“最多跑一次”改革下行政機(jī)關(guān)單位的檔案管理研究

摘要：“最多跑一次”改革已經(jīng)從傳統(tǒng)的地方探索模式轉(zhuǎn)型升級為頂層設(shè)計(jì)，成為我國深化改革的目標(biāo)，范圍也從地方擴(kuò)展到了全國。2018年我國在改革的道路上又取得了突破性的進(jìn)展，“最多跑一次”成為改革發(fā)展的核心目標(biāo)，以三個(gè)關(guān)鍵詞來概括就是“撬動(dòng)”“深化”和“擴(kuò)散”。由于處于新時(shí)代改革的初期階段，2018年改革工作產(chǎn)生比較明顯影響的工作體現(xiàn)在“撬動(dòng)”效應(yīng)上，通過采用“標(biāo)準(zhǔn)地+承諾制+政府代辦制”，以及區(qū)域環(huán)評、區(qū)域能評、聯(lián)合測繪、聯(lián)合踏勘、聯(lián)合評價(jià)、施工圖聯(lián)審、聯(lián)合驗(yàn)收等改革措施，在很大程度上減少了企業(yè)投資項(xiàng)目審批所需要的流程和時(shí)間大大縮短，極大的改善了企業(yè)的營商環(huán)境。在“最多跑一次”改革下行政機(jī)關(guān)單位的檔案管理也應(yīng)往此方向進(jìn)行發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“最多跑一次” ? 行政機(jī)關(guān) ? 檔案管理

2018年1月23日，習(xí)近平總書記主持中共中央深化改革小組審議了《浙江省最新改革研究報(bào)告》，并提出將浙江“最多跑一次”經(jīng)驗(yàn)推廣到全國。 “最多跑一次”不再依據(jù)政府本身的邏輯。相反，它是依據(jù)公民和企業(yè)的需求，它迫使政府及其組成部分進(jìn)行改革?！白疃嗯芤淮巍备母锞哂兄匾摹靶枨髮?dǎo)向”，“問題導(dǎo)向”和“效果導(dǎo)向”。這些特征并非樸實(shí)的“任務(wù)導(dǎo)向”。這就要求行政單位檔案的行政處理需求拋棄傳統(tǒng)辦法，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒幚砗汀盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的檔案處理方式，使之與普通群眾、企業(yè)、行政事業(yè)單位內(nèi)的需求緊密結(jié)合，使檔案處理作業(yè)高效有序開展。

目前我國行政單位檔案管理還存在很多問題亟待解決，所以當(dāng)務(wù)之急是分析目前行政檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)主要問題，然后制定出具有針對性的解決對策，促進(jìn)我國檔案管理改革的科學(xué)展開?！白疃嗯芤淮巍毕滦姓聵I(yè)單位檔案處理科學(xué)改革之中的核心工作為——文件的處理與管理，集成“處理，績效和政治”三大要求于一體。隨著我國公共服務(wù)機(jī)構(gòu)深化體制改革以及網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和規(guī)范化，提高檔案管理水平，確保單位有序運(yùn)作已成為當(dāng)務(wù)之急。其重要性主要體現(xiàn)在：首先實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。二是提升檔案處理科學(xué)處理高效，有序，調(diào)和工作的必須保證的工作。三是實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范管理是加強(qiáng)行政事業(yè)單位改革的重點(diǎn)。

一、行政機(jī)構(gòu)之中檔案處理工作的基本問題

（一）處理信息不健全

許多單位都沒有太多關(guān)注文件處理的原因。雖然它現(xiàn)已出現(xiàn)在企業(yè)、行政單位的信息處理系統(tǒng)中，但在實(shí)際施行中依然十分短少，監(jiān)管機(jī)構(gòu)的責(zé)任沒有依法制定。其次，在“最多跑一次”改革要求下，互聯(lián)網(wǎng)+理應(yīng)是檔案處理工作的基本載體，然而現(xiàn)如今檔案處理作業(yè)是最基本的作業(yè)平臺還是紙張管理，政治和績效效果的提升并不顯著，很多檔案處理環(huán)節(jié)部分和底層員工都沒有重視互聯(lián)網(wǎng)+的管理平臺建設(shè)。一些領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為文件處理作業(yè)具有暗地作業(yè)“暗箱操作”的實(shí)質(zhì)，因?yàn)樗挥|及評價(jià)的內(nèi)容和難以翻閱查詢，使得大量的基層管理人員對于檔案管理工作玩忽職守，認(rèn)為檔案處理作業(yè)有必要是不重要的。它僅被視為保管和仿制的一般性質(zhì)。

（二）管理資金投入少

由于行政單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案處理工作的辦理人員不太注重文件辦理和檔案管理工作，他們將在這方面投入資金、成本、人力都較少。通常，當(dāng)不重視檔案管理工作時(shí)，認(rèn)為文件辦理不重要。項(xiàng)目辦理的設(shè)備不需要經(jīng)常更換。從長遠(yuǎn)來看，文件辦理部門的工作環(huán)境比較簡單，設(shè)備很落后，文件柜相對破碎，將極大地降低檔案管理工作的工作效率。進(jìn)入檔案室后短時(shí)間內(nèi)無法找到想要找的文件。此外，檔案管理仍然使用紙質(zhì)版的檔案，沒有采用檔案管理信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，互聯(lián)網(wǎng)+計(jì)算機(jī)的檔案管理模式無從談起，很多檔案管理人員對檔案管理信息化工作知之甚少，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這也影響了辦理者的工作。

（三）辦理人員素質(zhì)低下

一些檔案辦理工作雜亂，沒有統(tǒng)一性，一部分是由于檔案管理工作本身就有一定的枯燥乏味，還有一部分是因?yàn)闄n案管理工作者自身不具備較高的工作素質(zhì)和能力。如果不在這方面投入一定的財(cái)力和人力資源，很難進(jìn)行文件辦理、制作、歸檔和保管?！白疃嗯芤淮巍备母镏械男姓挝徽趶脑鹊摹叭蝿?wù)導(dǎo)向”轉(zhuǎn)向“需求導(dǎo)向”、壓縮人員、使用最新式的互聯(lián)網(wǎng)+人才的工作制度。這就增加了各部門之間人員的流動(dòng)性，造成有些缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)人員難以勝任崗位工作，檔案管理工作不專業(yè)、不規(guī)范。文件辦理工作流程已轉(zhuǎn)移到其他部門，因此人員流動(dòng)不利于提高檔案辦理的專業(yè)才能，不利于提升辦理人員的素質(zhì)。

（四）辦理信息水平低

“最多跑一次”改革之中要求使用互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)的文件辦理的模式，這一模式已經(jīng)逐漸進(jìn)入日常檔案管理和文件辦理工作之中，文件辦理的網(wǎng)絡(luò)辦理也契合年代的開展。但是，仍有一些行政機(jī)構(gòu)中文件辦理中沒有自己的網(wǎng)絡(luò)辦理體系。有些單位有自己的網(wǎng)絡(luò)文件辦理體系，但沒有組織專門的辦理人員進(jìn)行保護(hù)，使得檔案管理信息化流于形式，難以有效開展。部分行政事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)文件辦理檔案，不利于長時(shí)間的檔案保管工作，也降低了辦理工作的功率，降低了檔案檢索和檢查的功率，也浪費(fèi)了人力和金融資源。

二、檔案處理中行政機(jī)構(gòu)改革的參考建議

（一）完善處理系統(tǒng)，重視文件處理

要改變行政單位的檔案處理模式首先需要加強(qiáng)檔案處理宣傳作業(yè)，詳細(xì)講解檔案處理的相關(guān)知識和法律法規(guī)，使單位領(lǐng)導(dǎo)和處理人員處處留心檔案處理、管理等各項(xiàng)作業(yè)的內(nèi)容。弄清、搞懂不同文件的重要性區(qū)別。不同的行政單位還應(yīng)根據(jù)自身展開情況擬定相對完好的檔案處理制度。它將處理職責(zé)分為個(gè)人，并守時(shí)進(jìn)行評價(jià)。對未能實(shí)行該系統(tǒng)的人員處以相應(yīng)的處罰。

（二）增加投資資金，改善處理環(huán)境

在單位領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案處理作業(yè)的另一方面，還必須增加檔案處理設(shè)備的資金投入，通過引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理設(shè)備和系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的互聯(lián)互通，實(shí)時(shí)更新和管理，有效改善管理人員的辦公環(huán)境，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。并改善信息的信息處理，裝備計(jì)算機(jī)和實(shí)施網(wǎng)絡(luò)文件處理。

（三）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理處理人才

行政單位還必須重視檔案管理、檔案處理人才隊(duì)伍的建造，培養(yǎng)一支專業(yè)的處理人才隊(duì)伍是必要的。該單位還必須守時(shí)展開檔案專業(yè)知識訓(xùn)練，使他們了解檔案處理的重要性，并使檔案處理技術(shù)的展開一直保持最新狀態(tài)。把握，一直運(yùn)用最先進(jìn)科學(xué)的方法加強(qiáng)檔案管理。一同，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期培訓(xùn)，同時(shí)建立管理制度，明確崗位職責(zé)，不要捉弄命運(yùn)，真實(shí)全心投入檔案處理工作。在人員轉(zhuǎn)移和調(diào)動(dòng)方面，該單位還需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才以及信息管理人才，優(yōu)化單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，從而提高檔案管理水平。

（四）加快文件處理“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化進(jìn)程

完成科學(xué)，現(xiàn)代的檔案處理。在“最多跑一次”的改革大潮下，信息時(shí)代的到來對檔案處理的現(xiàn)代化提出了更高的要求。這就要求文件處理部分增加資金投入，充分有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，建立高效的信息管理系統(tǒng)，及時(shí)精確地導(dǎo)入文件信息，完成文件處理的自動(dòng)化和電子化處理，提高文件檢索效率。

三、結(jié)語

“最多跑一次”改革已經(jīng)從傳統(tǒng)的地方探索模式轉(zhuǎn)型升級為頂層設(shè)計(jì)，成為我國深化改革的目標(biāo)，范圍也從地方擴(kuò)展到了全國。2018年我國在改革的道路上又取得了突破性的進(jìn)展，“最多跑一次”成為改革發(fā)展的核心目標(biāo)，以三個(gè)關(guān)鍵詞來概括就是“撬動(dòng)”“深化”和“擴(kuò)散”。隨著“最多跑一次”改革的日益深入，我國行政事業(yè)單位檔案管理工作的缺陷也日益凸顯，所以，我們必須緊跟時(shí)代發(fā)展的，切實(shí)重視檔案管理工作，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，加快檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

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（作者簡介：楊禛，湖北省棗陽市醫(yī)療保障局，助理館員，檔案管理工作。）