大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

劉強(qiáng)

【摘 要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)分析方法也應(yīng)運(yùn)而生。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部決策和管理中的重要基礎(chǔ)，要針對(duì)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理的新要求，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)分析方法的應(yīng)用，提高企業(yè)檔案資源管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，促進(jìn)資料搜索和前景預(yù)測(cè)的信息化，本文就將針對(duì)大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)分析方法;企業(yè)檔案管理;檔案數(shù)據(jù)資源

1.大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1有關(guān)大數(shù)據(jù)的探究活動(dòng)更加深入

2008年，全世界最權(quán)威的學(xué)術(shù)期刊《科學(xué)》開設(shè)了大數(shù)據(jù)專欄，有效的帶動(dòng)了國內(nèi)外專家學(xué)者對(duì)大數(shù)據(jù)的學(xué)術(shù)分析和探究。在持續(xù)進(jìn)行的研究活動(dòng)中，對(duì)大數(shù)據(jù)的分析已經(jīng)能夠基本分為四大部分，它們分別是科學(xué)、技術(shù)、應(yīng)用和工程四個(gè)領(lǐng)域?，F(xiàn)階段，學(xué)術(shù)界研究比較深入的還是大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用這兩大方向。2012年美國政府斥資2億美金致力于大數(shù)據(jù)相關(guān)項(xiàng)目的展開，這更有力的促進(jìn)了大數(shù)據(jù)的研究活動(dòng)的實(shí)際開展。當(dāng)前，隨著研究的不斷深入，我們對(duì)大數(shù)據(jù)的整體掌握情況已經(jīng)更加系統(tǒng)和全面，縱向把握的準(zhǔn)確度不斷提高，已經(jīng)基本具備了從海量數(shù)據(jù)中獲取所需內(nèi)容的能力，企業(yè)利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行創(chuàng)新和決策的能力也在不斷增強(qiáng)。

1.2企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新決策強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)分析方法

創(chuàng)新是企業(yè)處于競(jìng)爭(zhēng)不敗之地的關(guān)鍵，在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新方面，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)和創(chuàng)新工作者已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)分析方法的有效性和重要性，并不斷在實(shí)際創(chuàng)新決策過程中實(shí)踐大數(shù)據(jù)分析方法。企業(yè)的決策者要隨著社會(huì)的發(fā)展和環(huán)境的變化而不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式。大數(shù)據(jù)分析方法是一種優(yōu)越的分析手段，通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩糠治?，能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的管理活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)和決策活動(dòng)產(chǎn)生有利的影響。除此之外，大數(shù)據(jù)分析方法對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案資源的管理水平的提高也有著不可忽視的作用。

1.3檔案資源是企業(yè)做出決策的依據(jù)

企業(yè)在進(jìn)行相關(guān)決策的時(shí)候必須要保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，否則容易導(dǎo)致決策無效。所謂企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中形成的各種形式的對(duì)國家或者社會(huì)、職工具有保留意義的文件材料，企業(yè)的檔案能夠讓企業(yè)更好地采集和搜索相關(guān)信息，通過最優(yōu)方式對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)和利用，屬于企業(yè)的無形資產(chǎn)。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)得到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的更多重視，由此可以看出在企業(yè)檔案管理中提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2.企業(yè)利用大數(shù)據(jù)分析方法進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理的建議

2.1數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的資源品質(zhì)

當(dāng)前企業(yè)的數(shù)據(jù)大都呈現(xiàn)出了4V特點(diǎn)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理形式已經(jīng)不能滿足對(duì)數(shù)據(jù)的處理和分析，目前使用比較廣泛的是數(shù)據(jù)并行處理系統(tǒng)和非關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫，將ETL工具移入到云計(jì)算平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)于數(shù)據(jù)的清洗、重復(fù)檢測(cè)和缺失數(shù)據(jù)處理、邏輯錯(cuò)誤檢測(cè)都有重要意義，有利于保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)質(zhì)量。

2.2可視化分析提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源可理解性

大數(shù)據(jù)的可視化分析就是在大數(shù)據(jù)自動(dòng)分析數(shù)據(jù)的同時(shí)，利用可視化界面和人機(jī)交互技術(shù)提高人對(duì)數(shù)據(jù)的洞察力。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的可視化分析就是將檔案數(shù)據(jù)生成各種報(bào)表以及文本、視頻等，方便決策制定者理解運(yùn)用。以企業(yè)中的文本數(shù)據(jù)可視化為例，標(biāo)簽云是目前比較流行的文本可視化技術(shù)，能夠?qū)n案文本中潛在的主題進(jìn)行分類、邏輯結(jié)構(gòu)和詞頻重要度直觀的展現(xiàn)出來，成為企業(yè)決策的依據(jù)，相類似的還有很多不同類型的檔案信息可視化技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)可視化、時(shí)間序列可視化等。

2.3語義引擎實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的智能提取

信息時(shí)代下全球信息儲(chǔ)存量暴漲，傳統(tǒng)的百度搜索引擎僅僅能夠滿足對(duì)關(guān)鍵詞的匹配搜索，檢索的準(zhǔn)確率比較低，檢索結(jié)果的關(guān)聯(lián)度也不強(qiáng)。實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的搜索體驗(yàn)和智能提取是語義搜索引擎的主要優(yōu)勢(shì)。語義引擎是在語義網(wǎng)的發(fā)展帶動(dòng)下來實(shí)現(xiàn)語義搜索的引擎，能夠通過分析搜索者的語義檢索請(qǐng)求來理解搜索者的真正意圖，對(duì)語義分析通過語言處理進(jìn)行概念匹配。企業(yè)人事檔案中應(yīng)用語義引擎，能夠分析該檔案中人的職務(wù)和級(jí)別，提取出姓名、級(jí)別、時(shí)間等關(guān)鍵信息，提高檢索命中率。

2.4數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的隱性價(jià)值

數(shù)據(jù)挖掘又稱為數(shù)據(jù)庫知識(shí)再發(fā)現(xiàn)，就是分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。主要的數(shù)據(jù)挖掘方法有機(jī)器學(xué)習(xí)法和神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)方法等。在大數(shù)據(jù)分析中，數(shù)據(jù)挖掘是核心，對(duì)企業(yè)來說檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)由企業(yè)正常運(yùn)行管理中形成的檔案數(shù)據(jù)和企業(yè)運(yùn)行過程中遺存在互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)組成。前者通過運(yùn)用聚類、關(guān)聯(lián)等方式對(duì)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，為創(chuàng)新人員的決策提供數(shù)據(jù)支持，后者通過網(wǎng)絡(luò)輿情及時(shí)跟蹤獲得市場(chǎng)前沿信息，調(diào)整企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)策略。

2.5趨勢(shì)預(yù)測(cè)分析實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值創(chuàng)造

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源預(yù)測(cè)分析是在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)挖掘的基礎(chǔ)之上，發(fā)現(xiàn)適合模型，將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)輸入該模型使得企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新人員達(dá)到預(yù)測(cè)性的判斷效果，實(shí)現(xiàn)價(jià)值的創(chuàng)造。一個(gè)典型的例子即是市場(chǎng)預(yù)測(cè)問題，企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新者可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)某件產(chǎn)品在未來六個(gè)月內(nèi)的銷售趨勢(shì)走向，進(jìn)而進(jìn)行生產(chǎn)、物流、營(yíng)銷等活動(dòng)安排。具體來講企業(yè)可以通過數(shù)據(jù)時(shí)間序列分析模型預(yù)測(cè)產(chǎn)品銷售旺季和淡季顧客的需求量，從而制定針對(duì)獨(dú)特的營(yíng)銷策略，減少生產(chǎn)和銷售的波動(dòng)性，獲得利潤(rùn)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。預(yù)測(cè)分析在大數(shù)據(jù)時(shí)代彰顯出企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源獨(dú)特的魅力。

3.大數(shù)據(jù)分析方法運(yùn)用于企業(yè)檔案管理中應(yīng)當(dāng)注意的問題

3.1控制成本

在使用大數(shù)據(jù)分析方法時(shí)要借助工具和運(yùn)算時(shí)間，尤其是分析某些內(nèi)容繁雜的信息數(shù)據(jù)時(shí)，企業(yè)往往很難控制好投入科技成本。這就要求企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)成本的控制能力，盡量用少的成本換取高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息。想要達(dá)到這個(gè)效果，最重要的是采用好的大數(shù)據(jù)分析工具，在減少投入成本的同時(shí)獲得更多的利潤(rùn)增加值。

3.2增強(qiáng)時(shí)效性

“大數(shù)據(jù)具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，在分析各種數(shù)據(jù)信息時(shí)要認(rèn)識(shí)到這種動(dòng)態(tài)性給分析工作提出的要求，提高面對(duì)信息的反應(yīng)速度和處理能力。對(duì)于變化特別快的數(shù)據(jù)更要做到即時(shí)處理，否則數(shù)據(jù)信息的時(shí)效性將無法保證。因此，制約著大數(shù)據(jù)分析方法方法在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中發(fā)揮作用的重要問題就是時(shí)效性不高。事實(shí)上，大數(shù)據(jù)分析方法的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建模環(huán)節(jié)，在數(shù)據(jù)建模過程中，要保持高度的敏感性和靈活性，保證模型與新更新數(shù)據(jù)之間不脫節(jié)，否則新建立的模型也只能是沒有意義的模型。

3.3重視人文情感

除了上述問題之外，大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)管理檔案的具體活動(dòng)中還存在一個(gè)明顯的問題，就是忽視人文感情，不能夠到位的表述出用戶的情感。盡管大數(shù)據(jù)分析方法在能夠高效率、便捷的分析處理各種企業(yè)檔案資源和海量信息，但其本身也只是一種科學(xué)的機(jī)器運(yùn)算方法，對(duì)人文精神的體會(huì)根本無法進(jìn)行。

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法，有助于企業(yè)決策者從海量檔案數(shù)據(jù)中提取重要的知識(shí)，發(fā)掘隱藏在數(shù)據(jù)背后潛在的規(guī)律，對(duì)于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用擁有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)影響。大數(shù)據(jù)思維，將極大地推動(dòng)優(yōu)化企業(yè)管理，科學(xué)化決策，并能有效提升企業(yè)自身技術(shù)創(chuàng)新能力，同時(shí)有效平衡成本、時(shí)效、情感等問題，確保企業(yè)在市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中保持巍然屹立的姿態(tài)。

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