高校數(shù)字化干部人事檔案管理策略研究

李玉玲

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?人事檔案管理工作的重要性與基礎(chǔ)性一直都被國家所重視，隨著信息化的發(fā)展，對人事檔案管理模式進(jìn)行改變和優(yōu)化的需要日漸突出，為了能夠有效地進(jìn)行整改，各級組織部門對干部人事檔案管理都作出了一系列新的修訂與改變。因此，為了更好地落實(shí)人事檔案管理工作，展開相應(yīng)的研究工作，分析當(dāng)前高校在數(shù)字化新形勢的要求下該如何做好人事檔案管理工作，對容易發(fā)生的問題做出分析，并針對問題提出改善建議。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?數(shù)字化;人事檔案管理;策略研究

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）25-0214-02

干部人事檔案的建立是為了能對干部自身的學(xué)歷、基本情況和工作經(jīng)歷等進(jìn)行有效體現(xiàn)，從而為各級黨委選用人才提供切實(shí)有效的依據(jù)。但是，在當(dāng)下的檔案管理工作當(dāng)中，經(jīng)常發(fā)生信息不一和檔案丟失等諸多現(xiàn)象，從而對檔案的基礎(chǔ)性保障作用構(gòu)成極大影響。為了確保數(shù)字化檔案管理工作的有效開展，理清工作思路顯得尤為重要。

一、高校開展數(shù)字化干部人事檔案管理的重要性

（一）推動高?？焖侔l(fā)展

在近些年的發(fā)展中，高校規(guī)模不斷擴(kuò)增，高校檔案使用率明顯的提升了，與以往只有學(xué)校管理者和職能部門對檔案使用比較頻繁，如今對檔案的使用需求層面逐漸擴(kuò)大，但相應(yīng)在檔案管理模式方面，由于傳統(tǒng)管理觀念帶來的影響比較深遠(yuǎn)，使管理理念和管理方式并沒有做出較大的創(chuàng)新，最終導(dǎo)致在管理模式方面仍然處于落后的情況。數(shù)字化人事檔案管理已經(jīng)被推行和實(shí)施了一些時間，但是由于高校的檔案管理人員仍然僅將管理紙質(zhì)檔案作為工作重心，再加上一直遵循傳統(tǒng)管理當(dāng)中的陳舊理念，從而使得工作質(zhì)量得不到有效提升，對高?，F(xiàn)代化發(fā)展和建設(shè)在某些程度意義上形成了嚴(yán)重阻礙。因此，高校如果想要將人事檔案管理工作進(jìn)行有效提升，則需要將傳統(tǒng)人事檔案管理的模式和理念做出改變，運(yùn)用信息化技術(shù)在高校人事檔案管理中建立管理理念，從而利用數(shù)字信息化技術(shù)當(dāng)中的準(zhǔn)確性、完整性等優(yōu)勢條件，對高校人事檔案管理工作形成有效的提升和促進(jìn)作用。

（二）對檔案服務(wù)提升實(shí)效性

當(dāng)下在人事檔案管理工作當(dāng)中，我國高?；旧隙疾扇」ぷ魅藛T進(jìn)行手工管理，由于人事檔案管理工作的工作量大，以及過程復(fù)雜等原因，使檔案管理工作的質(zhì)量并不是很高，檔案使用率大大降低，導(dǎo)致高校在人事檔案管理當(dāng)中的工作嚴(yán)重與現(xiàn)代化建設(shè)出現(xiàn)脫軌現(xiàn)象。然而，將信息化技術(shù)與人事檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合所形成的管理模式，在經(jīng)過驗(yàn)證之后已經(jīng)確定其可以對高?，F(xiàn)代化建設(shè)形成有效推動，對檔案管理的水平進(jìn)行有效提升。在檔案管理工作中對信息化管理模式進(jìn)行運(yùn)用，可以對檔案管理工作做到有效簡化，從而為檔案管理和使用帶來較大的便利。運(yùn)用信息化技術(shù)能夠?qū)⒏咝n案信息編制成檔案目錄和掃描件，從而運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行查找工作，對傳統(tǒng)的手工管理模式進(jìn)行革新，并對檔案查找的效率進(jìn)行有效提升。

（三）提升安全性且節(jié)約資源應(yīng)用

人事檔案的建立是為了能夠?qū)⑵渲械馁Y料進(jìn)行長久的保存，但是，在傳統(tǒng)檔案保存的方法中，所應(yīng)用的紙質(zhì)文件在時間的作用下，以及在頻繁的借閱之下，對檔案的損壞是不可逆的，并且還極可能出現(xiàn)丟失。而在信息化技術(shù)的推動之下，運(yùn)用數(shù)字化的管理方式，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案大大減少借閱次數(shù)，通過計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行查詢和備份，不僅對紙質(zhì)檔案的使用壽命進(jìn)行了延長，同時，在計(jì)算機(jī)的幫助下對利用率也有了提升。

二、高校數(shù)字化干部人事檔案管理中存在的問題

（一）三齡、兩歷、一身份等信息存在記錄不一致現(xiàn)象

人事檔案的建立是為了能夠?qū)€人信息進(jìn)行準(zhǔn)確呈現(xiàn)，而在認(rèn)識檔案當(dāng)中的三齡：年齡、工齡、黨齡;兩歷：學(xué)歷經(jīng)歷、工作經(jīng)歷;一身份：干部身份，則是核心的檔案內(nèi)容，也是決定檔案是否具有實(shí)用性的關(guān)鍵。但是，在高校中所管理的干部人事檔案卻擁有少許的涂改偽造現(xiàn)象存在。同時，由于早期我國對檔案管理存在一定漏洞，以及干部自身的需要原因等，導(dǎo)致在檔案信息填寫過程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范，從而在審核程序標(biāo)準(zhǔn)不高的情況之下，使這些檔案所記錄的信息前后不一。其中最為突出的便是學(xué)習(xí)經(jīng)歷和年齡兩個方面。導(dǎo)致年齡方面出現(xiàn)信息記錄不一的主要原因擁有兩種情況，第一種是在檔案當(dāng)中出現(xiàn)陰歷、陽歷填寫混亂導(dǎo)致;第二種是個別干部因?yàn)樵谠缙谛枰雸F(tuán)或者參軍等情況下，按照自身需求將年齡改大或改小所導(dǎo)致。在學(xué)歷經(jīng)歷填寫錯誤的主要原因則是因?yàn)椋诼殞W(xué)歷和全日制學(xué)歷方面出現(xiàn)混淆，或者在進(jìn)修培訓(xùn)經(jīng)歷方面填寫成學(xué)歷而導(dǎo)致的。

（二）存在跳檔現(xiàn)象

干部人事檔案的建立是為了能對其各個時期所產(chǎn)生的信息進(jìn)行記錄，從而能在日后的使用當(dāng)中充分了解其個人經(jīng)歷，因此，所歸檔的檔案資料需要達(dá)到“前后緊密銜接”，也就是職務(wù)方面的任免信息、學(xué)歷學(xué)位出現(xiàn)變化信息、職稱的晉升信息等，都需要在檔案中全部呈現(xiàn)。但是，在檔案整理和記錄的過程當(dāng)中，如果對這些檔案資料沒有及時收集、整理，或者沒有經(jīng)過規(guī)范的轉(zhuǎn)遞等，有極大的可能會出現(xiàn)“跳檔”現(xiàn)象，從而使檔案出現(xiàn)程序或者時間銜接不上的斷檔情況。同時，在干部人事檔案當(dāng)中，還涉及工資計(jì)算和學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等比較專業(yè)的問題，從而使部分管理人員對其中的文件精神或者政策法規(guī)難以參悟，最終使檔案出現(xiàn)“跳檔”現(xiàn)象，也不能夠及時察覺，最終使這些問題產(chǎn)生積壓且沒有有效的辦法進(jìn)行解決。

（三）沒有規(guī)范歸檔材料

在進(jìn)行干部人事檔案管理和維護(hù)工作中，想要使工作井井有條，就必須擁有嚴(yán)格的規(guī)范性。首先，在形式方面所呈現(xiàn)的問題是用紙方面沒有統(tǒng)一使用規(guī)范紙張，并且字跡方面呈現(xiàn)模糊現(xiàn)象，以及裝訂松垮。而形成這些現(xiàn)象的主要原因是在早期檔案用紙比較薄，在時間的作用之下紙張容易出現(xiàn)脆裂破損現(xiàn)象。再加上沒有牢靠的裝訂，從而在檔案使用過程當(dāng)中，非常容易發(fā)生丟失現(xiàn)象;其次，在內(nèi)容方面所呈現(xiàn)的問題是，檔案之中所需要填寫信息的欄目發(fā)現(xiàn)沒有填寫，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行本人簽字的卻沒有進(jìn)行簽字，需要經(jīng)過組織審批后進(jìn)行蓋章的位置沒有蓋章等，在這種情況之下，對檔案的完整程度形成嚴(yán)重影響。

（四）信息化水平較低

在進(jìn)行干部人事檔案管理的過程中，由于該工作項(xiàng)目較多以及傳統(tǒng)管理過程中所積存的檔案信息不全，從而在對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的過程中增加了整理難度，再加上管理者自身信息化水平不足，從而使運(yùn)用數(shù)字化管理系統(tǒng)只停留在對檔案進(jìn)行目錄制作的階段中，沒有對檔案數(shù)據(jù)采集具體信息，一旦發(fā)生紙質(zhì)檔案丟失或損毀現(xiàn)象，便形成了永久性的失去。

三、構(gòu)建高校人事檔案數(shù)字化管理體系的建議

（一）提升管理者信息化水平，落實(shí)正副本制度

高校在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過程當(dāng)中，數(shù)字化管理是否能有效落實(shí)，落實(shí)的程度是否完好，與管理者自身的信息化水平有直接關(guān)系，因此，加強(qiáng)管理者信息化水平的培訓(xùn)是做好數(shù)字化檔案管理工作的首要條件。但是，提升管理者信息化水平只單單通過培訓(xùn)是不能達(dá)到效果的，培訓(xùn)只會提升管理者的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，所以，在培訓(xùn)的同時，還需要加強(qiáng)檔案管理者之間的互相交流，將各位管理者在日常工作中所積累的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行相互傳授，從而提升檔案管理技能，將之前工作中所遺漏的數(shù)字化檔案建設(shè)工作進(jìn)行彌補(bǔ)。同時，根據(jù)新《條例》當(dāng)中所指出的正副本制度進(jìn)行落實(shí)，將達(dá)到需求的人員群體建立數(shù)字化檔案之后，將其檔案信息進(jìn)行復(fù)制，從而形成檔案副本，并分別進(jìn)行管理。如果其正本檔案出現(xiàn)變動，其副本檔案也需要做出相應(yīng)更改。建立正副本檔案管理的主要目的是為了確保檔案資料的安全性。檔案資料的建立是為了能夠進(jìn)行查閱，而在查閱的過程當(dāng)中不免會出現(xiàn)各種影響檔案資料安全的因素，因此，采用正副本檔案資料分別管理的方式，能夠在副本檔案出現(xiàn)丟失且不可追回的情況之下，經(jīng)過申請后可以將檔案資料進(jìn)行補(bǔ)回，從而確保檔案的安全。

（二）做好常態(tài)檢查和審核，并規(guī)范借閱流程

干部人事檔案管理工作其本身是具有嚴(yán)謹(jǐn)性的，因此，高校應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案審核小組來進(jìn)行相應(yīng)的檢查工作和審核，而審核小組應(yīng)當(dāng)由多部門進(jìn)行共同參與，避免出現(xiàn)“獨(dú)權(quán)”現(xiàn)象發(fā)生，并對其中的檢查和審核進(jìn)行明確，將管理工作、把關(guān)工作、考核工作、審核工作、簽字以及負(fù)責(zé)進(jìn)行細(xì)致劃分。當(dāng)出現(xiàn)干部調(diào)任或者提拔之前，需要審核與匯總當(dāng)事人的檔案內(nèi)容，如果對檔案信息存在疑慮，便需要開展相關(guān)的調(diào)查與核實(shí)，從而將之前的“事后補(bǔ)救”現(xiàn)象轉(zhuǎn)變成“事前防范”。同時，應(yīng)當(dāng)按照新《條例》所指出的檔案借閱流程來開展工作。當(dāng)需要查閱檔案資料時，則需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字和審批工作，當(dāng)同意借閱并加蓋公章后才可進(jìn)入下一步流程，在借閱的過程當(dāng)中，需要由2名黨員同志同時參與檔案查閱環(huán)節(jié)。按照相關(guān)要求，干部人事檔案不能對外進(jìn)行借閱，如果因?yàn)楣ぷ鞣矫娴男枨螅瑒t需要借閱單位按照相應(yīng)的審批流程進(jìn)行借閱操作，同時，按照規(guī)定時間將檔案進(jìn)行歸還。在進(jìn)行檔案管理過程中，需要完全落實(shí)“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的工作原則。

（三）加大數(shù)字化管理力度

運(yùn)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理的本質(zhì)是為了能夠?qū)n案管理的效率、安全性進(jìn)行有效提升。因此，加大檔案數(shù)字化的管理力度則能有效地產(chǎn)生促進(jìn)作用。在對檔案管理時，需要將檔案數(shù)據(jù)在本單位局域網(wǎng)平臺上形成全面覆蓋，并且為了對檔案的保密行進(jìn)行提升，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限劃分，將權(quán)利授予不同的部門管理人員手中。在材料歸檔之前由各個部門根據(jù)自身的職責(zé)對其進(jìn)行核對，確認(rèn)之后進(jìn)行歸檔，在這種情況下，對材料的統(tǒng)一和權(quán)威性形成有效保證，同時，避免出現(xiàn)責(zé)任分化不清而出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。

綜上所述，在干部人事檔案管理過程中，與數(shù)字化進(jìn)行有效結(jié)合所能帶來的優(yōu)勢不言而喻。但是，由于管理人員自身的心理或職能原因，從而導(dǎo)致數(shù)字化管理工作的開展效果并不明顯，因此，伴隨著新《條例》的下發(fā)，高校應(yīng)當(dāng)形成重視，著手對當(dāng)下的管理現(xiàn)狀形成改變，正確對待干部人事檔案管理工作，制定相應(yīng)的工作開展對策，保證干部人事檔案的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，通過職責(zé)分化的工作形式，讓檔案管理體系得以完善，并形成互相監(jiān)督、互相學(xué)習(xí)的良好風(fēng)氣，促進(jìn)高校對檔案管理工作的完成，推動和提升高?，F(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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編輯 李 靜