城建檔案的整理和保存問(wèn)題探討

邢丹丹

摘 要：當(dāng)前在進(jìn)行現(xiàn)代化城市建設(shè)的過(guò)程中，檔案的整理和保存工作，是非常重要的內(nèi)容。不僅可以為城市的建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)，而且能夠?qū)窈罂赡艹霈F(xiàn)的搶險(xiǎn)救災(zāi)和城市的變遷工作，提供相應(yīng)的信息和資料。因此在進(jìn)行城建檔案管理的過(guò)程中，必須做好檔案的整理和保存等工作，才能保證檔案在使用的過(guò)程中，更加的快捷高效，為城市的發(fā)展提供有效的支持。但是當(dāng)前在進(jìn)行城建檔案管理的過(guò)程中，還存在一定的問(wèn)題，影響了檔案的整理和保存等工作的開展。本文就城建檔案的整理和保存問(wèn)題進(jìn)行相關(guān)的分析和探討。

關(guān)鍵詞：城建檔案;整理;保存問(wèn)題;分析探討

在信息化的時(shí)代背景下，城建檔案的管理工作有了更好的發(fā)展，并且融合了一些現(xiàn)代化的新技術(shù)。但是因?yàn)檫@項(xiàng)工作在開展的過(guò)程中，會(huì)受到各方面因素的影響，導(dǎo)致檔案的保存和整理工作還存在一些問(wèn)題。這種情況下，相關(guān)的工作人員必須對(duì)檔案的整理和保存工作進(jìn)行細(xì)致的研究，對(duì)存在的各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行全面的分析，才能夠采取有效的措施，對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決，從而提高整理的效率和保存的質(zhì)量，推動(dòng)城建檔案的管理工作進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展，為城市的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[1]。

1 城建檔案的整理和保存工作現(xiàn)狀

1.1 工作人員缺乏管理意識(shí)

當(dāng)前很多項(xiàng)目單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，對(duì)檔案工作的重要性存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，而且自身的管理意識(shí)比較薄弱。在開展工作的過(guò)程中，并沒有重視相關(guān)的工作內(nèi)容，也沒有建立完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，存在較多的工作失誤問(wèn)題，而且也沒有與項(xiàng)目的建設(shè)人員進(jìn)行及時(shí)協(xié)調(diào)。很多項(xiàng)目在建設(shè)的過(guò)程中，沒有對(duì)形成的文件檔案進(jìn)行及時(shí)的整理和歸檔，而且在進(jìn)行管理的過(guò)程中，存在文件丟失等問(wèn)題，還存在一些不按規(guī)定進(jìn)行歸檔的行為[2]。

1.2 缺乏監(jiān)督體制

當(dāng)前在進(jìn)行檔案整理和保存的過(guò)程中，建設(shè)的工作管理體制不是很到位，管理部門和企業(yè)，并沒有對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)。在進(jìn)行項(xiàng)目管理的過(guò)程中，很多工作內(nèi)容比較混亂，在實(shí)施的過(guò)程中存在較多的問(wèn)題，這就給檔案管理工作帶來(lái)了較大的難度。管理人員在進(jìn)行檔案整理和保存的過(guò)程中，也沒有采用依法管理的方式，導(dǎo)致管理水平比較低，工作效率也得不到有效的提高[3]。

1.3 整理方法比較落后

盡管社會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中，項(xiàng)目的發(fā)展制度和合同制度等相關(guān)的管理機(jī)制已經(jīng)基本建設(shè)完善。但是在對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，相關(guān)人員并沒有對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行深入的分析和研究，導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理工作在開展的過(guò)程中，依然采用了落后的管理方式，難以滿足現(xiàn)代的管理需要[4]。

1.4 缺乏專業(yè)的人才

當(dāng)前很多部門都缺乏檔案管理的專業(yè)人才，出現(xiàn)這種問(wèn)題的主要原因，是因?yàn)檫@項(xiàng)工作在發(fā)展的過(guò)程中，社會(huì)價(jià)值被低估，很多單位沒有重視這項(xiàng)管理工作，也沒有根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求對(duì)工作的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新和完善。甚至在創(chuàng)設(shè)崗位的過(guò)程中，也沒有引進(jìn)一些優(yōu)秀的人才，存在工作和人才不對(duì)口的現(xiàn)象。還有的管理人員在開展工作的過(guò)程中，依然按照傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行檔案的整理和保存。這種工作方式不僅無(wú)法滿足城市的建設(shè)需要，而且不符合時(shí)代的發(fā)展需求，會(huì)對(duì)檔案管理工作的開展造成嚴(yán)重的阻礙。甚至很多項(xiàng)目都沒有嚴(yán)格按照規(guī)定形成相應(yīng)的檔案資料，在制定檔案內(nèi)容的過(guò)程中，缺乏準(zhǔn)確性，甚至很多檔案內(nèi)容并不完整，影響了項(xiàng)目的生產(chǎn)和維護(hù)等工作，各級(jí)檔案行政管理部門，應(yīng)該重視這些問(wèn)題[5]。

2 城建檔案的整理和保存工作措施

2.1 建立完善的管理制度

在進(jìn)行城建檔案管理的過(guò)程中，管理制度的確立，對(duì)管理工作的開展質(zhì)量產(chǎn)生直接性的影響。在進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)的企業(yè)必須嚴(yán)格按照國(guó)家的要求制定相應(yīng)的檔案文件，并且根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)情況建立完善的管理制度。在進(jìn)行檔案歸檔過(guò)程中，還應(yīng)該對(duì)歸檔的范圍和時(shí)間進(jìn)行確定，嚴(yán)格按照歸檔的要求開展相關(guān)的工作。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也應(yīng)該嚴(yán)格的按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案分類大綱進(jìn)行合理的編制，從而對(duì)檔案的整理和保存工作提供科學(xué)的指導(dǎo)。在進(jìn)行檔案管理制度制定的過(guò)程中，相關(guān)的人員還應(yīng)該對(duì)制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，將制度落到實(shí)處，才能充分發(fā)揮管理制度的作用，促進(jìn)城建檔案管理工作，進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展[6]。

2.2 采用跟蹤管理模式

在開展城建檔案管理工作的過(guò)程中，要想促進(jìn)這項(xiàng)工作進(jìn)行更好的發(fā)展，就要做好人員的管理工作，確保管理人員能夠?qū)@項(xiàng)工作存在正確的認(rèn)知，并且增強(qiáng)工作人員的管理意識(shí)。在進(jìn)行城建檔案整理和保存的過(guò)程中，還應(yīng)該提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，使其能夠從更高層次對(duì)檔案進(jìn)行管理和服務(wù)，確保檔案管理工作能夠與項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)現(xiàn)一致。在項(xiàng)目剛立項(xiàng)時(shí)，就應(yīng)該立即開展檔案整理和保存等工作，要求項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人重視檔案的管理工作，并且建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)。還要對(duì)崗位的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確，加強(qiáng)法律法規(guī)的宣傳，才能保證這項(xiàng)工作的順利開展。在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)各種文件的制定進(jìn)行有效的監(jiān)督，確保檔案的內(nèi)容更加準(zhǔn)確完整。在進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收的過(guò)程中，應(yīng)該將檔案作為驗(yàn)收的重要資料，做好檔案的交驗(yàn)等工作。通過(guò)部門之間的協(xié)調(diào)和配合，對(duì)檔案進(jìn)行審查，提高檔案的質(zhì)量。

2.3 創(chuàng)新管理途徑

當(dāng)前項(xiàng)目在建設(shè)的過(guò)程中，已經(jīng)制定了完善的管理體制。在進(jìn)行項(xiàng)目管理的過(guò)程中管理模式也變得更加多樣，很多企業(yè)采用了總承包制度。在開展檔案管理工作的過(guò)程中，會(huì)受到這些情況的影響。因此管理人員在開展工作的過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家的法律規(guī)定，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，采用新型的管理模式和方法，確保管理工作能夠符合時(shí)代的要求，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。管理人員應(yīng)該深入的了解項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)制度，根據(jù)制度要求，更好的開展檔案的整理和保存等工作。

2.4 創(chuàng)建優(yōu)秀人才隊(duì)伍

在進(jìn)行檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，要引進(jìn)更多的人才，并且做好人才的培養(yǎng)工作。當(dāng)前各高校已經(jīng)創(chuàng)設(shè)了相應(yīng)的科目，培養(yǎng)了更多的人才，因此相關(guān)的部門應(yīng)該積極的引進(jìn)人才，并且做好人員的培訓(xùn)工作。要對(duì)管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行及時(shí)的更新，并且充分挖掘管理人員的潛力，提高管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，使其能夠更好的開展檔案的整理和保存工作。在進(jìn)行人員培訓(xùn)的過(guò)程中，相關(guān)部門還可以通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，提高人員的管理能力和水平，使其在進(jìn)行檔案整理和保存的過(guò)程中，能夠提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在開展城建檔案整理和保存工作的過(guò)程中，必須根據(jù)城市發(fā)展建設(shè)的實(shí)際情況，采取針對(duì)性的措施，對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行優(yōu)化和完善。在開展工作的過(guò)程中，相關(guān)部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立完善的檔案管理制度，提高人員的管理意識(shí)。還可以采用跟蹤管理的形式，通過(guò)創(chuàng)建優(yōu)秀的管理人才隊(duì)伍，促進(jìn)這項(xiàng)工作進(jìn)行更好的發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還應(yīng)該對(duì)工作形式和內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，確保城建檔案的整理和保存工作，能夠發(fā)揮更大的作用，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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