“雙一流”建設(shè)中優(yōu)化院系辦公室工作研究

王曉晶　管楠祥

【摘要】一流的辦公室管理與服務(wù)工作對于助力“雙一流”建設(shè)十分關(guān)鍵。院系辦公室工作具有綜合性、服務(wù)型、協(xié)調(diào)性和多層性四個(gè)特點(diǎn)，也存在壓力大、陷于執(zhí)行、制度規(guī)范不足等問題，可通過制定激勵(lì)措施、分流事務(wù)工作、增強(qiáng)規(guī)范流程等，將辦公室工作長期以來被忽視的“參謀助手”職能充分發(fā)揮出來，起到“智囊團(tuán)”的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】“雙一流”建設(shè);辦公室工作;優(yōu)化;“智囊團(tuán)”;SOP

為加大改革力度，完善推進(jìn)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)我國從高等教育大國到高等教育強(qiáng)國的歷史性跨越，2015年10月24日，國務(wù)院印發(fā)《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，提出堅(jiān)持“以一流為目標(biāo)、以學(xué)科為基礎(chǔ)、以績效為杠桿、以改革為動(dòng)力”為基本原則，加快建成一批世界一流大學(xué)和一流學(xué)科，即簡稱的“雙一流”建設(shè)。2017年1月25日，教育部、財(cái)政部、國家發(fā)展改革委制定了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)實(shí)施辦法（暫行）》，以貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科的重大戰(zhàn)略決策。2017年9月21日，教育部、財(cái)政部、國家發(fā)展改革委公布了“雙一流”建設(shè)名單，清華大學(xué)入選一流大學(xué)建設(shè)高校中的A類。2017年10月27日，在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會(huì)上，習(xí)近平總書記指出：“建設(shè)教育強(qiáng)國是中華民族偉大復(fù)興的基礎(chǔ)工程，必須把教育事業(yè)放在優(yōu)先位置，深化教育改革，加快教育現(xiàn)代化，辦好人民滿意的教育……加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展。”加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)被寫入黨的十九大報(bào)告，彰顯了黨中央對這一工作的高度重視，是黨中央準(zhǔn)確把握世界發(fā)展新態(tài)勢、我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新要求、全球高等教育發(fā)展格局新變化作出的重大戰(zhàn)略決策。2017年12月29日，清華大學(xué)發(fā)布《清華大學(xué)一流大學(xué)建設(shè)高校建設(shè)方案》，被視為中國大學(xué)“雙一流”建設(shè)邁出的又一實(shí)質(zhì)性步伐。本文以清華大學(xué)“雙一流”建設(shè)為背景，討論如何優(yōu)化院系辦公室工作。

一、院系辦公室工作的主要特點(diǎn)和重要性

院系辦公室工作千頭萬緒，大致可以歸納為如下四個(gè)主要特點(diǎn)：

（一）綜合性。綜合性是院系辦公室最典型的特點(diǎn)，院系辦公室是高校的基層綜合事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，學(xué)校的大部分教學(xué)、科研、組織、人事、外事、財(cái)務(wù)、工會(huì)、思想政治等工作都包含在院系的管理工作之中，這就使得院系辦公室的工作內(nèi)容包羅萬象、工作頭緒多、綜合性強(qiáng)。

（二）服務(wù)性。服務(wù)性是院系辦公室工作的另一典型特點(diǎn)。一方面，由于院系絕大部分領(lǐng)導(dǎo)是教學(xué)科研、行政管理“雙肩挑”，工作任務(wù)很繁重，因此，辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作，起到領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作好決策;另一方面，辦公室要為教師和學(xué)生服務(wù)，做好信息傳遞、政策執(zhí)行、教學(xué)管理等工作。

（三）協(xié)調(diào)性。協(xié)調(diào)性也是院系辦公室工作的顯著特點(diǎn)，由于院系辦公室處于學(xué)校上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的樞紐地位，是教師、學(xué)生和學(xué)校職能部門之間相互聯(lián)系的紐帶。因此，辦公室對協(xié)調(diào)與學(xué)校各職能部門、其他院系、本院系內(nèi)部的科室部門、院領(lǐng)導(dǎo)與教職工之間的各種關(guān)系上，起著非常重要的作用。

（四）多層性。院系辦公室工作的多層性體現(xiàn)在工作可分為日常工作、臨時(shí)任務(wù)與突發(fā)事件三個(gè)層面。日常工作是指學(xué)校各職能部門下達(dá)給院系辦公室的經(jīng)常、例行工作;臨時(shí)任務(wù)是指在常規(guī)工作之外，由于特殊的、偶然的場合或事情而出現(xiàn)的工作;突發(fā)事件是指發(fā)生了重大意外事件，如果不及時(shí)妥善處置可能產(chǎn)生嚴(yán)重的后果和影響，使得行政人員必須立即處理，具有最高的優(yōu)先級(jí)。

二、院系辦公室工作的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）普遍存在的情況。1.院系辦公室工作瑣碎繁雜。需要處理的關(guān)系復(fù)雜，而這些看似“小事”，卻代表了學(xué)校、院系的形象，還可能直接影響有關(guān)教師和學(xué)生。辦公室工作無小事，小事如果處理不認(rèn)真、不細(xì)致，也會(huì)釀成大事。因此，辦公室工作壓力大。2.受關(guān)注度低，創(chuàng)新性不強(qiáng)。行政人員相對于一線教師來說工作待遇較低，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注程度也不足，辦公室工作容易陷入被動(dòng)，以“不出岔子”為目標(biāo)，活力和創(chuàng)新能力不足。主觀上缺少更加積極、主動(dòng)的想法，客觀上沒有額外的時(shí)間和條件，兩方面因素共同造成辦公室工作多是陷于執(zhí)行層面，“參謀助手”的職能發(fā)揮不足。3.文檔電子化程度不高，不同部門機(jī)構(gòu)間信息共享程度不足，形成了“信息孤島”。傳統(tǒng)的文檔保存模式依靠紙質(zhì)，但紙張容易因?yàn)橥獠吭驅(qū)е職p，從而導(dǎo)致信息丟失。在分享、查詢、整理的難易度和便捷性上，紙質(zhì)文檔也不如電子檔。不同的部門和機(jī)構(gòu)之間信息共享也不充分，降低了工作效率。

（二）存在的問題。1.辦公室人員流動(dòng)性較大，影響工作順暢開展。清華大學(xué)校機(jī)關(guān)和院系各部門辦公室均已廣泛實(shí)行行政人員合同制，由于工作環(huán)境、工作壓力、工資報(bào)酬、職業(yè)前景等各方面因素影響，合同制的行政人員流動(dòng)性較大，如果新進(jìn)人員未能及時(shí)補(bǔ)上原有空缺，該辦公室將處于超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。2.辦公室人員易陷入事務(wù)性工作中，難以更積極主動(dòng)地對工作進(jìn)行反思和提升。清華大學(xué)校機(jī)關(guān)和院系辦公室均十分重視并踐行“管理育人、服務(wù)育人”的理念，以服務(wù)師生、讓師生滿意為宗旨。然而，不少辦公室工作涉及大量事務(wù)性操作，十分費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這往往讓有關(guān)行政人員深陷其中，能按時(shí)并保質(zhì)保量完成工作已經(jīng)很有挑戰(zhàn)，想跳脫出來對工作進(jìn)行反思和提升很有難度。3.新聞、資料的采寫和編纂較為臨時(shí)，查找和歸檔較為不便。這個(gè)現(xiàn)象主要見于院系辦公室層面，其做法通常是在需要的時(shí)候才找人寫稿或準(zhǔn)備資料，是一種特別的、臨時(shí)的，而不是專職的、常態(tài)化的做法，造成有關(guān)新聞、資料不能及時(shí)發(fā)布、不能系統(tǒng)化留存，不便查找和整理歸檔。

三、優(yōu)化院系辦公室工作的措施

院系辦公室工作應(yīng)當(dāng)助力清華大學(xué)“雙一流”建設(shè)。一流的辦公室工作，是一流師資、一流學(xué)科、一流成果不可或缺的“服務(wù)員”和“保障者”。針對以上調(diào)研和訪談所發(fā)現(xiàn)的問題，可以嘗試從以下三個(gè)方面優(yōu)化辦公室工作，助力高?！半p一流”建設(shè)：

（一）出臺(tái)激勵(lì)措施，減少流動(dòng)性。行政人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性是辦公室工作有序開展的前提，當(dāng)前，清華大學(xué)人員的流動(dòng)性主要來自于合同制人員。通過完善工資結(jié)構(gòu)、拓展晉升通道、加強(qiáng)激勵(lì)表彰等激勵(lì)措施，可以緩解流動(dòng)性大的問題，包括把行政人員的工作績效與其工資補(bǔ)貼、福利待遇、晉升晉級(jí)等掛鉤，通過榮譽(yù)、表彰、嘉獎(jiǎng)等手段，增加行政人員的成就感和歸屬感，進(jìn)而充分調(diào)動(dòng)行政人員的工作熱情和工作潛力。

（二）分流事務(wù)工作，提高創(chuàng)造性。根據(jù)工作涉及的事項(xiàng)，分為提升型和常規(guī)型兩大類，提升型工作涉及整體策劃、設(shè)置和決定等，不能由他人代替，必須由行政人員親自處理;而常規(guī)型工作不具有屬人的性質(zhì)，可交由學(xué)生助管執(zhí)行，行政人員進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和審核。通過分流純粹的事務(wù)工作，行政人員得以抽身，更新工作理念，將辦公室工作中長期被忽視的“參謀助手”作用充分發(fā)揮出來。

（三）增強(qiáng)規(guī)范流程，加強(qiáng)信息化。辦公室行政人員身兼數(shù)職，工作雜亂瑣碎，容易產(chǎn)生失誤。為適應(yīng)“雙一流”建設(shè)的新要求，可將企業(yè)管理中使用的SOP（Standard Operation

Procedure）即“標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序”運(yùn)用到辦公室管理中，將某一工作崗位的標(biāo)準(zhǔn)操作流程和要求以統(tǒng)一的格式描述出來，指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作，使得這個(gè)崗位工作的任何一個(gè)人，經(jīng)過崗前培訓(xùn)后能夠很快勝任工作要求，從而提高管理運(yùn)行效率。事后及時(shí)總結(jié)、歸納，不斷提高辦事、辦會(huì)、辦文的質(zhì)量。同時(shí)，推進(jìn)辦公室工作的信息化、數(shù)據(jù)化，使得信息流通、共享、查找、歸檔更加便利。

四、結(jié)論

院系辦公室工作十分繁雜，既有例行的日常工作，也有更加緊迫的臨時(shí)任務(wù)與突發(fā)事件，而辦公室是學(xué)校和院系的窗口，體現(xiàn)了學(xué)校和院系的形象。在清華大學(xué)“管理育人、服務(wù)育人”的宗旨下，辦公室工作無小事，為師生服務(wù)、讓師生滿意是辦公室工作的根本目標(biāo)之一。通過調(diào)研和走訪，發(fā)現(xiàn)目前辦公室工作存在的主要問題有三個(gè)：一是人員流動(dòng)性較大，工作效率降低。二是陷于事務(wù)性工作，主動(dòng)性和創(chuàng)造性不足。三是院系層面的資料采寫和編纂多為臨時(shí)性，查找和歸檔都不方便，信息化程度不高。鑒于此，可以相應(yīng)地從三個(gè)方面優(yōu)化辦公室工作，通過出臺(tái)激勵(lì)措施，減少流動(dòng)性;通過分流事務(wù)工作，提高創(chuàng)造性;通過增強(qiáng)規(guī)范流程，突出信息化。在現(xiàn)有的人力資源和辦公條件下，將行政工作制度化、規(guī)范化、前瞻化，樹立職責(zé)意識(shí)，對辦公室進(jìn)行新的定位，使辦公室不僅完成上級(jí)部門安排的任務(wù)，還能夠起到“智囊團(tuán)”的作用，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的行政助手。

【本文獲得清華大學(xué)2017年度辦公室業(yè)務(wù)研究課題資助，并被評(píng)選為優(yōu)秀成果】

【參考文獻(xiàn)】

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