淺談事業(yè)單位文書檔案管理

李瑋

【摘要】作為我國(guó)主要的社會(huì)服務(wù)性部門，事業(yè)單位的工作效率和人們的生活有著十分密切的聯(lián)系，而在事業(yè)單位的日常管理中，文書檔案管理工作所占的比例非常大，將文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量不斷提升，既有助于服務(wù)質(zhì)量得到保障，也可促進(jìn)人們生活水平顯著提升。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就如何管理事業(yè)單位文書檔案展開詳細(xì)探討，以供大家參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;文書檔案;管理

隨著社會(huì)改革進(jìn)程的日益加快，事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理取得了很大發(fā)展，同時(shí)相較于過去來說，如今我國(guó)事業(yè)單位已越來越重視文書檔案管理工作。新時(shí)期，愈加突顯出事業(yè)單位文書檔案工作的重要性，其能夠清晰展現(xiàn)出事業(yè)單位的工作成績(jī)。所以，對(duì)事業(yè)單位而言，文書檔案管理工作至關(guān)重要。

一、高度重視文書檔案管理工作

諸多分析取證證實(shí)，之所以一直以來事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率、質(zhì)量均不高，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)不重視這一工作。須知，只要是成績(jī)突出、進(jìn)展順利的工作幾乎都得到了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和密切關(guān)心，其中自然也包括文書檔案管理工作。所以，事業(yè)單位檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從自己做起，端正工作態(tài)度，擺正工作方法，對(duì)檔案管理工作的重要性充分認(rèn)識(shí)，將傳統(tǒng)的工作理念和工作態(tài)度摒棄，關(guān)注檔案管理工作和服務(wù)大眾，要求下級(jí)工作人員努力將本職工作完成。除此之外，還應(yīng)積極宣傳檔案管理工作，使全社會(huì)均將檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)到，尋求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門和財(cái)政部門政策與資金支持 ，真正讓檔案管理工作中各種問題（資金短缺、人員匱乏、檔案管理混亂、人員責(zé)任心不強(qiáng)等）得到有效解決，建立一個(gè)綜合性的、具有完備性能的、擁有更高工作效率的大型綜合檔案室。

二、建設(shè)完善的文書檔案管理制度

若要提升工作的規(guī)范性就必須要依靠嚴(yán)格的制度，所以在規(guī)范化管理事業(yè)單位的文書檔案時(shí)，第一步需將完善的文書檔案管理制度建立起來，對(duì)事業(yè)單位各工作人員的工作責(zé)任予以明確，把責(zé)任落實(shí)到人頭上，如此方可進(jìn)一步創(chuàng)新與發(fā)展文書檔案管理工作。同時(shí)，完善的管理制度還可把文書檔案工作人員的工作積極性給調(diào)動(dòng)起來，獎(jiǎng)懲機(jī)制也需納入到制度中，獎(jiǎng)勵(lì)有突出表現(xiàn)的文書檔案工作人員，使之主動(dòng)參與工作，嚴(yán)厲批評(píng)工作不積極的員工，并給予其指導(dǎo)，使之對(duì)自身存在的問有一充分認(rèn)識(shí)，更好地投入文書檔案管理工作。

三、完善文書檔案管理配套機(jī)制

完善相關(guān)配套機(jī)制可極大支持事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理工作。所以，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)相關(guān)配套機(jī)制予以完善，以順利開展文書檔案管理工作，具體措施包括：第一，結(jié)合文書檔案管理部門每個(gè)人員的職責(zé)，將詳細(xì)的問責(zé)機(jī)制制定出來，以相應(yīng)的懲罰措施來處理文書檔案管理不規(guī)范、材料丟失等問題，進(jìn)而使文書檔案管理人員能夠端正自身工作態(tài)度。第二，制定科學(xué)合理的績(jī)效考核機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制。借助合理的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰來促進(jìn)文書檔案管理動(dòng)力的提升，把管理人員的上進(jìn)心激發(fā)出來，高效完成文書檔案管理工作。

四、建立信息管理平臺(tái)

如果要規(guī)范化管理文書檔案，就需電子化轉(zhuǎn)化檔案信息，將文書檔案的數(shù)據(jù)庫和信息庫建立起來，并以此為基礎(chǔ)，建立檔案管理系統(tǒng)和信息共享平臺(tái)。數(shù)據(jù)信息錄入和字段對(duì)應(yīng)功能是檔案管理系統(tǒng)所必須具備的，要保證能夠批量上傳和導(dǎo)入檔案，對(duì)檔案的編號(hào)和立卷規(guī)則作出規(guī)定，同時(shí)掛接和掃描附件的能力也不可缺少。與此同時(shí)，全面共享也是檔案信息管理系統(tǒng)和共享平臺(tái)在事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的范圍內(nèi)要實(shí)現(xiàn)的，值得注意的是，為了使檔案的安全性、完整性得到保證，就需限制系統(tǒng)訪問權(quán)限，對(duì)訪問等級(jí)予以明確，又或是通過隨機(jī)生成手機(jī)驗(yàn)證碼的方式達(dá)到加密效果，讓信息安全得到有效保障。

五、定期培訓(xùn)事業(yè)單位檔案文書管理人員

對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作來說，檔案管理人員的綜合素質(zhì)起到?jīng)Q定性作用，只有文書檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，再與科學(xué)合理的管理制度相配合，方可順利開展文書檔案管理工作。而事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)文書檔案管理工作人員進(jìn)行選擇時(shí)，不僅要把專業(yè)知識(shí)能力強(qiáng)的人員作為優(yōu)先考慮對(duì)象，還應(yīng)對(duì)其各方面予以考量，包括工作積極性高低、職業(yè)責(zé)任意識(shí)強(qiáng)弱以及自身的工作開展能力等。否則即使擁有一身好武藝，若無法將工作好好完成，又或是在工作上具有懈怠心理，則還是不能讓文書管理工作的工作質(zhì)量得到保證。針對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理人員，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，諸如專業(yè)知識(shí)、心理素質(zhì)、道德修養(yǎng)等均屬于培訓(xùn)內(nèi)容。如此方可將一個(gè)真正發(fā)揮自己價(jià)值的人培養(yǎng)出來，使檔案管理工作的效用得到發(fā)揮。

六、結(jié)語

總而言之，對(duì)單位管理水平進(jìn)行衡量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)就是文書檔案管理工作，其是單位一項(xiàng)重要組成部分，其管理水平和檔案資料的完整性直接掛鉤，在單位管理中是不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容。所以，應(yīng)規(guī)范化銜接文書工作與檔案管理工作，切實(shí)促進(jìn)文書檔案利用率的有效提高。

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