檔案管理存在的問題及其對(duì)策

孫君

河北省承德市灤平縣衛(wèi)生健康局 河北承德 068250

隨著改革開放四十年的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)得到了飛速的發(fā)展，檔案管理工作也變得越來(lái)越復(fù)雜且重要，在檔案管理的過(guò)程中，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，及時(shí)更新相關(guān)制度與工作方法，才能更好的開展檔案管理工作[1]。

1 檔案管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，在我國(guó)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中，居民檔案管理是混合式的。一方面，中國(guó)60%以上的社區(qū)居民建立了檔案，30%以上的慢性病已經(jīng)備案。居民檔案不僅包括基本信息、家庭遺傳史、個(gè)人生活習(xí)慣、病歷、體檢表等，還為殘疾人、孕婦等特殊群體提供特殊照顧。積極的指導(dǎo)。另一方面，常駐檔案的管理也存在許多問題。首先，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)人員的管理意識(shí)較差。現(xiàn)階段，我國(guó)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)人員的管理意識(shí)和水平還有待提高。一些衛(wèi)生服務(wù)人員對(duì)居民檔案的妥善管理不會(huì)導(dǎo)致其原有價(jià)值的喪失。再加上缺乏檔案管理設(shè)備和資金，這將使檔案管理工作難以順利開展。此外，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心缺乏專業(yè)的管理人員，管理效率低下，這也是一個(gè)需要解決的主要問題。

2 檔案管理存在的問題和制約因素分析

2.1 檔案管理流于形式化

檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，但許多社區(qū)、單位、醫(yī)院等部門對(duì)檔案的管理都是形式化的，并沒有真正把檔案管理放在正確的位置。原因有很多。重視文獻(xiàn)記載而不重視管理的傳統(tǒng)觀念仍然存在。此外，許多組織對(duì)檔案管理的作用和功能認(rèn)識(shí)不足，沒有從現(xiàn)實(shí)中認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。因此，一些地方和單位的檔案不注重內(nèi)涵，只注重形式，不注重質(zhì)量管理，而重視檔案數(shù)量。因此，檔案不能滿足居民的需要，檔案信息的完整性和協(xié)調(diào)性不能得到保證(有效使用)。

2.2 檔案管理中“死檔”問題嚴(yán)重

死檔是檔案管理的一個(gè)挑戰(zhàn)和存在約束。許多單位一旦創(chuàng)建了檔案或?qū)⑾嚓P(guān)信息記錄到計(jì)算機(jī)中，就不能進(jìn)行動(dòng)態(tài)和連續(xù)的管理。因此，大多數(shù)檔案信息是不夠的，不能按應(yīng)有的方式使用。例如，根據(jù)地級(jí)市的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，全市的社區(qū)立案率達(dá)到78%。然而，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，教育檔案的發(fā)放率不到10%，導(dǎo)致許多死檔檔案不能發(fā)揮檔案的作用。

2.3 檔案管理缺乏方法創(chuàng)新和監(jiān)督機(jī)制

檔案管理必須有創(chuàng)新的方法和系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理包括信息的收集和系統(tǒng)管理。因此，有必要在方法上進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要提高居民檔案建設(shè)的積極性，還要注重自我意識(shí)的培養(yǎng)。檔案建立后，必須重視檔案的維護(hù)，制定切實(shí)可行的評(píng)估方法和激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)充分利用檔案信息的目標(biāo)。目前，我國(guó)各地都頒布了檔案管理的一些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。然而，在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估方面還存在一些問題，導(dǎo)致沒有注意到檔案維護(hù)和管理的規(guī)范性。

3 完善檔案管理的策略和建議

3.1 規(guī)范檔案管理環(huán)節(jié)

提高服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)療服務(wù)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化程度是評(píng)價(jià)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要根據(jù)。駐留文檔覆蓋了廣泛的內(nèi)容，包括信息收集、分類、顯示和應(yīng)用。保證各個(gè)角的標(biāo)準(zhǔn)化，能提高整體的工作質(zhì)量。因此，有必要基于適當(dāng)?shù)姆煞ㄒ?guī)制定完整的管理制度。做檔案管理工作，明確醫(yī)療工作者的工作，列入成績(jī)測(cè)試，作為工資、獎(jiǎng)金的分配和員工晉升的重要根據(jù)。

3.2 完善檔案管理模式

社區(qū)的居民為了加強(qiáng)檔案管理的重要性,展開廣泛的社區(qū)宣傳,提高社區(qū)的居民對(duì)自己的注意,他們積極協(xié)助醫(yī)生收集信息并收集他們的過(guò)去的醫(yī)學(xué)治療,然后一個(gè)完全的和全面的檔案可以確立。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心需要對(duì)居民檔案進(jìn)行合理的分類和管理。社區(qū)可以安排特定的人定期調(diào)查社區(qū)居民，讓他們填寫你的檔案[2]。

3.3 進(jìn)行電子檔案的建立

社區(qū)希望建立居民電子檔案，包括社區(qū)居民的基本信息、問題和疾病概述。文本信息(相關(guān)信息、疾病記錄和疾病調(diào)查記錄)通常轉(zhuǎn)換成數(shù)字、存儲(chǔ)和系統(tǒng)管理。當(dāng)檔案電子化后，它能夠系統(tǒng)地評(píng)估居民狀況，對(duì)居民狀況提供自動(dòng)化指導(dǎo)，提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的質(zhì)量，跟蹤社區(qū)情況。電子檔案確立后，居民信息管理會(huì)更安全、更快、簡(jiǎn)單，減少資源消耗，擴(kuò)大使用范圍，從而更好地管理檔案。

3.4 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

沒有革命的思想就沒有革命的行動(dòng)。首先只要加強(qiáng)檔案的管理意識(shí)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理和后續(xù)的維護(hù)管理，能夠發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用和價(jià)值。強(qiáng)化檔案管理意識(shí)主要是強(qiáng)化檔案管理的重要性的教育。必須聯(lián)系檔案信息的使用和管理，讓參與者充分認(rèn)識(shí)到教育管理的重要性，增強(qiáng)他們的認(rèn)識(shí)。

3.5 加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的保障體系

檔案管理是系統(tǒng)、全面、長(zhǎng)期的工作，需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展而完全改善。根據(jù)實(shí)際情況，改善對(duì)人力、財(cái)力、物力的需求。另外，在檔案管理的過(guò)程中，會(huì)遇到以前沒有出現(xiàn)過(guò)的新的問題和新的要求。面對(duì)單位和社會(huì)的各種需求，任何單位的檔案建設(shè)都不能承擔(dān)一流技術(shù)。豐富的內(nèi)容，有效而又實(shí)用的信息系統(tǒng)任務(wù)，有可能并不依賴于自己的資源和能力。為此，檔案管理需要組織力量，積極參與各項(xiàng)檔案建設(shè)交流，優(yōu)化管理過(guò)程各方面，促進(jìn)整個(gè)社會(huì)檔案管理的發(fā)展水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建立檔案管理對(duì)提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量具有重要作用。在社區(qū)居民檔案管理過(guò)程中，必須積極探索社區(qū)居民檔案管理的積極因素，不斷提高社區(qū)居民檔案管理水平。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理者應(yīng)明確自己的職能，提高管理意識(shí)，完善社區(qū)居民檔案管理模式，建立電子文檔，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)居民建立文檔的宣傳重要性，使居民、員工和領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識(shí)到文檔管理的重要性。規(guī)范檔案管理，提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量。