高校文印管理信息化系統(tǒng)開發(fā)研究

【摘 要】本文分析高校文印管理信息化系統(tǒng)開發(fā)的必要性，基于系統(tǒng)需求分析，論述系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，并詳述普通用戶、普通管理員、高級(jí)管理員三個(gè)界面的詳細(xì)設(shè)計(jì)，最后分析如何進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試。

【關(guān)鍵詞】高校 ?文印管理 ?信息化系統(tǒng) ?B/S結(jié)構(gòu) ?開發(fā)

【中圖分類號(hào)】G ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2019）08C-0189-04

21世紀(jì)，Internet技術(shù)、云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展及計(jì)算機(jī)應(yīng)用等日益普及到社會(huì)生活的方方面面，高等職業(yè)院校各項(xiàng)管理也逐漸進(jìn)入教育信息化管理時(shí)代，信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在教學(xué)、教務(wù)、學(xué)工、后勤、財(cái)務(wù)等方面。教育信息化的快速發(fā)展，使得高校文印管理轉(zhuǎn)型為無紙化管理迫在眉睫。

一、系統(tǒng)開發(fā)的必要性

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的普及，廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱學(xué)院）各部門各項(xiàng)工作已陸陸續(xù)續(xù)實(shí)現(xiàn)信息化管理。學(xué)院文印工作主要由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)置文印室，由兩名文印員負(fù)責(zé)日常工作。文印員的主要工作有打印、復(fù)印資料，購(gòu)買設(shè)備、紙張等物資，設(shè)備維修上報(bào)等。對(duì)于高校而言，無論是科研還是教學(xué)，都存在大量的打印復(fù)印工作。這些日常工作均采取傳統(tǒng)的手工方式。傳統(tǒng)的手工工作方式下，系部師生需要印刷文件，必須填寫審批單，由部門領(lǐng)導(dǎo)或者辦公室主任審批簽字，才能拿去文印室印刷。文印員根據(jù)審批單先后順序進(jìn)行排隊(duì)印刷，印刷好后師生將文件取回，文印員將各部門文印資料情況登記在本子上，并按月手工統(tǒng)計(jì)使用量。由于印刷時(shí)間往往不能確定，便導(dǎo)致教師經(jīng)常往返多次文印室查看是否印刷好方可領(lǐng)取文件，嚴(yán)重影響教師的工作效率。傳統(tǒng)手工方式嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展，違背了國(guó)家所提倡的無紙化會(huì)議和無紙化辦公理念，不符合時(shí)代的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)文印管理信息化，勢(shì)在必行。

為了實(shí)現(xiàn)學(xué)院文印信息化，減輕文印員的工作負(fù)擔(dān)，方便全院師生，經(jīng)過多方學(xué)習(xí)，學(xué)院將通過建設(shè)文印管理系統(tǒng)網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)師生網(wǎng)上請(qǐng)求、領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批、文印員網(wǎng)上統(tǒng)計(jì)及發(fā)布信息和管理文印物資等功能，既能方便廣大師生合理安排時(shí)間印刷資料，又能節(jié)省大量的人力物力。本系統(tǒng)架構(gòu)采用B/S結(jié)構(gòu)，師生可在校園網(wǎng)絡(luò)覆蓋的任何一個(gè)終端登錄進(jìn)行相關(guān)操作，相關(guān)管理員進(jìn)行審批，文印員對(duì)師生的請(qǐng)求進(jìn)行處理并做出回應(yīng)，同時(shí)將反饋信息發(fā)布到網(wǎng)站上。

二、系統(tǒng)需求分析

需求分析是軟件生存周期中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在此階段我們要分析系統(tǒng)要“做什么”，而不是“怎么去做”。開發(fā)信息化環(huán)境下的文印管理系統(tǒng)網(wǎng)站，主要實(shí)現(xiàn)普通用戶數(shù)據(jù)填寫和查看信息、普通管理員審批文印單、高級(jí)管理員審批和修改數(shù)據(jù)狀態(tài)及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等功能，實(shí)現(xiàn)學(xué)院文印信息化管理，讓所有師生均可通過校園網(wǎng)絡(luò)操作。由此，本系統(tǒng)需要解決的問題如下：普通用戶在線填寫復(fù)印、打印單，領(lǐng)取物資審批表，上傳文件，提交審批表，查看狀態(tài);普通管理員在線審批師生的請(qǐng)求，同時(shí)具備普通用戶的所有功能;高級(jí)管理員在線終極審批請(qǐng)求，修改狀態(tài)，同時(shí)統(tǒng)計(jì)物資、發(fā)布信息等。根據(jù)需求分析，可畫出系統(tǒng)流程圖如圖1所示。

三、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

從以上需求分析和圖1系統(tǒng)流程圖，結(jié)合系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)，文印管理系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)以下幾大模塊的功能：

1.系統(tǒng)首頁。首頁是所有用戶登錄系統(tǒng)之后必須訪問的頁面，發(fā)布與文印有關(guān)的信息，讓師生進(jìn)入網(wǎng)站即可查看最新信息。

2.消息中心。對(duì)于普通用戶而言，此模塊用于查看文印進(jìn)度。文印員處理好文印資料，將信息發(fā)送給普通用戶。普通用戶通過該功能查看進(jìn)度。

3.文印申請(qǐng)。這是客戶端最重要的模塊，用戶通過此模塊申請(qǐng)文印，包括復(fù)印、打印等。而根據(jù)資料的保密性，又分為特殊文件和普通文件。根據(jù)紙張類型，可進(jìn)行細(xì)分。根據(jù)文印類型，可上傳附件。最終提交給管理員審批。

4.申請(qǐng)記錄。用戶所有申請(qǐng)記錄，均顯示在此模塊中。用戶可查看個(gè)人文印申請(qǐng)歷史。

5.后臺(tái)管理模塊。此模塊的使用權(quán)限是高級(jí)管理員，包括文印列表、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、申請(qǐng)審批、資產(chǎn)管理、公告管理、用戶管理、通知領(lǐng)取等。高級(jí)管理員可進(jìn)行審批清單、修改狀態(tài)、發(fā)布公告、增加和刪除用戶、查看數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等操作。

由以上系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)的功能模塊，我們得出系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

四、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

構(gòu)建文印管理信息化系統(tǒng)，可依托校園網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)目前學(xué)院的人數(shù)分析，本系統(tǒng)搭建數(shù)據(jù)庫(kù)必須滿足兩萬人或者幾萬人同時(shí)訪問數(shù)，由此本系統(tǒng)采用中小型數(shù)據(jù)庫(kù)MySQL作為后臺(tái)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)。MySQL是一個(gè)小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，其體積小、速度快、開放源代碼、總體成本低，搭配PHP和Apache可組成良好的開發(fā)環(huán)境，被廣泛應(yīng)用在中小型網(wǎng)站開發(fā)中。在數(shù)據(jù)庫(kù)表的設(shè)計(jì)上，必須充分考慮數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。本系統(tǒng)的使用對(duì)象是全校師生。教師使用教工號(hào)登錄，學(xué)生使用學(xué)號(hào)登錄。教師工號(hào)位數(shù)與學(xué)生學(xué)號(hào)都不同，我們要設(shè)置編碼規(guī)則進(jìn)行校驗(yàn)，當(dāng)出現(xiàn)位數(shù)不對(duì)，或者登錄碼有非法字符，均不被接受。

本數(shù)據(jù)庫(kù)中主要的表包括tb_asset、tb_dept、tb_msg、tb_notice、tb_print_daim、tb_print_compelete、tb_print_file、tb_print_info、tb_print_roval、tb_print_state、tb_print_type、tb_semester、tb_teacher、tb_user、tb_user_group、tb_user_power等。其中tb_print_info表設(shè)計(jì)如圖3所示。

五、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

文印管理信息化系統(tǒng)，將文印管理從傳統(tǒng)的手工操作方式中解脫出來，實(shí)現(xiàn)文印信息化。系統(tǒng)的工作流程，可從使用系統(tǒng)的不同人員所獲得的不同權(quán)限來分析。本系統(tǒng)主要的使用人員是在校師生。師生為普通用戶，各部門審批者為普通管理員，全院文印員為高級(jí)管理員。因此，首頁設(shè)計(jì)只需登錄界面即可。如圖4所示。

普通用戶為在校師生，系統(tǒng)高級(jí)管理員導(dǎo)入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括教工號(hào)、學(xué)號(hào)和所對(duì)應(yīng)的師生姓名，設(shè)置初始登錄密碼。普通用戶輸入教工號(hào)、學(xué)號(hào)和初始密碼即可。普通管理員為部門具有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)，用個(gè)人教工號(hào)登錄后即可執(zhí)行功能。最高級(jí)管理員即文印員，擁有最高權(quán)限，可以執(zhí)行審批功能等。

（一）普通用戶界面設(shè)計(jì)。普通用戶擁有系統(tǒng)最基礎(chǔ)功能，包括個(gè)人信息查看與修改、系統(tǒng)信息查看等。此模塊最重要的是文印申請(qǐng)功能，此外還包括查看高級(jí)管理員的反饋信息，以加速完成文印過程。因此此模塊包括系統(tǒng)首頁、消息中心、文印申請(qǐng)、申請(qǐng)記錄和個(gè)人中心等功能。普通用戶登錄后界面可設(shè)計(jì)成如圖5所示。

文印申請(qǐng)功能是整個(gè)系統(tǒng)最重要的功能之一，也是用戶使用最多的功能。文印部分包括打印和復(fù)印。對(duì)于打印，我們?cè)O(shè)計(jì)成必須上傳文件方可提交申請(qǐng)。而復(fù)印，只需要填寫數(shù)量，師生再把復(fù)印的資料線下拿給文印員即可完成。因而，復(fù)印的線上功能是申請(qǐng)和統(tǒng)計(jì)用量。界面設(shè)計(jì)如圖6所示。

（二）普通管理員界面設(shè)計(jì)。普通管理員主要為每個(gè)部門的管理者，每個(gè)部門可設(shè)置多人擁有審批權(quán)限來審批部門成員的申請(qǐng)單，并將申請(qǐng)單提交給高級(jí)管理員。此模塊主要在普通用戶功能基礎(chǔ)上增加【申請(qǐng)審批】功能。界面設(shè)計(jì)如圖7所示。

（三）高級(jí)管理員界面設(shè)計(jì)。高級(jí)管理員是系統(tǒng)最重要的模塊，也是功能最多的模塊。此模塊不但擁有普通用戶和普通管理員的所有功能，而且要擁有整個(gè)系統(tǒng)管理員的權(quán)限。高級(jí)管理員要對(duì)所有文印申請(qǐng)進(jìn)行最終的審批，同時(shí)將結(jié)果發(fā)布給普通用戶通知領(lǐng)取，還要登記普通用戶對(duì)設(shè)備的使用量。系統(tǒng)最終給出總的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。因此此模塊功能還要包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)管理、公告管理、用戶管理、通知領(lǐng)取、審批記錄、文印列表和系統(tǒng)配置等。界面設(shè)計(jì)如圖8所示。

系統(tǒng)后臺(tái)管理功能采用目前主流的PHP語言來實(shí)現(xiàn)。PHP是Hypertext Preprocessor的簡(jiǎn)稱，又叫超文本預(yù)處理器，是一種HTML內(nèi)嵌式的可創(chuàng)建動(dòng)態(tài)交互性站點(diǎn)的強(qiáng)有力的服務(wù)器端腳本語言，常與MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)配合使用。它的源代碼是免費(fèi)的，對(duì)于系統(tǒng)開發(fā)人員來說更簡(jiǎn)單，它的使用也更廣泛，主要應(yīng)用領(lǐng)域是Web網(wǎng)站。此外，PHP語言獨(dú)特的語法，可加快動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁的執(zhí)行，獲得更高的執(zhí)行效率。

六、系統(tǒng)測(cè)試及運(yùn)行

系統(tǒng)運(yùn)行過程為：普通用戶填寫文印申請(qǐng)—部門領(lǐng)導(dǎo)審批—文印員審批—文印員執(zhí)行文印過程—文印員修改文印完成狀態(tài)—文印員發(fā)送站內(nèi)信息通知領(lǐng)取—普通用戶查看文印信息—普通用戶領(lǐng)取文印材料—文印員執(zhí)行領(lǐng)取登記，將數(shù)據(jù)提交到數(shù)據(jù)庫(kù)—完成整個(gè)過程。

所有剛研發(fā)出來的系統(tǒng)，無論由多高級(jí)的開發(fā)人員來編寫代碼，都可能存在一些不可避免的錯(cuò)誤，要保證系統(tǒng)能正常運(yùn)行，必須經(jīng)過一段時(shí)間的無數(shù)次的測(cè)試，因此系統(tǒng)在正式運(yùn)行和使用前都要進(jìn)行測(cè)試。系統(tǒng)測(cè)試是軟件生命周期中非常重要的一個(gè)組成部分，開發(fā)人員需要在有限的時(shí)間通過各種不同的測(cè)試方法，模擬各種可能出現(xiàn)的問題，盡可能多地找出錯(cuò)誤和缺陷并修正，以期保證系統(tǒng)正式運(yùn)行后能正常運(yùn)行。

（一）系統(tǒng)測(cè)試。對(duì)于網(wǎng)站系統(tǒng)來說，一個(gè)系統(tǒng)的測(cè)試，要從功能上、性能上、界面上等進(jìn)行測(cè)試。也就是功能測(cè)試、性能測(cè)試和界面測(cè)試等。

1.功能測(cè)試。主要是指根據(jù)需求分析，所開發(fā)的系統(tǒng)各項(xiàng)功能是否達(dá)到，能否滿足用戶對(duì)功能的需求。功能測(cè)試是檢測(cè)系統(tǒng)質(zhì)量的試金石，必須位于整個(gè)系統(tǒng)測(cè)試的第一位。

2.性能測(cè)試。所有功能的完成，都是由一條一條的指令來完成的。本測(cè)試要確保所有指令運(yùn)行正常，用來檢驗(yàn)系統(tǒng)的性能。

3.界面測(cè)試。一個(gè)友好的訪問界面，能吸引瀏覽者停留在網(wǎng)站上，增加網(wǎng)站流量。良好的可操作性，能最大限度滿足用戶的使用要求。通過界面測(cè)試，開發(fā)者要善于發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的不足，同時(shí)改進(jìn)。

文印管理系統(tǒng)的功能模塊很多，以下是測(cè)試系統(tǒng)功能、性能和界面等的過程。

測(cè)試一：模擬不同的用戶身份登錄系統(tǒng)。

具體操作：輸入用戶名（教工號(hào)或?qū)W號(hào)），先以普通用戶的身份登錄，并進(jìn)行在線填寫文印申請(qǐng)（包括打印和復(fù)印申請(qǐng)），提交給服務(wù)器。再用普通管理員身份登錄，執(zhí)行審批功能，將結(jié)果提交給高級(jí)管理員。接著再用高級(jí)管理員身份登錄，執(zhí)行最高級(jí)審批和文印過程，并修改文印狀態(tài)，發(fā)送站內(nèi)信息給申請(qǐng)者。申請(qǐng)者接到高級(jí)管理員發(fā)送的領(lǐng)取通知，執(zhí)行領(lǐng)取過程，完成整個(gè)文印申請(qǐng)過程。高級(jí)管理員修改領(lǐng)取登記狀態(tài)，系統(tǒng)自動(dòng)將此次文印任務(wù)記錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)。此過程執(zhí)行多次，用不同的賬號(hào)登錄，查看不同的結(jié)果。

結(jié)果：當(dāng)用戶輸入用戶名不是系統(tǒng)導(dǎo)入的用戶名時(shí)，阻止用戶登錄。普通用戶申請(qǐng)文印操作時(shí)，必須填寫完整的信息，否則無法執(zhí)行提交操作。高級(jí)管理員必須修改文印狀態(tài)并發(fā)送站內(nèi)信息給申請(qǐng)者，才能繼續(xù)執(zhí)行任務(wù)。

結(jié)論：系統(tǒng)各項(xiàng)功能正常執(zhí)行。

測(cè)試二：組織多個(gè)用戶同時(shí)訪問系統(tǒng)并向數(shù)據(jù)庫(kù)提交數(shù)據(jù)，查看和測(cè)試系統(tǒng)能否正常運(yùn)行。

具體操作：用多個(gè)賬號(hào)多種瀏覽器同時(shí)訪問文印系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)發(fā)出各種請(qǐng)求，測(cè)試和查看系統(tǒng)各個(gè)頁面和各項(xiàng)功能是否正常執(zhí)行。

結(jié)果：系統(tǒng)能保證多個(gè)用戶同時(shí)訪問，頁面顯示正常。

結(jié)論：系統(tǒng)運(yùn)行正常。

（二）測(cè)試結(jié)果。文印管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，系統(tǒng)前端采取Abode Dreamweaver CC設(shè)計(jì)，后臺(tái)結(jié)合動(dòng)態(tài)PHP技術(shù)，使用My SQL數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過對(duì)系統(tǒng)功能、性能和界面等測(cè)試并加以改進(jìn)，系統(tǒng)的安全性和可靠性均得到了切實(shí)有效的保證;系統(tǒng)操作簡(jiǎn)便易行，各項(xiàng)功能基本達(dá)到了需求分析的要求，也符合用戶的需求，在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行正常。

（三）系統(tǒng)運(yùn)行。文印管理系統(tǒng)所有開發(fā)文件和源代碼經(jīng)過調(diào)試，在Windows7、Windows8、Windows10等多種操作系統(tǒng)環(huán)境下全部通過，能夠正常穩(wěn)定地運(yùn)行。目前該系統(tǒng)已可以投入使用。

本文研究的是高校文印管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)，以Dreamweaver CC和PHP為開發(fā)技術(shù)，結(jié)合MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì)，采用B/S結(jié)構(gòu)模式實(shí)現(xiàn)文印管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)。目前，文印管理信息化系統(tǒng)已通過測(cè)試，已達(dá)到可運(yùn)行和使用的標(biāo)準(zhǔn)。但系統(tǒng)還需要在實(shí)際應(yīng)用過程中不斷完善。

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【基金項(xiàng)目】廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目“基于信息化的文印管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)”（KY2015LX689）

【作者簡(jiǎn)介】秦 霞（1983— ），女，廣西博白人，廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，碩士，研究方向：數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。

（責(zé)編 蘇 洋）