用Excel制作實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化管理表格

毛青

【摘 要】實(shí)驗(yàn)室實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理制度以來(lái)，實(shí)訓(xùn)室管理水平全面提升。但現(xiàn)有實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化管理表格均為Word格式，實(shí)驗(yàn)室管理人員每學(xué)期須人工核對(duì)、人工處理的單元格數(shù)據(jù)數(shù)千，制表工作效率低、易出錯(cuò)。故嘗試將有數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的主要表格采用Excel軟件制作，利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)表格之間的數(shù)據(jù)鏈接，信息處理過(guò)程無(wú)須人工干預(yù)，減少數(shù)據(jù)差錯(cuò)、提高制表效率、提高實(shí)驗(yàn)室管理信息化程度。

【關(guān)鍵詞】Word表格;Excel表格;Excel函數(shù)

中圖分類號(hào)： TP391.12文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）31-0166-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.31.080

實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化管理工作涉及多種表格，存在數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的表格主要有實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)表、實(shí)驗(yàn)安排表、實(shí)驗(yàn)開出表、實(shí)驗(yàn)室每周使用計(jì)劃表等，實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)表是制作其他表格的依據(jù)。如采用Excel軟件制作上述表格表，預(yù)先使用Excel函數(shù)在工作表間建立數(shù)據(jù)鏈接后，只需將任課教師的實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)數(shù)據(jù)粘貼至實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)工作表，其他表格就能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)填充。

1 空表制作

打開Excel工作簿，添加工作表至5個(gè)，分別命名為“申請(qǐng)”表、“安排”表、“開出”表、“每周”使用計(jì)劃表和“輔助”表。

分別將 Word格式的實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)表、安排表、開出表和每周使用計(jì)劃表，復(fù)制、粘貼至Excel工作簿所對(duì)應(yīng)的各個(gè)工作表中，并對(duì)行高和列寬進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。“每周”使用計(jì)劃工作表中，需復(fù)制20個(gè)每周使用計(jì)劃表，分別對(duì)應(yīng)1-20周，空表制作完成。然后保存工作簿、命名為室實(shí)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理表格模板。

2 模板制作

空表制作完成后，利用Excel函數(shù)在工作表間建立數(shù)據(jù)鏈接，制成表格模板。

2.1 “申請(qǐng)”表模板制作

約定填充格式。工作簿中的“申請(qǐng)”表，用于粘貼、填充各任課教師提交的實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)數(shù)據(jù)。為便于下一步編制時(shí)間碼，約定周次、星期及節(jié)次一律以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，星期一至星期六以1至6表示，星期日以7表示。節(jié)次以兩節(jié)為單位，用連續(xù)不間斷的阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如12節(jié)、34節(jié)、910節(jié)等，參見圖1。

編制時(shí)間碼。時(shí)間碼由表示周次、星期、節(jié)次三個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)值合并而成，代表“安排”表等工作表中各單元格的具體位置，如第1周、星期3第56節(jié)，其時(shí)間碼為1356。時(shí)間碼無(wú)須人工逐一編制，使用AND函數(shù)可自動(dòng)合成，方法比較簡(jiǎn)單，在“時(shí)間碼”豎列的J2單元格輸入公式“=C2&D2&E2”，回車后顯示時(shí)間碼“1356”，再向下拖拽填充柄，自動(dòng)填充其余單元格時(shí)間碼。

填充實(shí)驗(yàn)室排課信息。實(shí)驗(yàn)室排課信息也可用AND函數(shù)合成，在“實(shí)驗(yàn)室排課信息”豎列的K2單元格輸入公式“="《"&F2&"》"&G2&"教師"&A2”，將F2、G2、A2單元格數(shù)據(jù)合并，回車后單元格顯示實(shí)驗(yàn)室排課信息：“《實(shí)驗(yàn)一 液壓泵的拆裝》機(jī)電37班 教師鄧永強(qiáng)”。向下拖拽填充柄，自動(dòng)填充其余單元格。

2.2 “輔助”表模板制作

“申請(qǐng)”表已列出每次實(shí)驗(yàn)課的具體時(shí)間和排課信息，這是制作安排表的基本信息。如果使用人工方法在安排表中查找與周次、星周、節(jié)次三個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的單元格、再人工填充實(shí)驗(yàn)室排課信息，不僅工作量巨大，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏。在Excel電子表格中，可利用縱向查找函數(shù)VLOOKUP，根據(jù)每個(gè)單元格唯一的時(shí)間碼，能自動(dòng)從“申請(qǐng)”表查找相同的時(shí)間碼、并填充相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室排課信息，供“安排”表引用，大幅提高制表效率。“輔助”表制作方法如下。

將“安排”表復(fù)制、粘貼至“輔助”表中，將“輔助”表中每個(gè)要填充實(shí)驗(yàn)室排課信息的單元格一分為二，分為左右兩列，左列填充時(shí)間碼，右列填充實(shí)驗(yàn)室排課信息，見圖2。

時(shí)間碼可用AND函數(shù)合成。在B4單元格中輸入函數(shù)“=A4&112”、顯示該單元格時(shí)間碼 “1112”，用鼠標(biāo)向下拖拽填充柄，自動(dòng)填充此列其余單元格的時(shí)間碼。依此類推，可快速填充全部時(shí)間碼。

右列單元格，則使用縱向查找函數(shù)VLOOKUP，從“申請(qǐng)”表中查找相同的時(shí)間碼，并填充、顯示對(duì)應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室排課信息。在C4單元格中輸入函數(shù)“=IF（VLOOKUP（B4，申請(qǐng)！J：K，2，0），""，（VLOOKUP（B4，申請(qǐng)！J：K，2，0）））”，見圖2，如果查找到“申請(qǐng)”表J列中有相同的時(shí)間碼，則填充K列中對(duì)應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室排課信息，否則顯示錯(cuò)誤值“#N/A”。再用填充柄向下填充此列其余單元格。其他單元格填充方法與此類似。

圖2 “輔助”表模板

出錯(cuò)符號(hào)“#N/A”充斥整個(gè)工作表時(shí)，會(huì)嚴(yán)重影響視覺效果。利用ISNA函數(shù)，可使出錯(cuò)符號(hào)#N/A不再顯示，工作表更加簡(jiǎn)潔美觀。將C4單元格函數(shù)改為“=IF（ISNA（VLOOKUP（B4，申請(qǐng)！J：K，2，0）），""，（VLOOKUP（B4，申請(qǐng)！J：K，2，0）））”即可。

2.3 “安排”表模板制作

“輔助”表制件完成后，將“輔助”表“右列”單元格引用至“安排”表對(duì)應(yīng)的單元格即可。先打開“安排”表、選中B4單元格輸入等號(hào)“=”，再用鼠標(biāo)打開“輔助”表，選中要引用的C4單元格，最后按回車鍵，即可在“安排”表B4單元格建立引用公式“=輔助！C4”，并顯示與被引用單元格內(nèi)容相同的字符串。向下拖拽單元格填充柄，可完成整列單元格的填充。其他單元格可使用相同的方法進(jìn)行引用和填充，完成整個(gè)工作表的制作。

2.4 “開出”表模板制作

“開出”表格式與“安排”表完全相同，僅表頭名稱不同，因此制作比較簡(jiǎn)單，只需將“安排”表復(fù)制、粘貼至“開出”表，再將表頭名稱修改成開出表，即完成開出表模板的制作。

2.5 “每周”表模板制作

圖3 “每周”表模板

“每周”表制作方法與“安排”表相似，皆為引用與填充相結(jié)合。以第一周實(shí)驗(yàn)室使用計(jì)劃表制作為例，在表示第1周、星期日第12節(jié)的單元格B3中引用“開出”表中表示每1周、星期日、12節(jié)的單元格AF4，引用公式為“=開出AF4”，見圖3。用同樣的方法可確定其他單元格的引用函數(shù)。

單元格B3引用公式“=開出AF4”

單元格B4引用公式“=開出B4”

單元格B5引用公式“=開出G4”

單元格B6引用公式“=開出L4”

單元格B7引用公式“=開出Q4”

單元格B8引用公式“=開出V4”

單元格B9引用公式“=開出AA4”

而后用鼠標(biāo)選中區(qū)域（B3：B9），用填充柄向右填充其余表格，即可完成第1周實(shí)驗(yàn)室使用計(jì)劃表模板制作。以同樣的方法，可完成其他周次實(shí)驗(yàn)室使用計(jì)劃表模板的制作。最后統(tǒng)一調(diào)整“每周”表的列寬和行高，直至每張A4紙能正好完整打印各周次實(shí)驗(yàn)室使用計(jì)劃表為止。

3 模板應(yīng)用

各工作表模板制作完成后，工作簿模板隨之完成。下面介紹模板使用方法。

（1）復(fù)制工作簿模板，將復(fù)制的工作簿名稱更改為具體的實(shí)驗(yàn)名稱，工作簿模板務(wù)必保留。

（2）打開實(shí)驗(yàn)室工作簿，將各任課教師提交的該實(shí)驗(yàn)室使用申請(qǐng)表依次復(fù)制、粘貼到“申請(qǐng)”表中。

（3）用鼠標(biāo)選中“申請(qǐng)”表區(qū)域（J2：K2），拖拽填充柄向下填充所有實(shí)驗(yàn)課的時(shí)間碼和實(shí)驗(yàn)室排課信息。實(shí)驗(yàn)室排課信息將自動(dòng)填充至“輔助”表、“安排”表、“開出表”和“每周”表對(duì)應(yīng)的單元之中。

（4）打開“安排”表，選中并復(fù)制所有單元格，再按數(shù)值類型粘貼所有單元格。這一步驟應(yīng)在學(xué)期開學(xué)之初完成，意在取消引用函數(shù)，保持開學(xué)之初的排課狀態(tài)。此后，“安排”表內(nèi)容不再隨后續(xù)實(shí)驗(yàn)課的調(diào)整而變化，反映出實(shí)驗(yàn)計(jì)劃安排情況，只有“開出”表和“每周”表內(nèi)容隨實(shí)驗(yàn)課調(diào)整而變化，反映實(shí)驗(yàn)課實(shí)際開出情況。

（5）打開“每周”使用計(jì)劃表，可按需要打印各周次的實(shí)驗(yàn)室使用計(jì)劃表。

實(shí)驗(yàn)安排表、開出表、每周使用計(jì)劃表是實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化管理表格中與申請(qǐng)表密切相關(guān)、數(shù)據(jù)處理工作量較大的表格，采用Excel通用辦公軟件制表，既便于制表，也便于交流、擴(kuò)展和改進(jìn)，使用者可利用Excel函數(shù)增添其他表格功能，還可根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)制作實(shí)驗(yàn)匯總表、人時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)表及重課檢查表等與實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)表數(shù)據(jù)有關(guān)聯(lián)的實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化管理表格。

【參考文獻(xiàn)】

[1]宋翔.Excel公式與函數(shù)大辭典[M].北京：人民郵電出版社，2017.

[2]楊陽(yáng).Word Excel PPT辦公應(yīng)用從入門到精通[M].天津：天津科學(xué)技術(shù)出版社，2017.

[3]劉志紅.Excel統(tǒng)計(jì)分析與應(yīng)用[M].北京：電子工業(yè)出版社，2011.