“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的檔案管理新特點(diǎn)

【摘 要】由于信息技術(shù)發(fā)展迅猛，人們已經(jīng)向高科技時(shí)代邁進(jìn)，在不斷的發(fā)展和建設(shè)中，人們迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，檔案管理中存在一些問題，影響了檔案管理工作的高效開展，檔案管理只有與時(shí)俱進(jìn)，將檔案管理和信息化相結(jié)合，建立信息網(wǎng)絡(luò)型管理體系，并對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改善，才能提升檔案管理的工作效率。先進(jìn)的檔案管理手段使人們的信息更加安全，也使檔案管理人員的工作變得更加簡(jiǎn)單。本文主要闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的影響和檔案管理的新特點(diǎn)，分析檔案管理中存在的問題，并提出幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代中建設(shè)的具體措施。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;信息化建設(shè)

為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作和信息技術(shù)相結(jié)合，建立了檔案管理信息體系，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理體系產(chǎn)生了一定的沖擊力，推動(dòng)著檔案管理不斷的進(jìn)行改進(jìn)和完善。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中利用信息技術(shù)和科學(xué)管理方法幫助檔案管理工作人員進(jìn)行工作，改善傳統(tǒng)的管理模式，促進(jìn)管理工作的效率的提高。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的影響

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息化管理是必然趨勢(shì)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的，在不斷的發(fā)展中檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是必然的趨勢(shì)，只有將管理工作和信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，建立信息化平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，才能跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，開展高效率的工作。其次是由于檔案管理的各類的檔案都是要進(jìn)行永久保存的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有局限性，很容易丟失或破損，對(duì)于檔案管理人員來說浪費(fèi)時(shí)間且毫無工作效率的。因此，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，將所有的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，進(jìn)行永久儲(chǔ)存，以便于工作人員今后的利用。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代為信息化管理提供技術(shù)支撐

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了云服務(wù)，云儲(chǔ)存等功能，將其應(yīng)用到檔案管理中，為電子檔案建立云備份，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，和傳統(tǒng)的紙媒檔案相比，電子檔案的利用價(jià)值更高，能夠?qū)⒋罅康男畔R集在一起進(jìn)行規(guī)整分類，便于工作人員在工作中的查閱和利用，提高了檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量和效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為檔案管理帶來了大量的數(shù)據(jù)信息，在此背景之下，檔案管理只有做出改革和創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)。針對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息檔案管理一時(shí)間并不能進(jìn)行全面且有效的整理，對(duì)數(shù)據(jù)的分析也僅僅停留在表面，新時(shí)代的到來，為檔案管理提供了信息技術(shù)支撐，為檔案管理提供了強(qiáng)大的存儲(chǔ)空間，利用檔案管理和信息技術(shù)對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，明確數(shù)據(jù)的利用率和價(jià)值，并進(jìn)行分類歸檔，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理管理制度和責(zé)任機(jī)制比較落后

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)檔案管理體系出了更加嚴(yán)格的要求，在當(dāng)下檔案管理中，由于管理制度和責(zé)任機(jī)制比較落后，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，檔案資料中的文字內(nèi)容和數(shù)據(jù)都存在一定的紕漏，嚴(yán)重影響了檔案的應(yīng)用價(jià)值。部分管理人員沒有明確自身的工作內(nèi)容和責(zé)任，導(dǎo)致一些檔案信息的丟失。部分檔案管理部門還是以傳統(tǒng)的文字檢索方式為主，導(dǎo)致檢索、查找工作效率慢。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

檔案管理人員是參與到檔案信息化建設(shè)的主體，是重要的組成部分，但是在當(dāng)下的檔案管理人員普遍存在專業(yè)素質(zhì)不高的情況，實(shí)際操作能力較差，在檔案管理信息化建設(shè)中無法給予更多的支持，對(duì)信息化建設(shè)也沒有太多的認(rèn)知，阻礙了檔案管理信息化的快速發(fā)展和建設(shè)。此外檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)沒有得到及時(shí)的更新，也就意味著檔案信息化建設(shè)缺乏及時(shí)的專業(yè)理論指導(dǎo)，不利于信息化系統(tǒng)的建設(shè)和及時(shí)更新。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的主要措施

（一）加大資金投入，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的研發(fā)

檔案管理的信息化離不開資金的投入和建設(shè)，對(duì)人們的生活也產(chǎn)生了極大的影響，因此政府和部門領(lǐng)導(dǎo)需要重視起來，提供大量的資金支持，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備和信息技術(shù)，幫助檔案管理部門建設(shè)信息化平臺(tái)，開展全面化的信息化服務(wù)。加入各個(gè)信息系統(tǒng)，建設(shè)部門內(nèi)部資源專屬數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，并為數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置權(quán)限，保障檔案信息的安全性。若是在進(jìn)行建設(shè)的過程中出現(xiàn)資金不足的情況，還可以吸收民間資金投入到建設(shè)當(dāng)中。此外還需要為檔案管理提供豐富的人力資源建設(shè)，保障檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和管理效率。

（二）提高檔案管理部門對(duì)檔案信息化的認(rèn)知

檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，使得部門領(lǐng)導(dǎo)和管理人員意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)，敢于摒棄掉傳統(tǒng)的觀念，轉(zhuǎn)變慣性思維，并建立檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和管理化的整體觀念，才能在開展檔案管理信息化建設(shè)時(shí)提供一份助力。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要注重結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，利用儲(chǔ)存量大和時(shí)效性的新特點(diǎn)開展管理工作，推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)力度

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，主要從專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)兩方面出發(fā)。首先是在專業(yè)技能方面，不僅要提高管理人員的管理觀念，還需要滲透各種信息設(shè)備的操作方法，使得工作人員能夠熟練的操作信息化設(shè)備，進(jìn)行線上服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，能夠在短時(shí)間內(nèi)為群眾辦理完業(yè)務(wù)。其次是職業(yè)素養(yǎng)，要求工作人員要明確自身的工作內(nèi)容和責(zé)任，并秉著熱情服務(wù)的服務(wù)原則，為群眾提供更加優(yōu)良高效的服務(wù)。在培訓(xùn)過程中，注重培養(yǎng)工作人員的責(zé)任心，做好思想教育工作，逐步提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

（四）制定相應(yīng)的管理制度

要想提高檔案管理的工作效率，首先要在檔案管理部門內(nèi)部建立完善的管理制度和責(zé)任機(jī)制，保障檔案管理部門高效運(yùn)行。在管理機(jī)制的建設(shè)中，需要堅(jiān)持以人為本的原則來制定管理制度，要求管理人員嚴(yán)格的按照制度開展工作。其次需要建立責(zé)任機(jī)制，使得管理人員明確自身的工作內(nèi)容和工作定位，將具體的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，一旦出現(xiàn)問題，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)并進(jìn)行處罰。此外還可以建立激勵(lì)制度，對(duì)表現(xiàn)突出的管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，有獎(jiǎng)有罰，才能促進(jìn)內(nèi)部工作的團(tuán)結(jié)和穩(wěn)定，推進(jìn)檔案管理的不斷發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理要善于結(jié)合時(shí)代的特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合信息技術(shù)開展檔案管理的信息化建設(shè)，并在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)庫(kù)和信息共享平臺(tái)，不僅方便了檔案管理人員的工作，還有助于今后檔案的利用和儲(chǔ)存。此外還需要建立有效的管理機(jī)制，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，分類保存，利用嚴(yán)格的管理制度對(duì)工作人員進(jìn)行約束。加大對(duì)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)力度，建設(shè)強(qiáng)有力的管理隊(duì)伍，對(duì)檔案管理在新時(shí)代中的改革提供強(qiáng)有力的幫助。

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作者簡(jiǎn)介：張雪（1982—），女，江蘇省宿遷市人，學(xué)歷：本科，單位：江蘇省宿遷市公安局宿豫公安分局指揮中心，研究方向：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案應(yīng)用。