簡(jiǎn)述事業(yè)單位檔案信息化管理策略

摘要：一直以來(lái)，檔案管理工作就是事業(yè)單位工作的重點(diǎn)。隨著現(xiàn)代信息化相關(guān)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)及管理也成了現(xiàn)代檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。對(duì)于事業(yè)單位而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理不僅可以有效地提升其檔案管理現(xiàn)代化水平，還可以在較大程度上實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的整體效率，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)效可持續(xù)發(fā)展有著非常積極的意義。基于此，本文就事業(yè)單位檔案信息化管理相關(guān)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;事業(yè)單位;問(wèn)題;策略

一、 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在問(wèn)題分析

（一） 對(duì)于檔案信息化管理重視程度不足

經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，事業(yè)單位各項(xiàng)工作都得到了較大的進(jìn)步與發(fā)展，越來(lái)越多的新型管理模式以及管理方法被應(yīng)用其中，并且在提升管理工作效率方面發(fā)揮著非常積極的作用。但是，在現(xiàn)階段實(shí)際的工作實(shí)踐過(guò)程中，大部分事業(yè)單位主要是將工作精力放在主營(yíng)業(yè)務(wù)上，不管是工作統(tǒng)籌還是資源調(diào)配，其都是以主營(yíng)業(yè)務(wù)為主，并未對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，這樣就導(dǎo)致檔案管理工作模式依然停留在傳統(tǒng)意義層面，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案管理工作效能的有效提升。

（二） 未建立起一個(gè)完整的檔案信息化管理體系

隨著社會(huì)的進(jìn)步以及信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來(lái)越多的單位對(duì)于信息化技術(shù)以及檔案管理工作愈發(fā)的重視，并且還對(duì)兩者的有效融合進(jìn)行了實(shí)踐?，F(xiàn)階段已經(jīng)有很多企業(yè)單位已經(jīng)將信息化管理應(yīng)用到是管理過(guò)程中，但是對(duì)于事業(yè)單位而言嗎，由于受認(rèn)知、條件以服務(wù)員認(rèn)知等因素的影響，其開(kāi)展檔案信息化管理工作實(shí)踐過(guò)程中，并未建立起一個(gè)完整的檔案信息化管理體系，這樣就算事業(yè)單位將現(xiàn)代信息化相關(guān)技術(shù)以及手段應(yīng)用其中，也很難保證檔案信息化管理工作的高效開(kāi)展。

二、 檔案信息化管理之于事業(yè)單位的積極意義

（一） 有利于提升檔案管理效率

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，由于其檔案種類以及內(nèi)容較多，相應(yīng)的，其管理工作內(nèi)容也相對(duì)較多，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，就很難保證其工作效率，這樣一來(lái)，也必然會(huì)對(duì)事業(yè)單位整體工作效率的提升產(chǎn)生較大的影響。而將現(xiàn)代信息化管理技術(shù)應(yīng)用其中，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新。這樣一來(lái)，就可以在較大程度上提升事業(yè)單位管理工作的整體效率。

（二） 有利于提升檔案信息處理水平

一般來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的檔案內(nèi)容及種類都相對(duì)較多，并且在其發(fā)展過(guò)程中，檔案數(shù)量也會(huì)逐年增加，但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，很多事業(yè)單位大多是以人工這種傳統(tǒng)方式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，盡管這種方式可以實(shí)現(xiàn)處理工作的開(kāi)展，但是隨著其數(shù)量的增多，工作人員在處理過(guò)程中，其整體水平并不是特別高。將現(xiàn)代信息化管理模式應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理處理過(guò)程中，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，待檔案進(jìn)入檔案室后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效處理。這樣一來(lái)，就可以在較大程度上提升檔案信息處理水平。

（三） 有利于保證檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)檔案為主，這類檔案無(wú)論是在儲(chǔ)存安全性上還是使用安全上都存在著較大的不足，加之事業(yè)單位的特殊性，一旦檔案管理工作出現(xiàn)安全性相關(guān)問(wèn)題，將會(huì)對(duì)做事業(yè)單位所有工作產(chǎn)生較大的影響。而將信息化管理手段應(yīng)用其中，將一些紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化，并將其輸入到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)當(dāng)中。這樣一來(lái)，就可以從根本上保證檔案資料的安全性，對(duì)于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案綜合管理效益的提升有著非常積極的意義。

三、 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理的主要途徑分析

（一） 加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位檔案信息化管理工作的重視程度

基于事業(yè)單位檔案信息化管理工作過(guò)程中存在著對(duì)于檔案信息化管理重視程度不高這一問(wèn)題，筆者經(jīng)過(guò)大量的研究發(fā)現(xiàn)，要想解決這一問(wèn)題，應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作。首先，事業(yè)單位管理者應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)引起足夠的重視，在實(shí)際的工作過(guò)程中，管理者應(yīng)對(duì)檔案管理過(guò)程中的信息化技術(shù)應(yīng)用其中，并積極地引進(jìn)信息化管理理念與方法，從領(lǐng)導(dǎo)層面入手，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理;其次，檔案管理工作人員也同樣應(yīng)對(duì)檔案信息化管理引起足夠的重視，并在實(shí)際的工作過(guò)程中，對(duì)現(xiàn)代新型的信息化管理方法以及管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，然后將其應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中。只有這樣，才能真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（二） 明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

相比于其他單位的檔案管理工作，事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的體系性，但是就現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化管理體系建設(shè)過(guò)程中，由于受諸多因素的影響，檔案信息化管理并不能與檔案管理工作體系性特點(diǎn)相匹配，這樣就很難真正地發(fā)揮出其積極作用。導(dǎo)致這一問(wèn)題出現(xiàn)的原因有很多，其中最為突出的就是事業(yè)單位在檔案管理信息化體系建設(shè)過(guò)程中缺乏明確的目標(biāo)。因此，明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)也是其中非常重要的一項(xiàng)策略。在實(shí)際的工作過(guò)程中，首先應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，以此來(lái)不斷提升檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平;其次，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行明確，并在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中及時(shí)地對(duì)其進(jìn)行更新。只有這樣，才能更好地發(fā)揮出檔案信息化管理的積極作用。

（三） 建立一個(gè)完善的檔案信息化管理體系

建立一個(gè)完善的檔案信息化管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理最為主要的一個(gè)途徑。在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位檔案信息管理工作人員應(yīng)首先更新自身對(duì)于檔案信息化管理的認(rèn)知，同時(shí)對(duì)檔案管理責(zé)任進(jìn)行明確，以此來(lái)構(gòu)建一個(gè)較為完善的檔案信息化管理體系;其次，在檔案信息化體系構(gòu)建過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理相關(guān)責(zé)任進(jìn)行明確和落實(shí)，同時(shí)建立起相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，以此來(lái)防止檔案管理“網(wǎng)絡(luò)真空”現(xiàn)象的發(fā)生;最后將多元化檔案治理體系應(yīng)用其中，在此基礎(chǔ)之上對(duì)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制進(jìn)行建設(shè)或完善。只有這樣，才能真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理水平的長(zhǎng)效提升。

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出其在社會(huì)運(yùn)營(yíng)及管理體系中的積極作用，做好相應(yīng)的檔案管理工作就顯得尤為重要。只有在現(xiàn)階段實(shí)際的工作過(guò)程中對(duì)檔案信息化的積極意義及發(fā)展現(xiàn)象進(jìn)行正確的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的方法策略，才能更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理水平的提升。

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作者簡(jiǎn)介：

顧敏怡，廣東省廣州市，廣州市增城區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃與測(cè)繪地理信息研究院。