高校圖書與檔案管理工作中存在的問題及策略分析

張立云 任偉

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國對高校圖書與檔案館管理的工作也越來越重視，其工作內(nèi)容包括歸檔、分類以及存儲、查詢等，具有真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性與保密性等特點(diǎn)。但是在高校圖書與檔案館管理工作中還存在著一些問題，因此，作為管理者，需要加強(qiáng)圖書與檔案的管理工作。本文通過分析高校圖書與檔案管理的現(xiàn)狀，探討如何加強(qiáng)高校圖書與檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;檔案管理;問題;策略

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）19-0204-02

檔案是國家以及社會機(jī)構(gòu)或組織、個人在參與社會活動時形成的歷史記錄。而高校圖書館的檔案是非常珍貴的文獻(xiàn)資料，包括教學(xué)、科研等對高校未來發(fā)展有著無可替代作用的資料。但是，隨著社會的發(fā)展，在高校圖書館檔案的管理工作中逐漸暴露了一些問題以及不足之處，急需采取有效的措施去改善。

1 高校圖書與檔案管理的工作現(xiàn)狀

1.1 高校圖書與檔案管理的概況

隨著科技的進(jìn)步，我國早已進(jìn)入數(shù)字化時代，大部分高校已由傳統(tǒng)的圖書館轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訄D書館，完成了圖書檔案建設(shè)數(shù)字化。高校也根據(jù)自己的實(shí)際情況制定了適合自己高校圖書與檔案管理的政策，將圖書館檔案的歸檔、整理、保存以及利用、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作通過信息化數(shù)字處理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化、簡便化以及制度化的管理。通過電子信息技術(shù)，在圖書館檔案的分類、檢索等工作效率方面有了很大程度的提高，同時，在高校圖書與檔案的管理工作效率上也獲得了大幅度的提升。

1.2 高校圖書與檔案的范圍與分類

圖書與檔案的管理工作包括行政類檔案以及業(yè)務(wù)檔案和資產(chǎn)類檔案。

（1）行政類檔案包括工作簡報(bào)、圖書館的通知與通報(bào)、圖書館通訊以及《中國索引》等。除此之外，還包括科研教學(xué)管理、圖書館館史、圖書館擴(kuò)建以及新聞的報(bào)道、館慶報(bào)道、項(xiàng)目管理等。

（2）業(yè)務(wù)檔案指的是高校圖書館的建設(shè)以及發(fā)展情況、讀者的服務(wù)工作、圖書館的安全以及交流工作。

（3）資產(chǎn)類檔案是指高校圖書館內(nèi)的儲存設(shè)備、儀器等固定資產(chǎn)檔案，其中包括圖書、電腦、電子圖書、監(jiān)控、掃描儀、打印機(jī)以及書架等。

除此之外，高校圖書館的檔案還包括高校以外的其他圖書館贈予高校有價(jià)值的文獻(xiàn)、書籍、資料;在高校各項(xiàng)活動中所留下的照片、影像資料以及獎品等。

2 高校圖書與檔案管理存在的問題

2.1 對圖書館檔案管理不夠重視

長期以來，人們都認(rèn)為檔案的管理就是對文件的存儲與保管，包括檔案管理員也認(rèn)為檔案管理這項(xiàng)工作不是高校的主體工作，無論重視與否、做得好壞都不會阻礙高校的發(fā)展，導(dǎo)致很多人對檔案管理這項(xiàng)工作缺乏認(rèn)知，重視度不夠。

2.2 圖書館檔案管理制度不健全

高校其他的業(yè)務(wù)都有明確的規(guī)章制度，但是圖書館檔案的管理制度卻一直得不到完善，仍處于不嚴(yán)謹(jǐn)狀態(tài)，管理員缺乏對檔案的統(tǒng)一管理意識，造成很多檔案、文件歸檔不及時、混亂，很多高校的資料保存不完整甚至丟失，這都與檔案管理制度不健全有著密不可分的關(guān)系。

2.3 圖書館檔案管理設(shè)施陳舊

由于高校對圖書館檔案管理工作不夠重視，在檔案管理設(shè)備上投入較少，使得在當(dāng)代的高校里面，圖書館檔案的管理設(shè)施陳舊，不能及時更新，各種的檔案管理工作依然使用最原始的、純手工操作的方法或者使用未及時升級的借閱管理系統(tǒng)，導(dǎo)致無論是管理員還是教職工、學(xué)生查閱資料時都要花費(fèi)大量的時間。

2.4 管理工作不到位

（1）圖書館檔案管理崗位沒有設(shè)置專職人員來處理日常的檔案管理工作，高校大多會讓行政人員順便兼任檔案的管理工作，由于檔案管理工作內(nèi)容較為繁瑣，造成行政人員沒有足夠的精力管理日常的檔案材料，而檔案不能及時歸檔不僅影響了圖書館檔案管理的整體水平，對高校長遠(yuǎn)發(fā)展來說也造成了一定的影響，由于管理不到位，還會造成很多重要的材料丟失。

（2）高校對檔案管理員沒有正規(guī)的上崗培訓(xùn)，很多管理人員沒有經(jīng)過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對業(yè)務(wù)不熟練，在工作的過程中顯得很不專業(yè)。同時，由于他們對檔案管理工作不夠重視，他們對檔案管理的意識也較薄弱。

（3）有的高校甚至連正規(guī)的檔案室都沒有，沒有地方存儲資料，檔案不能集中管理，更做不到對檔案的保護(hù)以及保密工作。若當(dāng)?shù)貧夂驖駸?，檔案室沒有良好的通風(fēng)條件，很容易造成紙張檔案發(fā)霉，導(dǎo)致檔案的完整性與美觀程度受到很嚴(yán)重的影響。

2.5 檔案資源嚴(yán)重浪費(fèi)

高校圖書與檔案館中有很多重要的科研資料以及教育教學(xué)資料，但由于高校以及檔案管理人員對檔案管理重視度不夠，大家沒有認(rèn)識到這些資料的重要性，使得這些資料得不到很好的利用，檔案不能被利用就失去了它的意義，導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi)嚴(yán)重的現(xiàn)象[1]。

2.6 檔案結(jié)構(gòu)不合理

高校圖書館保管檔案的形式過于單一，很多檔案多以紙張存檔，應(yīng)該增加檔案保管形式，例如：增加電子檔案的數(shù)量以及種類。

3 圖書、檔案管理解決措施

在高校工作中，圖書館檔案管理占據(jù)著十分重要的地位，所保存的檔案資料，是高校成長軌跡以及發(fā)展軌跡的記錄，因此，高校中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，認(rèn)識到其所存在的重要價(jià)值，促使檔案工作能跟上時代發(fā)展腳步，能為高校發(fā)展奠定一定基礎(chǔ)。

3.1 高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視檔案工作

要想檔案管理工作能夠得到持續(xù)性發(fā)展，離不開高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視，而要想提高檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)滿足其對于人力以及財(cái)力的需求。

3.2 檔案工作應(yīng)當(dāng)由專業(yè)人員進(jìn)行專職管理

在對檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)當(dāng)指派專業(yè)人員進(jìn)行專職管理。而管理人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：第一，具有吃苦耐勞的精神，做事認(rèn)真仔細(xì)，具備責(zé)任心;第二，有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，必須是經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)或者學(xué)歷專業(yè)是檔案管理的。要想提高管理人員的素質(zhì)，離不開高校對其投入大量人力、財(cái)力以及物力，應(yīng)當(dāng)采用“走出去請進(jìn)來”方式，促使管理人員能外出進(jìn)行學(xué)習(xí)，以此來提高自身的業(yè)務(wù)水平，也可邀請相關(guān)專家親臨高校進(jìn)行指導(dǎo)。管理人員不僅需要對所有管理業(yè)務(wù)有所熟悉，還應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，采用科學(xué)、有效的管理方法，通過應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，促使自身工作效率得到提高[2]。

3.3 提高檔案管理人員的管理意識

意識是行動的先導(dǎo)，因此在管理檔案過程中，首先應(yīng)當(dāng)改變管理者的管理意識，改變過去不重視檔案管理工作的局面。要想達(dá)到這個目的，應(yīng)當(dāng)先做好相應(yīng)的宣傳工作，促使高校上下對于檔案管理引起重視;其次，作為管理者，應(yīng)當(dāng)提高自身的管理意識，改變以往落后的管理觀念，深刻認(rèn)識到圖書館檔案管理工作對于廣大師生的影響以及相關(guān)工作的開展;最后，高校中的每個部門以及全體職工都應(yīng)當(dāng)主動、積極配合檔案管理部門的相應(yīng)工作。

3.4 管理檔案應(yīng)當(dāng)使用先進(jìn)設(shè)施、設(shè)備

對于高校檔案管理而言，所使用的設(shè)備應(yīng)當(dāng)是先進(jìn)設(shè)備，并且每年應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更新。在硬件方面，首先確保檔案場所擁有足夠空間，需要配置空調(diào)設(shè)備和除濕機(jī)，避免由于潮濕環(huán)境導(dǎo)致檔案受潮;要具備安全意識，要配備防火、防盜設(shè)備，還有攝影設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)、電腦等是必須具備的設(shè)備。在軟件方面，應(yīng)當(dāng)安裝使用檔案管理軟件，并將檔案文件逐一錄入計(jì)算機(jī)中，建立相關(guān)電子檔案，能在很大程度中提高檔案管理的信息利用能力、處理能力和存儲能力，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

3.5 建立科學(xué)、健全的管理制度

建立科學(xué)、健全的管理制度，是做好檔案管理工作的首要條件。因此，高校應(yīng)當(dāng)建立一套科學(xué)的、健全的管理制度，在制定管理制度時，一定要充分考慮高校具體情況，從而制定出具備可實(shí)施性和高校特色的管理制度，制度中要體現(xiàn)出人文關(guān)懷，要科學(xué)、合理。與此同時，還應(yīng)當(dāng)全面落實(shí)檔案責(zé)任制，做到獎懲分明、有責(zé)必究，促使在整個管理工作中，能夠做到妥善保管、按照規(guī)范來操作、按照規(guī)章制度來辦事。

3.6 采取科學(xué)分類方式

由于高校圖書館中紙質(zhì)檔案較多，而其他檔案數(shù)量及種類較少，如電子檔案等，所以應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)的分類方式，依照檔案部門的相關(guān)要求以及圖書館的具體情況，按照不同部門、不同類型等，將檔案分成不同的類型。

3.7 提高管理人員服務(wù)水平與服務(wù)意識

作為檔案管理人員而言，不僅需要提升自我業(yè)務(wù)水平能力，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的服務(wù)意識，促使服務(wù)水平得到提高，在工作中樹立“工作就是服務(wù)”這一理念，端正工作態(tài)度，將科研服務(wù)以及高校教學(xué)當(dāng)作重點(diǎn)工作，以服務(wù)好壞、優(yōu)良當(dāng)作是評價(jià)檔案管理人員是否具備執(zhí)業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，高校應(yīng)充分認(rèn)識到圖書檔案管理工作的重要性，面對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，要提出相應(yīng)的解決措施，加大對圖書館檔案管理工作的重視程度，保證各項(xiàng)工作能夠順利開展，通過建立圖書檔案管理工作體系，制定檔案管理工作的規(guī)章制度，不斷加強(qiáng)對高校圖書與檔案館的管理，提高圖書館檔案管理的水平以及管理人員的綜合素養(yǎng)，提高檔案的利用率，促進(jìn)高校圖書與檔案館管理工作能夠健康有序的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 郭宏瑩.高校圖書與檔案館管理工作中存在的問題及改進(jìn)策略研究[J].才智，2017（19）：52.

[2] 周曉清.圖書館檔案管理中存在的問題以及解決策略[J].信息記錄材料，2017，18（8）：192-193.

[3] 郭瓊映.淺析高校圖書館檔案管理工作中存在的問題及現(xiàn)狀[J].科技資訊，2017，15（12）：219-220.