酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制研究

北京克拉美酒酒店管理有限責任公司

采購成本是酒店綜合成本體系中的重要一環(huán)，經(jīng)濟新常態(tài)下，酒店的利潤獲取空間被不斷壓縮，但經(jīng)營發(fā)展所需成本卻不斷攀升，但很多大型酒店內(nèi)，采購成本管控的壓力也一直較大。采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制雖然能夠?qū)频赀M行成本控制提供一些幫助與積極影響，但這一效用發(fā)揮的前提與基礎(chǔ)是該層面內(nèi)部控制工作可以較為良好的開展。正因如此，探尋出酒店更好進行采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)工作開展的一般性路徑也極為必要。

一、酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制概述

現(xiàn)代酒店持續(xù)經(jīng)營中需要不斷地進行各種物品的采購，且采購環(huán)節(jié)相關(guān)工作開展好壞對酒店基礎(chǔ)服務(wù)的提供，自身的發(fā)展等層面都會產(chǎn)生直接影響。全面成本控制理論下，酒店采購成本管控的重要性不言而喻，基于內(nèi)部控制視角對采購環(huán)節(jié)相關(guān)工作開展進行審視時則可以發(fā)現(xiàn)，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作也需要在一個良好的狀態(tài)下進行，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制能力與水平高低與否更是會對整體上的內(nèi)部控制體系運轉(zhuǎn)產(chǎn)生直接影響。正因采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制較為重要，如何處理好或開展好采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作也是酒店管理層需要思考的現(xiàn)實問題。

二、酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中存在的問題

(一)內(nèi)部控制權(quán)責關(guān)系不明

雖然采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制極為必要，但很多酒店并未認識到這一點，部分酒店雖然正在進行著采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)工作的開展，但具體內(nèi)部控制活動開展缺乏良好的制度予以支撐，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制權(quán)責關(guān)系也并不明晰。例如，某酒店內(nèi)雖然較為注重采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的開展，但財務(wù)主管，采購主管等都被看作是實際意義上的內(nèi)部控制主體，但實際內(nèi)部控制工作開展中，相互推諉的現(xiàn)象時有出現(xiàn)，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開展的也極為松散。一旦采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的權(quán)責關(guān)系長時間無法明晰，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的內(nèi)在環(huán)境會變得越來越差，這一層面的內(nèi)部控制能力自然無法得到有效提升。

(二)缺乏完備的采購資金預算體系

很多酒店并未確立出與采購環(huán)節(jié)相關(guān)工作開展直接相關(guān)的預算體系，雖然整體預算中一般會對采購預算規(guī)模進行確立，但與預算執(zhí)行、監(jiān)督、預算目標達成評價直接相關(guān)的工作并未較好開展，缺乏完備的采購資金預算體系這一問題也格外顯著。采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的進行實際上對預算有較強的依賴性，很多企業(yè)內(nèi)，財務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的進行也將預算作為一個基礎(chǔ)性媒介。酒店雖然與一般性企業(yè)存在差異，但采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開展的目標基本相同，如若無法確立出較為完備的，與采購環(huán)節(jié)直接相關(guān)的預算體系，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開展的有效性在提升上也會十分困難。

(三)采購風險防范應(yīng)對機制缺失

采購工作開展中實際上會帶有一定的風險，特別是很多酒店尚未就物品采購等與供應(yīng)商之間達成穩(wěn)定的采買關(guān)系時，采購人員無法對所采購的物品質(zhì)量予以較好保障時，采購風險很容易順勢產(chǎn)生。現(xiàn)階段，鮮有酒店能夠基于內(nèi)部控制的視角，在采購環(huán)節(jié)相關(guān)工作開展中進行采購風險的防范和應(yīng)對，采購風險防范應(yīng)對機制也處于缺位的狀態(tài)之中。這一因素影響下，不僅酒店采購環(huán)節(jié)的整體風險性會大為提升，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開展中也會受到風險因素較高這一問題的影響。更為嚴重的是，一旦采購風險產(chǎn)生，這一層面的內(nèi)部控制工作開展壓力也會攀升，長遠來看，這也不利于采購工作與采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的健康開展。

(四)采購流程規(guī)范性不足

絕大多數(shù)酒店對采購工作規(guī)范性開展事宜缺乏應(yīng)有關(guān)注，在部分規(guī)模較小的酒店之中，采購工作甚至由一般性財務(wù)管理人員負責。不僅如此，很多酒店對于市場開拓，服務(wù)質(zhì)量提升等事宜明顯更為關(guān)注，成本集約意識相對淡薄，其對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺乏全面認識時，采購流程的規(guī)范一直都沒有引起管理層的重視。由于采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度的缺失，加之采購流程規(guī)范性明顯不足，采購環(huán)節(jié)相關(guān)工作開展上的隨意性便相對較強，很多采購人員也缺乏規(guī)范化開展采購工作的意識。久而久之，酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開展的壓力也會不斷上升。

三、酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作更好開展的建議

(一)確立采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度

酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的更好開展需要有堅實的制度予以支撐，因此，酒店管理層需要在充分掌握采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制實際狀況與需求的基礎(chǔ)上，進行相應(yīng)制度的建設(shè)嘗試。例如，杭州下沙凱恩戴斯酒店在2015年將采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的權(quán)責關(guān)系，基本內(nèi)容，預期目標等在制度中進行了較好細化，并指派財務(wù)總監(jiān)充當采購內(nèi)部控制監(jiān)督的第一責任主體。通過制度建設(shè)上進行的努力，凱恩戴斯酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制各項工作均有條不紊的開展，制度為基礎(chǔ)的良好采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制環(huán)境形成也較好帶動了采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制能力的提升。

(二)構(gòu)建采購資金預算管理體系

從財務(wù)層面進行采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的開展較為可行，這種做法更加可以大為提升采購工作開展的條理性。具體來說，酒店可以進行采購資金預算管理體系的構(gòu)建，通過采購預算規(guī)模、預算管理目標的確立，對采購人員的采購工作開展形成一定指導和約束。例如，某大型酒店不僅進行了采購預算指標的確立，更加借助滾動預算法的應(yīng)用定期對采購預算執(zhí)行狀況進行了常態(tài)化監(jiān)督，不同時期預算指標達成度也與采購人員績效考核聯(lián)系在了一起。得益于這種創(chuàng)新嘗試，近幾年，采購成本年增長幅度基本被控制在了6.65%以內(nèi)，通過預算管理體系的構(gòu)建來進行采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的做法也可以被其它酒店借鑒。

(三)建立采購風險防范應(yīng)對機制

建立采購風險防范應(yīng)對機制是酒店加強采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的不二選擇，采購風險本身具有不可被完全消除的特點，作為服務(wù)業(yè)中的主體，采購風險一旦產(chǎn)生也會對酒店服務(wù)能力乃至形象等產(chǎn)生較多負面影響。為此，酒店管理層需要基于內(nèi)部控制的視角，在采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制進程中進行采購風險防范應(yīng)對機制的構(gòu)建。例如，武漢市某星級酒店并通過定期抽查采購物品質(zhì)量，對合作方進行信用管理等策略，較好地進行著采購風險的防范事宜。其更是通過對采購風險進行預估，進行了采購風險預案的制定，這種做法不僅大為增強了采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的體系性，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)工作的開展也能夠為財務(wù)風險系數(shù)的降低起到很大幫助。

(四)提升采購工作開展的規(guī)范性

很多酒店內(nèi)采購工作開展的規(guī)范性明顯不足，“內(nèi)部人”現(xiàn)象更是時有出現(xiàn)，新時期，酒店在采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開展中要注重采購工作開展流程的規(guī)范，借助內(nèi)部控制建設(shè)的契機，將采購工作開展的規(guī)范性提升同采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作水平提升較好聯(lián)系在一起。具體來說，酒店可以將采購通過開展的基本流程在采購制度中予以明確，并借助內(nèi)部控制層面中的評價、監(jiān)督性工作開展，對采購環(huán)節(jié)相關(guān)工作開展是否規(guī)范等事宜進行對應(yīng)的評價與監(jiān)督式控制。借助內(nèi)部層面的流程規(guī)范，外部層面的評價監(jiān)督，酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的全面性也能夠得到提升，這也有利于采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制水平的不斷提升。

四、結(jié)語

酒店內(nèi)核心管理層不僅要對采購環(huán)節(jié)相關(guān)工作的開展給予重視，更加需要對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的開展給予關(guān)注、支持，在營造出較好的采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制環(huán)境后，將具體的內(nèi)部控制活動落實到實處。值得注意的是，不同酒店在采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作開展中的實際狀況與需求不盡相同，很多內(nèi)部控制問題產(chǎn)生的原因也存在差異?；趩栴}解決的視角進行采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制問題解決時，也要遵循從自身經(jīng)營管理實際出發(fā)的基本原則。