加強流程管理使項目計劃組織有序可控

Strengthening Process Management to Make Project Planning Organization Orderly and Controllable

TIAN Zhi-min

摘要：為了合理地計劃、組織、協(xié)調、控制和管理好工程項目建設中多方面的工作，需要明確施工合同的管理流程。本文針對臨時籌建項目部的整體素質有限，多部門間的多次交接溝通不暢，以及整體業(yè)務流程中多有欠缺的實際情況，提出了明確執(zhí)行標準，做事有章可循，人員分工明確，崗位職責清晰，用制度管人等對策，以確保流程有效執(zhí)行，希望能對相關人員有一定幫助。

Abstract： In order to reasonably plan， organize， coordinate， control and manage many aspects of project construction， it is necessary to clarify the management process of the construction contract. In this paper， in view of the situations that the overall quality of the temporary preparatory project department is limited， the multiple handovers between multiple departments are not smooth， and the actual situation of the overall business process is lacking， the countermeasures are proposed， including clearly implement standards， doing things with rules， clear division of labor， clear job responsibilities， use system for labor management， to ensure the effective implementation of the process and help the relevant personnel.

關鍵詞：工程施工;合同管理流程;對策

Key words： engineering construction;contract management process;countermeasures

中圖分類號：TU723.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）32-0132-04

0? 引言

工程施工管理具有技術密集、專業(yè)眾多、交叉施工等特點，同時還要受工程設計、設備和材料的采購運輸和其他許多工程外部因素的影響。人員流動較大，工作標準、制度流程交接頻繁，接替人員上崗后很難在短時期內把工作做到位。流程責任人界定模糊，經(jīng)常發(fā)生各部門銜接困難找不到具體的責任人的情況。管理者沒有流程管理和控制意識，往往喜歡依靠個人的行政指令隨意更改流程，導致歸口管理部門常常不知所措、無法監(jiān)控，經(jīng)營活動效率低下，執(zhí)行力不高，久而久之就導致制度流程執(zhí)行力減弱，項目施工成本增加。

本文對施工合同履行和流程管理現(xiàn)狀及存在的一些問題做簡要的分析，并針對以上問題，結合工作實際，就管理人員的培養(yǎng)和管控的關鍵環(huán)節(jié)提出幾點可行性對策。

1? 明確執(zhí)行標準

臨時籌建項目部的整體素質不夠高，管理人員及部分工程技術人員，投資效益觀念淡薄，缺乏施工合同意識，缺少造價控制方面的基礎知識，預算評估產(chǎn)值與項目實際發(fā)生產(chǎn)值有出入，許多后續(xù)工程量或施工費用的詳細組成沒有在合同中加以明確，結果往往突破控制價。如果單位不能為員工提供明確的執(zhí)行標準，即使最職業(yè)化的員工也會出現(xiàn)執(zhí)行力低下的現(xiàn)象。規(guī)范的管理流程標準，應該具有以下特點：

第一每個部門每個人都有明確的崗位職責、工作標準和要求。第二每個流程中的銜接都能做到緊密確保流程順暢通行，盡可能保持管理的連續(xù)性。第三每個工作流程中都有執(zhí)行人、責任人、監(jiān)督人。執(zhí)行人要具備適當?shù)募寄芎椭R;責任人必須有責任，更要有權利，對流程和結果負責。監(jiān)督人，在執(zhí)行人承諾事情之前，把這個事情做不到，怎么辦確定好?？茖W的流程促進標準化管理，幫助管理人員管清思路。比如圖1是鐵道戰(zhàn)備舟橋處棧橋段技術室，通過項目的考察跟蹤，成本分析和測算，評估研判等環(huán)節(jié)后，針對合同管理制定的流程，從文本的起草、審批、生效、履行、歸檔等環(huán)節(jié)列出了管理的框架，如圖1所示。

合同管理整體流程個分為以上7個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又都可以細化出子流程，往下層層細化。

圖2是第二個環(huán)節(jié)—合同審批的子流程：審批過程中，安全部門對安全資質保險購買等內容負責，技術部門對施工組織設計進行審核把關，物資設備的管理部門對器材設備的相關內容負責，財務部門對稅務和收付款等負責，只要一個部門沒有通過，就不能進行下一步工作，從而防范各種風險。一套好流程，可以培養(yǎng)人、訓練人、改造人，各類管理人員從中明確自己的業(yè)務范圍和知識要求，也能從流程規(guī)范中理解自己的工作順序要求和定位，從而促進項目的規(guī)范管理，使合同管理工作有序可控。

圖3是經(jīng)濟效益分析表上報流程圖。

圖4為施工方案（防洪預案）審批流程圖。

很多情況是工作人員明白自己該做什么，卻因為思維的局限，無法清晰理解單位發(fā)展重心與自身工作的關系，不明白做這些事情的緊迫性與價值，從而導致各個節(jié)點不夠緊湊，拖慢整體工作步驟，導致內部銜接、跨部門對接受阻。每項工作制定出清晰的流程標準，可以使每個工作流程從頭至尾由一個職能部分牽頭，做到機構不重疊、業(yè)務不重復、內容環(huán)環(huán)相扣，起到縮短流程周期、節(jié)約運作資本的作用。

2? 人員分工明確，崗位職責清晰

項目管理中會出現(xiàn)以下問題，工程款遲遲沒有回收，應該項目部負責人清理債權，還是財務主管部門去清理？設備修理后，大量液體灑在機械設備的周圍，到底是應該修理工來清理還是操作人員來清理？主管命令幾個部門的協(xié)作完成一項工作，到期沒有完成。責任應該由哪個部門來承擔？這些問題其實都可以概括為一個問題，那就是對于交叉地帶的職責交代不清，造成部門之間的踢皮球局面，流程管理的目的之一就是解決這個問題，做到每個崗位都有清晰的職責分工，而且還需要每個環(huán)節(jié)的工作人員清晰地理解自己的崗位職責，才能確保流程順暢，做到有效執(zhí)行。

例如：2015年12月，安徽界首潁河特大橋項目，進行鋼板樁圍堰打設施工，需租賃40型12m拉森鋼板樁256根，實際運輸40型12m拉森鋼板樁252根，其中6根變形嚴重不能投入使用。經(jīng)考察，該鋼板樁出租方庫存暫時為0。另行租賃鋼板樁10根，往返調遣運輸費用超出預算控制，增加12000元。直接和間接經(jīng)濟損失達86000元。

在整個業(yè)務管理流程中，合同的管理與執(zhí)行是關鍵環(huán)節(jié)，合同管理部門負責項目的招投標和驗工計價，起到了龍頭的作用，又起到了穿針引線的作用。財務部門負責收取工程款，向施工單位撥付工程款和向供應商撥付材料款和設備款，技術部門負責方案編制，器材設備管理部門負責器材設備的維修租賃運輸調遣，這就出現(xiàn)部門間多次的交接，溝通不暢就會影響到工程施工的進展。以上事例除了各部門的溝通問題，更主要的原因是工作人員未能清晰地理解自己的崗位職責，不僅導致運費增加以及重復裝卸、運輸、合同簽訂和結算付款等工作，而且還導致是項目窩工，使用施工成本大大增加，整體項目計劃組織受影響。因此就租賃鋼板樁裝車這一環(huán)節(jié)來講，工作人員的崗位職責必須清晰。

至少做到以下三點：一是數(shù)量，與施工方案數(shù)量是否一致，與對方出庫數(shù)量是否一致。二是規(guī)格質量，與施工方案要求是否一致，判斷是否達到使用要求，保證材料質量符合使用要求。點驗人應該具備判斷的能力，有施工經(jīng)驗。三是運輸車輛，運輸車輛及單位是否具備相關資質，符合運輸要求，以防范運輸過程可能出現(xiàn)的各種風險。

涉及到詢價、招標、合同洽談、器材設備的使用管理，租金結算，租金支付等各個環(huán)節(jié)那就要求每個執(zhí)行人、責任人、監(jiān)督人必須清晰每個環(huán)節(jié)的標準和要求并認真執(zhí)行清晰地理解所在崗位職責，才能使整體施工項目計劃組織有序可控。

3? 制度確保流程執(zhí)行

3.1 制度與流程的關系

制度是約束成員的行為規(guī)范或評價準則。流程是做事的先后次序，流程管理是就本組織應該做的事，從先后次序和崗位分工兩方面協(xié)調搭配，進而準確表達和界定。制度從功能上來講是用來制約人的行為的;從意義上來講是一種規(guī)范人的行為概念、一種原則性的行為指導。

流程從功能上來講是用來指導的;從意義上來講是一種技術概念、一種方法，以追求某種利益而進行的最優(yōu)化的辦法。

圖5是制度與流程關系圖，該圖表明：制度是為了保障流程能夠有效執(zhí)行，保證流程設計的目的能夠順利實現(xiàn)而進行的工作。流程設計完成后，不會被自動執(zhí)行，需要給操作者相應的約束，這種約束就表現(xiàn)為制度，具有正式性與強制性的特點，所有的人必須遵守。當流程有了配套的制度之后，流程執(zhí)行人員就必須嚴格按照流程制度去執(zhí)行，否則就要受到制度的“制裁”。制度保證流程操作有章可循，流程的關鍵控制點用制度的方式嚴格地管理起來，符合流程的思路。

圖6為制度設計思路圖，制度設計要涵蓋流程的運作方法、運作規(guī)程、執(zhí)行過程中的職責分配和管理要求。

3.2 制度執(zhí)行需注意的兩個問題

在整體業(yè)務流程中尚有些欠缺和不完善之處，如在合同審批階段，工程施工結束，進行驗收后，應組織施工單位進行工程決算，向甲方收取工程余款，向材料供應商和設備供應商支付余款，在實際施工管理過程中往往就存在著諸多管理問題。因此，在執(zhí)行制度時應特別注意以下兩個問題：

①不要讓制度與流程的要求成為一紙空文。在各種制度的執(zhí)行過程中要防微杜漸，避免走樣。按照流程標準，按照制度要求，不折不扣地執(zhí)行，工作才能順利推進。如果流程標準明確，崗位職責清晰，那么工作效率就高。員工不用坐等指令，明白流程標準就知道該怎樣做，上級沒有明確的指示，那就要查看流程方面的規(guī)定，確定自己下一步的行動和工作標準。制定流程標準合理高效，執(zhí)行過程環(huán)環(huán)相扣，通行順暢，保持管理的連續(xù)性，才能使工程項目建設計劃、組織、協(xié)調各方面的工作有序可控。

②管理人員要以身作則。每項制度千萬不能搞例外，有了一次例外就會有第二次第三次，等到第三次例外，制度就會變得一文不值。這樣的害處，一是破壞單位制度;二是影響管理者自己。上行下效，員工不按流程制度做事，管理人員無法掌握工作的進度與質量;三是破壞單位工作風氣。管理者違反了制度不受懲罰，那么這個組織的員工，必然會對制度的權威性產(chǎn)生懷疑，這樣執(zhí)行力也就無從談起。優(yōu)秀的管理人員都明白以身作則的力量，他們自己遵守制度的同時，也表明對制度的支持。

4? 小結

科學規(guī)范的工作流程，即使管理者不在，工作也能自動運轉，整個項目計劃組織有序可控，如何加強施工項目的流程管理，使項目計劃組織有序可控可采取以下對策：

①明確執(zhí)行標準，做事有章可循。

②人員分工明確，崗位職責清晰。

③用制度確保流程執(zhí)行。

參考文獻：

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作者簡介：田志敏（1971-），女，河北保定人，現(xiàn)就職于鐵道戰(zhàn)備舟橋處任助理工程師，畢業(yè)于濟南大學漢語言文學專業(yè)。