被轉(zhuǎn)發(fā)文在文書(shū)檔案管理中的處置方法

郭筠

【摘要】筆者從事檔案管理工作很多年了，其中有部分內(nèi)容是文書(shū)檔案組卷，因此，在整理被轉(zhuǎn)發(fā)文時(shí)會(huì)存在部分問(wèn)題。筆者認(rèn)為，需要進(jìn)一步強(qiáng)化文書(shū)檔案整理工作，認(rèn)真把握細(xì)節(jié)等各方面。本文主要探討了處置被轉(zhuǎn)發(fā)文的方法，這為檔案管理提供了依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】被轉(zhuǎn)發(fā)文;文書(shū)檔案;管理;處置方法

一、轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、文書(shū)檔案的定義

筆者在整理收文的同時(shí)，區(qū)別轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文經(jīng)常主要包括行政、黨群、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)四個(gè)方面，主要是指所屬單位和公司在企業(yè)管理過(guò)程中和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具備各種不同參考價(jià)值的材料文書(shū)。具體包括了通知、文件材料、標(biāo)準(zhǔn)、辦法、規(guī)定、紀(jì)要、記錄、方案等，均屬于文書(shū)檔案的種類。其中，管理類文件更容易被轉(zhuǎn)發(fā)，廣東省檔案局出臺(tái)了這類文件，《廣東省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理方法》（粵交辦〔2003〕842號(hào)），被轉(zhuǎn)發(fā)文是《廣東省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理方法》，轉(zhuǎn)發(fā)文便是指〔2003〕842號(hào)。

二、企業(yè)文書(shū)檔案整理的重要作用

及時(shí)分類、清點(diǎn)、排列、組卷、編制保密室需要接收的各種文件材料，例如《關(guān)于做好中央企業(yè)棚戶區(qū)摸底調(diào)查工作的通知》，其中文號(hào)是船規(guī)〔2014〕70號(hào)，經(jīng)過(guò)中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司的轉(zhuǎn)發(fā)則改組函號(hào)為〔2014〕38號(hào)，而如果需要查找相應(yīng)的信息時(shí)輸入“〔2014〕38號(hào)”就不能檢索到相關(guān)文件，因此需要及時(shí)整理與分類，以避免“死檔”現(xiàn)象。相關(guān)企業(yè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研保管、利用開(kāi)發(fā)的重要內(nèi)容便是該企業(yè)的文書(shū)檔案。開(kāi)發(fā)利用和案卷質(zhì)量直接關(guān)系著企業(yè)文書(shū)檔案的整理，這是案卷存在的必要性，這關(guān)系著文書(shū)檔案的安全、實(shí)用、準(zhǔn)確等，為企業(yè)的工作和決策提供了依據(jù)。因此，積極整理文書(shū)檔案，可以促進(jìn)文書(shū)檔案的后續(xù)開(kāi)發(fā)和具體分類，能提高文書(shū)檔案的利用率，這是做好文書(shū)檔案的重要憑證，能積極運(yùn)用文書(shū)檔案。而文書(shū)檔案主管責(zé)任部門是行政部（或總務(wù)辦公室），主要負(fù)責(zé)訂立各單位檔案文書(shū)管理制度，組織各類考核和實(shí)施效果。文書(shū)檔案責(zé)任人主要負(fù)責(zé)文書(shū)檔案制度的管理實(shí)施，接受行政總部的考核和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際工作需求設(shè)立兼、專職文書(shū)檔案工作人員，工作內(nèi)容包括整理、收集、歸檔、立卷、檢索、保存、銷毀、統(tǒng)計(jì)等各方面。各單位專門制定兼（專）職檔案人員，直接上報(bào)行政部門備案。

三、我省水運(yùn)建設(shè)的基本情況

改革開(kāi)放后，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，珠江航運(yùn)發(fā)生了翻天覆地的變化。在更新船舶、建設(shè)港口、導(dǎo)航通信、整治航道、管理航務(wù)等各個(gè)方面都有了進(jìn)展。截至2018年，我省全水系共有通航里程15222公里，擁有大量的一類、二類口岸。

四、整理被轉(zhuǎn)發(fā)企業(yè)文書(shū)檔案的具體情況

（一）分類原則?？梢砸阅甓?問(wèn)題為標(biāo)準(zhǔn)合理分類水運(yùn)文書(shū)檔案，參照這些文件的具體內(nèi)容具體分類。行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作這四類共同組成了文件內(nèi)容。每一類下面都包含著幾小類，例如，行政管理類可表示為A類，其中的收文可表示為A1類;A1類下面又有子分類，A1可表示為收到上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)文類，A12可表示為收到平行部門或下級(jí)上報(bào)的轉(zhuǎn)發(fā)類文件。對(duì)于歸檔文件而言，需要以“件”為基礎(chǔ)，合理分配整理文件，整理歸檔文件時(shí)最主要的內(nèi)容便是確定“件”數(shù)的多少，更需要把握好“件”的尺度，防止過(guò)松或者過(guò)嚴(yán)，具體可以參考一份文件?？梢园磧?nèi)容、時(shí)間、來(lái)源的不同對(duì)各個(gè)方面實(shí)行歸檔文件，作為整理歸檔文件的基本步驟，將其分成若干類別或?qū)哟?，這樣便能構(gòu)成有機(jī)體系。

（二）整理規(guī)則。不同單位的“同類”文件中包含著主要聯(lián)系和共同特征，方便將其組合成一個(gè)案卷。卷內(nèi)文件可以遵循整理歸檔的方法，每份文件為一件，定稿和文件正本為一件，附件和正文為一件，復(fù)制和原件為一件，被轉(zhuǎn)發(fā)文和轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。會(huì)議記錄一本為一件，例如：涉及具體項(xiàng)目的工程資料檔案，施工方和管理單位的會(huì)議記錄、項(xiàng)目前期和施工過(guò)程的會(huì)議記錄、監(jiān)理方往來(lái)會(huì)議記錄、項(xiàng)目竣工前會(huì)議記錄、通航核查會(huì)議等，將會(huì)議記錄一本為一件，如項(xiàng)目竣工前會(huì)議記錄或項(xiàng)目前期和施工過(guò)程的會(huì)議記錄等，區(qū)分成套的會(huì)議材料用件，重要文件的歷次修改稿和正文都能為一件。文件處理單和正文也能為一件。復(fù)文和來(lái)文（批復(fù)或請(qǐng)示、復(fù)函和函、批示或報(bào)告）都為一件。各種名冊(cè)、圖表、成冊(cè)的編寫需要按照原來(lái)的裝訂方法，一冊(cè)就是一件。相同樣式未裝訂好的表格，必須以具體的時(shí)間或部門為單位，裝訂在一起也就是一件?？梢苑e極整理和積累文件材料，帶入相關(guān)管理制度，引進(jìn)具體工作流程，相關(guān)單位的檔案人員可以實(shí)行崗位責(zé)任制。積極采取“四同時(shí)”步驟，實(shí)行下達(dá)任務(wù)計(jì)劃、審判、鑒定結(jié)果、獎(jiǎng)勵(lì)考核等多種方法，完成歸檔目標(biāo)，才能收集到完整、齊全的資料。企業(yè)單位的檔案人員應(yīng)遵循“辦理完畢隨時(shí)收、及時(shí)收發(fā)會(huì)議文、定時(shí)收發(fā)常用文件、合理調(diào)整人員變動(dòng)、人員變動(dòng)提前收、約束時(shí)按時(shí)收、跟蹤重要文件、檢查時(shí)集中收、蓋章時(shí)立即收、落實(shí)到人頭督促收、催促收‘賬本外文件、整理前全面收?！闭磉@些基礎(chǔ)文件時(shí)，應(yīng)遵守文件的基本規(guī)律，加強(qiáng)各文件之間的聯(lián)系，按照不同的種類，積極區(qū)分整理，加強(qiáng)對(duì)這些文件的利用和保護(hù)。

（三）政府類企業(yè)單位的檔案記錄方法。例如水運(yùn)工程檔案記錄方法多種多樣，內(nèi)容形式十分廣泛，記錄方法也多種多樣。各種報(bào)告、來(lái)往文件、說(shuō)明、批文這部分資料以鉛字印刷為主，施工流程、工程內(nèi)容、施工方法、竣（下轉(zhuǎn)第20頁(yè)）

（上接第11頁(yè)）工結(jié)算以表格、圖紙為主。材料檢測(cè)記錄、保證原始記錄的隱蔽記錄各種資料采用手寫的方法。當(dāng)前科技不斷發(fā)展，為了表達(dá)出工程的具體效果，可以使用音視頻等資料記錄工程檔案。

（四）收集原則。整個(gè)過(guò)程中需要做好各項(xiàng)收集工作，等到辦理流程結(jié)束后，可以將這些具有保存價(jià)值的文字材料集中收集起來(lái)。在具體的收集過(guò)程中需要保證材料、內(nèi)容的真實(shí)、完整。裝訂文書(shū)檔案“件”數(shù)時(shí)，需要規(guī)定“件”，方便其利用和保管。裝訂前，可以及時(shí)修補(bǔ)那些已經(jīng)破損的文件，積極復(fù)制易褪色或字跡易模糊的文件或者加固處理字跡，不破壞文書(shū)檔案的情況下復(fù)制、修整文件。修整件時(shí)，及時(shí)修裱破損文件，及時(shí)復(fù)刻易褪變或字跡模糊的文件，去掉文件上易腐蝕的金屬物。及時(shí)拆卸不方便的文書(shū)檔案，一般來(lái)說(shuō)，金屬物被密封在封裝箱內(nèi)，一旦拆釘容易損壞原貌，因此最好不重裝拆釘。當(dāng)其文件較大時(shí)，折疊這些文件時(shí)應(yīng)該減少折疊次數(shù)。

五、整理被轉(zhuǎn)發(fā)文書(shū)檔案的方法和順序

（一）筆者所在企業(yè)整理文書(shū)檔案的步驟（改進(jìn)前）。筆者參考企業(yè)文書(shū)檔案的整理步驟（改進(jìn)前），具體設(shè)計(jì)到卷內(nèi)目錄格式、組卷工作力度、電腦輸入界面等幾個(gè)方面。就輸入界面而言，就廣東水運(yùn)檔案管理來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)發(fā)的《廣東省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理方法》（粵交辦〔2003〕842號(hào)》這一文件，文件填寫的是〔2003〕842號(hào)，作者可以這個(gè)文件為依據(jù)，具體整理企業(yè)文件時(shí)，根據(jù)自身需求分類。

（二）政府類企業(yè)單位整理文書(shū)檔案的順序（改進(jìn)后）。改進(jìn)后翻開(kāi)電腦輸入界面，檔案管理系統(tǒng)中可以增加被轉(zhuǎn)發(fā)文的名稱、文號(hào)，在管理系統(tǒng)中可以錄入轉(zhuǎn)發(fā)文，在檔案管理系統(tǒng)中可以搜尋“主題詞、文號(hào)”等詞語(yǔ)，方便查閱轉(zhuǎn)發(fā)文所在的案卷。檢索編制文號(hào)時(shí)，同樣可以處理轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文這兩種類型，這樣便直接解決了轉(zhuǎn)發(fā)文號(hào)的盲點(diǎn)問(wèn)題，自然也不存在死檔問(wèn)題了。運(yùn)用此項(xiàng)方法，便能優(yōu)化文件查找速度，提升文件查準(zhǔn)率、查全率，檔案管理人員便能準(zhǔn)確、迅速調(diào)整其中的步驟?；诖朔N方法，整理檔案文書(shū)必須加大檔案管理人員的工作量，同時(shí)要求檔案管理人員具備高度的責(zé)任心和意識(shí)，然后積極仔細(xì)地完成各項(xiàng)活動(dòng)。

六、總結(jié)

本文淺談了轉(zhuǎn)發(fā)文在檔案管理中的作用，并舉例說(shuō)明了涉及水運(yùn)的企業(yè)檔案文書(shū)的管理，提出了加強(qiáng)檔案管理的方法。具體整理檔案文書(shū)時(shí)，應(yīng)遵守文件的基本規(guī)律，加強(qiáng)各文件之間的聯(lián)系，按照不同的種類，積極區(qū)分整理，加強(qiáng)對(duì)這些文件的利用和保護(hù)。作為檔案管理人員，更應(yīng)該樹(shù)立高度的責(zé)任感，養(yǎng)成認(rèn)真仔細(xì)的習(xí)慣。

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