質(zhì)量負(fù)責(zé)人如何開展管理體系的內(nèi)部審核

江鼎飛

東莞市水利工程質(zhì)量檢測站 廣東東莞 523000

1 內(nèi)部審核的步驟方法

1.1 制定內(nèi)審計劃；

質(zhì)量負(fù)責(zé)人年初組織制定每年的年度內(nèi)審計劃，內(nèi)審員編寫年度內(nèi)審計劃，質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)內(nèi)審計劃是否執(zhí)行。

1.2 組建內(nèi)審小組；

質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織成立內(nèi)審小組，任命組長，組員由經(jīng)過內(nèi)審員培訓(xùn)并被機(jī)構(gòu)任命的內(nèi)審員組成。內(nèi)審員最好與其審核的部門或工作無關(guān)，以確保內(nèi)部審核工作的客觀性、獨立性[1]。

1.3 內(nèi)審組長編寫內(nèi)審實施計劃，提前一星期通知被審核部門、人員；

內(nèi)審組長根據(jù)年度內(nèi)審計劃做出內(nèi)審實施計劃，編寫內(nèi)審檢查表，檢查內(nèi)容應(yīng)包含審核日期、審核部門和涉及人員。

1.4 首次會議；

內(nèi)審組長召開首次會議，明確審核目的、依據(jù)和范圍等。

1.5 內(nèi)審員（內(nèi)審小組組員）實施現(xiàn)場內(nèi)審；

發(fā)現(xiàn)影響管理體系或檢測結(jié)果有效性的問題，內(nèi)審員可以填寫不符合項記錄表，交由被審部門確認(rèn)并及時采取相應(yīng)的糾正措施。

1.6 末次會議；

內(nèi)審組長召開末次會議，宣讀本次內(nèi)部審核的不符合項的數(shù)量、嚴(yán)重性評價、評估管理體系的運行狀況。

1.7 內(nèi)審組長編寫內(nèi)審報告；

填寫不符合項記錄和糾正措施控制表，驗證糾正措施的有效性，質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)內(nèi)審報告的有效性。

1.8 內(nèi)審報告歸檔存檔；

內(nèi)審報告發(fā)放給站長、各室負(fù)責(zé)人，內(nèi)審發(fā)現(xiàn)應(yīng)作為管理評審的輸入。

2 實施內(nèi)部審核的技巧要點

機(jī)構(gòu)質(zhì)量負(fù)責(zé)人策劃內(nèi)審并制定審核方案，應(yīng)注意審核技巧，講究審核的態(tài)度與方式，應(yīng)注意主如下幾個要點問題。

2.1 審核依據(jù)：《檢驗檢測通用要求》（RB/T214-2017）、機(jī)構(gòu)管理體系文件、認(rèn)可準(zhǔn)則、規(guī)則和客戶抱怨等。

2.2 內(nèi)部審核的原則：

2.2.1.根據(jù)內(nèi)審計劃展開內(nèi)審活動，并按照內(nèi)審計劃確定的檢查內(nèi)容進(jìn)行檢查；

2.2.2.內(nèi)審過程，內(nèi)審員應(yīng)保持公正、客觀、實事求是的工作態(tài)度，不應(yīng)對審核對象抱有偏見，更不應(yīng)違背審核原則而故意刁難受審核方；

2.3 審核方式：

2.3.1.審核現(xiàn)場，內(nèi)審員可采取面對面交談或者提問的形式開進(jìn)行審核，審核過程做好檢測內(nèi)容的記錄[2]。

（1）內(nèi)審員現(xiàn)場提問人員對體系管理的知識點，了解檢測人員對管理體系的理解程度。

（2）內(nèi)審員與檢測人員面談檢測的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，了解標(biāo)準(zhǔn)方法的更新問題。

2.3.2.內(nèi)審組人員到計劃審核的部門查閱文件資料、記錄（包括原始記錄、檢測報告和各種質(zhì)量管理記錄），并填寫好檢查內(nèi)容表，作為內(nèi)審檢查的見證材料。

（1）審核各個部門的質(zhì)量管理記錄執(zhí)行的情況。例如：檢測方法確認(rèn)記錄、樣品流轉(zhuǎn)記錄、檢測結(jié)果異常通知單等。

（2）審核原始記錄的填寫情況，樣品號是否根據(jù)體系要求規(guī)范填寫。

2.3.3.觀察現(xiàn)場試驗活動情況；

（1）觀察檢測人員現(xiàn)場試驗情況，操作是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與安全。

（2）檢查審核是否建立了人員能力確認(rèn)記錄。

（3）檢測結(jié)果是否真實可靠，檢測報告是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.4.檢查場所環(huán)境是否符合《檢驗檢測通用要求》（RB/T214-2017）的要求，設(shè)備設(shè)施的維護(hù)與使用記錄是否登記完整。

2.4.1 場所環(huán)境設(shè)施安全、衛(wèi)生健康環(huán)保，管理有序，機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立安全生產(chǎn)應(yīng)急預(yù)案，并針對消防、急救等安全問題舉辦員工安全演練活動，普及安全急救與逃生常識，保證機(jī)構(gòu)的安全生產(chǎn)與人員安全檢測。

2.4.2 設(shè)備設(shè)施的維護(hù)內(nèi)容包括期間核查計劃表、檢定計劃表、量值溯源計劃等。設(shè)備設(shè)施的維護(hù)包括儀器設(shè)備的狀態(tài)標(biāo)識是否明確，設(shè)備設(shè)施的使用溫度、濕度等條件是否符合檢測要求。

2.4.3 儀器設(shè)備操作人員需獲得授權(quán)后方可操作，應(yīng)建立儀器設(shè)備使用授權(quán)書。

2.5 內(nèi)審員應(yīng)保持友好的態(tài)度與受審核方交換意見

審核過程，內(nèi)審員應(yīng)及時匯報內(nèi)審情況，與相關(guān)負(fù)責(zé)人交換意見。如果受審方對結(jié)果提出異議，審核組應(yīng)重新核實以上不符合項是否成立。如果受審核方的意見正確，審核組應(yīng)撤消有爭議的不符合項問題。

3 開具不符合項報告的注意事項

內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審檢查內(nèi)容表進(jìn)行現(xiàn)場審核時，開具不符合項報告的注意事項如下：

3.1 一份完整的不符合項報告的內(nèi)容包括：不符合整改情況匯總表、不符合項記錄表、糾正措施控制表、不符合項報告。

3.2 不符合項證據(jù)應(yīng)現(xiàn)場確認(rèn)。內(nèi)審員應(yīng)及時記錄不符合項問題的客觀證據(jù)，并當(dāng)場與該項工作的主管或當(dāng)事人進(jìn)行證據(jù)確認(rèn)，現(xiàn)場確認(rèn)可促進(jìn)受審核的部門的理解與支持，便于日后開展糾正措施活動[3]。

3.3 開具不符合項問題依據(jù)，即為實驗室認(rèn)可的準(zhǔn)則、管理體系文件、法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范）的要求等，必要時需依據(jù)檢測合同要求來確認(rèn)不符合項問題。由內(nèi)審組將“不符合報告”交給受審核部門，并討論內(nèi)部審核結(jié)論。

3.4 規(guī)定不符合項報告的時間。內(nèi)審組拒絕受審方當(dāng)天的整改。當(dāng)天整改完畢的措施大多是考慮不周的。對待不符合項應(yīng)作認(rèn)真分析，完善整改過程，而不是只有糾正措施。

4 內(nèi)審報告

內(nèi)審報告是對審核中的審核發(fā)現(xiàn)所做的統(tǒng)計、分析、歸納和評價，結(jié)束現(xiàn)場審核后應(yīng)編寫內(nèi)審報告，作為現(xiàn)場內(nèi)審的見證材料。

4.1 內(nèi)部審核報告的發(fā)布。末次會議前，由審核組的組長召開審核總結(jié)會，口頭宣布“內(nèi)部審核報告”的內(nèi)容，最后在末次會議上再發(fā)布正式的內(nèi)審報告文件。

4.2 內(nèi)部審核報告的編寫。在內(nèi)部審核結(jié)束后的第一個星期，由內(nèi)審組的組長編寫內(nèi)部審核報告文件，報告登記完畢后，由內(nèi)審組將審核報告發(fā)放給機(jī)構(gòu)的管理層和受審核部門。

5 結(jié)語

內(nèi)審程序是對工作的計劃、籌備、實施等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理規(guī)范。內(nèi)審記錄應(yīng)清晰、客觀，并提供充足材料。