企業(yè)和事業(yè)單位工作開始進入信息化時代。而信息化時代的到來也意味著傳統(tǒng)的人工信息錄入、資料保存、信息查找已成為歷史。電子信息平臺的建立和使用成為當代檔案管理的主旋律。首先，在管理設(shè)備的應(yīng)用上，企業(yè)和事業(yè)單位要在意識上明確檔案管理工作的重要性，積極引入先進的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，讓信息的錄入、維護、查詢變得更加快捷方便，加強各部門之間的信息溝通，減少不必要的智能交叉，有效提高各部門的工作效率。其次，在資料的更新維護上，借助電子平臺系統(tǒng)，進行定期的材料數(shù)據(jù)更新，尤其是對于黨員材料、干部履歷、培訓檔案、考核記錄等數(shù)據(jù)隨時錄入，隨時更新，方便資料的查詢和使用。最后，在資料的安全保護上，制定規(guī)范化的平臺使用制度，做到安全登錄、資料保密。從系統(tǒng)使用的角度確保信息的私密性和安全性。與此同時，檔案管理部門還要加強對平臺網(wǎng)絡(luò)的維護，對可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全漏洞及時排查，確保檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運營。

3 結(jié)語

我國企業(yè)和事業(yè)單位都離不開檔案管理，因此檔案管理方法必須與時俱進，即將傳統(tǒng)紙質(zhì)記載檔案轉(zhuǎn)化成信息時代的電子版檔案，然后依照網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建全國一體化的檔案信息平臺，使得文檔的上傳、保存、查詢都更方便快捷。新時代的檔案管理工作需要創(chuàng)新精神，更需要專業(yè)技能和職業(yè)精神的支持。

參考文獻

[1]張寶燕.企業(yè)和事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（2）.

[2]褚玉美.加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：113.

[3]王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：79.