基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化檔案管理探討

和永青

【摘要】伴隨著社會的不斷發(fā)展，檔案在社會生活中所發(fā)揮的作用越來越顯著，檔案信息化水平也在不斷提升。本文在此基礎(chǔ)上對物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案的智能化管理技術(shù)進行了簡要的分析，并針對其中的問題分析了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的可行性與必要性，并為后期檔案管理工作的完善提出幾點建議，供參考。

【關(guān)鍵詞】物聯(lián)網(wǎng);技術(shù);智能化;檔案;管理

物聯(lián)網(wǎng)作為近幾年比較受歡迎的一種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形式，對于社會的發(fā)展與進步起到了一定的推動作用。這種技術(shù)主要是通過相應(yīng)的信息傳感設(shè)備實現(xiàn)物品與互聯(lián)網(wǎng)的相互聯(lián)系，同時通過這種方式推動不同信息之間的交流，從而有效的實現(xiàn)智能化的識別以及管理功能的一個過程。

一、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案智能化管理的關(guān)鍵技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)的概念主要來源于1995年比爾·蓋茨的《未來之路》這本書，但是在當(dāng)時由于社會的發(fā)展等因素技術(shù)發(fā)展水平不高，人們并沒有重視這個新概念，直到1999年美國對RFID技術(shù)進行深入研究時才又開始重新提及這個概念。隨著時代的不斷發(fā)展，該項概念被正式提出，但卻一直沒有得到公認，人們應(yīng)用較為普遍的物聯(lián)網(wǎng)的概念就是通過射頻識別以及激光掃描器等信息傳感設(shè)備通過相應(yīng)的協(xié)議將物品與互聯(lián)網(wǎng)進行連接并且開展信息交換實現(xiàn)智能化管理的一種網(wǎng)絡(luò)，其主要技術(shù)就是RFID技術(shù)，該技術(shù)主要由電子標簽以及讀寫器、中央處理系統(tǒng)等組成，另外納米技術(shù)也是構(gòu)成互聯(lián)網(wǎng)的重要技術(shù)之一，它使電子標簽以及讀寫器和天線的功能得到了相應(yīng)的拓展，應(yīng)用起來更加方便。該技術(shù)使得電子標簽以一種微小的形式存在著，在感應(yīng)技術(shù)的作用下讀寫器的周圍會形成相應(yīng)的一個帶有形狀的感應(yīng)區(qū)，當(dāng)電子標簽進入到這個區(qū)域的時候，讀寫器會通過天線給電子標簽發(fā)送相應(yīng)的詢問信號，電子標簽會將信息屬性反饋給天線，然后天線再將信號傳給讀寫器，經(jīng)過解碼等功能操作將其中的有效信息傳達給中央信息處理系統(tǒng)并由其進行智能化的處理。這項幾項關(guān)鍵技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)以及定位系統(tǒng)進行聯(lián)系與結(jié)合，將嵌入其中的電子標簽與任何物品聯(lián)系在一起形成了一個網(wǎng)絡(luò)體系，在這個大的網(wǎng)絡(luò)中物體可以通過相應(yīng)的技術(shù)來識別其他物體從而有效的實現(xiàn)信息的交流與智能化處理。

二、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中應(yīng)用的必要性和可行性

為了順應(yīng)時代的發(fā)展要求，檔案管理中現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為一項新興技術(shù)也被引入檔案管理當(dāng)中，大大提升了檔案的查詢與利用效率以及檔案管理的智能化水平。除此以外，智能化在庫房的管理以及安全防盜功能上也有所體現(xiàn)，庫房中的各種測控系統(tǒng)能夠?qū)崟r采集庫房中的各種數(shù)據(jù)，如濕度、溫度等等，通過數(shù)據(jù)的上傳實現(xiàn)各項指令的自動調(diào)節(jié)與控制，同時溫度與濕度也可以進行自動化調(diào)控。在安全防盜方面，主要可分為三種方式：一是借助數(shù)字化硬盤錄像技術(shù)對庫房進行實時視頻監(jiān)控。二是在庫房內(nèi)布置相應(yīng)數(shù)量的溫度以及煙感探測器，同時在樓梯以及走廊等關(guān)鍵位置安裝聲光報警器，報警能夠第一時間通知工作人員。三是電子門禁的使用與安裝，門禁的安裝有效避免了檔案被帶出檔案館的可能性，為檔案管理安全防盜的發(fā)展帶來了有效的保障。在新的發(fā)展形勢下，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域并取得一定的成就，從目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對物流、軍事、電子商務(wù)以及圖書館等行業(yè)的發(fā)展起到了很大的促進作用，因此對于檔案管理工作來說物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用具有一定的必要性與可行性。

三、物聯(lián)網(wǎng)在檔案智能化管理中的應(yīng)用

（一）檔案的自動入庫。傳統(tǒng)形式上的檔案入庫通常采用的方法是人工活條碼對相關(guān)的檔案進行檢查與識別，這種方法對人工的依賴性較大而且容易出現(xiàn)誤差。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)借助計算機技術(shù)對檔案的入庫流程進行了革新，它通過電子標簽的形式將每一件檔案都進行了編碼并形成唯一的標志碼，因此檔案在入庫的過程中能夠自動生成相應(yīng)的信息與入庫的清單，節(jié)約時間減少因人工干預(yù)而出現(xiàn)的偏差。

（二）智能化調(diào)節(jié)庫房與追蹤管理。檔案庫房中的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要是借助各項芯片的安裝來實現(xiàn)對其周圍環(huán)境的感知，從而根據(jù)實際溫度以及濕度情況進行自我調(diào)節(jié)，實現(xiàn)自動消毒滅菌通風(fēng)以及自動照明防盜報警等，一旦庫房的環(huán)境與系統(tǒng)中的標準環(huán)境狀態(tài)不一致，系統(tǒng)就會及時進行調(diào)節(jié)，確保庫房環(huán)境標準化。此外，為了方便檔案的管理，在其生成的時候會為其提供相應(yīng)的電子標簽，其中包含檔案的內(nèi)容、存放地點等全面的信息，這樣通過電子標簽就可以更方便地跟蹤檔案，通過感應(yīng)器了解檔案的位置以及流動過程等，真正提升了檔案的管理效率。

（三）簡化檔案借閱手續(xù)，確保安全防盜。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下檔案的使用者只需要提供相應(yīng)的RFID借閱卡以及對應(yīng)的檔案就可以查閱相關(guān)信息并完成借閱，簡化了傳統(tǒng)檔案借閱過程中繁瑣的流程，實現(xiàn)了自動化的掃描，同時也減輕了工作人員的核對以及整理檔案的勞動強度，提升了服務(wù)質(zhì)量。安全防盜系統(tǒng)除了可以保障庫房的安全建設(shè)外，還可以針對檔案進行定位與防盜，它采用了無線電波技術(shù)與偵測系統(tǒng)，將閱讀設(shè)備以及防盜功能進行了融合，檔案在被帶離檔案室的過程中會觸及防盜系統(tǒng)并發(fā)出警報，有效保障了檔案的安全。

四、結(jié)語

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍將會越來越廣泛，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變理念，創(chuàng)新工作方法，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理工作中來，全面促進我國檔案管理事業(yè)的智能發(fā)展。

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