項(xiàng)目檔案工作融入工程建設(shè)研究

文/上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司 劉兆剛

項(xiàng)目檔案工作是工程建設(shè)的重要內(nèi)容，應(yīng)融入工程建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步。但在實(shí)際工作中，項(xiàng)目檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)與項(xiàng)目建設(shè)管理脫節(jié)的現(xiàn)象。項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜多變的過(guò)程，從啟動(dòng)到收尾有一個(gè)完整的生命周期，如何在變化的過(guò)程中把握住項(xiàng)目建設(shè)規(guī)律和節(jié)奏，將項(xiàng)目檔案工作穿插落實(shí)到項(xiàng)目建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理的良好融合，是本文研究的重點(diǎn)。

一、項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理脫節(jié)的原因

建設(shè)項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成，與工程實(shí)體一樣，是項(xiàng)目產(chǎn)出的重要成果。項(xiàng)目文件是項(xiàng)目檔案的前身，具有文件自身的本質(zhì)屬性，同時(shí)被賦予了建筑產(chǎn)品和建筑生產(chǎn)的某些特性，項(xiàng)目檔案的形成離不開(kāi)工程管理人員和檔案管理人員的相互協(xié)作。但在實(shí)際工作中，項(xiàng)目檔案工作常被項(xiàng)目管理者和工程管理人員忽視，未有效納入項(xiàng)目建設(shè)整體規(guī)劃與實(shí)施，而檔案管理人員缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目管理能力，不能有效利用項(xiàng)目管理手段對(duì)項(xiàng)目文件的形成進(jìn)行管控，使得項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理脫節(jié)，導(dǎo)致項(xiàng)目文件完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性出現(xiàn)問(wèn)題。項(xiàng)目文件問(wèn)題的產(chǎn)生輕則增加項(xiàng)目成本，影響工程進(jìn)度，重則延誤工程竣工驗(yàn)收和移交，使項(xiàng)目在經(jīng)濟(jì)上遭受重大損失。項(xiàng)目管理人員應(yīng)采取有效措施，避免項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理脫節(jié)現(xiàn)象。

二、項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理的對(duì)應(yīng)關(guān)系

項(xiàng)目建設(shè)管理是為實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的目標(biāo)，利用系統(tǒng)的觀(guān)點(diǎn)、理論和方法對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行的決策、計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)等管理活動(dòng)。項(xiàng)目生命周期理論、項(xiàng)目五大管理過(guò)程和十大知識(shí)領(lǐng)域是項(xiàng)目建設(shè)管理的核心內(nèi)容。 在工程建設(shè)階段，項(xiàng)目檔案伴隨著項(xiàng)目管理活動(dòng)和工程實(shí)體產(chǎn)生，按項(xiàng)目生命周期理論的項(xiàng)目策劃決策、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工四個(gè)階段劃分，如表1所示，各階段產(chǎn)生的文件類(lèi)型如下：

表1 建設(shè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)需歸檔的文件類(lèi)型

項(xiàng)目檔案工作的主要活動(dòng)有建立檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案制度規(guī)范建設(shè)、確定歸檔范圍、編制歸檔計(jì)劃、項(xiàng)目文件過(guò)程控制、項(xiàng)目文件收集、整理、歸檔和移交，與項(xiàng)目知識(shí)領(lǐng)域密不可分，在項(xiàng)目生命周期內(nèi)將項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)劃分為啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控、收尾五個(gè)過(guò)程。項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目生命周期的四個(gè)階段、項(xiàng)目管理過(guò)程和項(xiàng)目知識(shí)領(lǐng)域的對(duì)應(yīng)關(guān)系如表2所示。

表2 項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理的對(duì)應(yīng)關(guān)系

三、項(xiàng)目檔案工作融入工程建設(shè)的幾點(diǎn)建議

表2所示的對(duì)應(yīng)關(guān)系為項(xiàng)目檔案工作融入工程建設(shè)提供了操作指南，由于項(xiàng)目管理的復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性，僅有對(duì)應(yīng)關(guān)系是不夠的，管理中還需要發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性和創(chuàng)造力，建議做好以下幾個(gè)方面的工作：

（一）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌引領(lǐng)。項(xiàng)目檔案工作融入工程建設(shè)應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，項(xiàng)目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)在融入工作上起著統(tǒng)籌引領(lǐng)的關(guān)鍵作用。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具有豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和良好的溝通協(xié)調(diào)能力，在融入工作上善于利用自己的管理權(quán)限和平臺(tái)獲取必備的資源，及時(shí)掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，總攬融入全局，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上把握好融入時(shí)機(jī)，為融入工作提供可靠的技術(shù)指導(dǎo)、工程管理信息和資源支持，協(xié)調(diào)相關(guān)方的高層，推動(dòng)融入工作落實(shí)到各個(gè)層次和環(huán)節(jié)。

（二）發(fā)揮工程管理部門(mén)的歸口管理作用。針對(duì)不同的項(xiàng)目管理任務(wù)，項(xiàng)目設(shè)置了對(duì)應(yīng)的工程管理部門(mén)，這些部門(mén)在管理活動(dòng)中承擔(dān)著執(zhí)行者、組織者的角色。項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)目管理和施工活動(dòng)中的一部分，檔案工作跟著工程業(yè)務(wù)走，工程管理部門(mén)在做好項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作的基礎(chǔ)上，需行使歸口管理職能，發(fā)揮項(xiàng)目檔案工作融入工程建設(shè)中的組織和協(xié)調(diào)作用。如在項(xiàng)目招投標(biāo)和合同簽署時(shí)，商務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該及時(shí)組織檔案管理部門(mén)參與，將項(xiàng)目檔案管理要求納入合同。在項(xiàng)目計(jì)劃制定時(shí)，項(xiàng)目控制部門(mén)應(yīng)組織檔案管理部門(mén)將項(xiàng)目檔案移交計(jì)劃列入其中。

（三）提升檔案管理部門(mén)的主動(dòng)參與意識(shí)。檔案管理部門(mén)往往具有較強(qiáng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺乏必要的項(xiàng)目管理知識(shí)，對(duì)項(xiàng)目管理動(dòng)態(tài)和工程技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)不了解，推行項(xiàng)目檔案管理要求時(shí)比較被動(dòng)。在項(xiàng)目檔案管理要求落實(shí)到工程建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)承擔(dān)著監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、培訓(xùn)、考核的職能，是項(xiàng)目檔案工作融入工程建設(shè)的橋梁和紐帶。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識(shí)，提升項(xiàng)目管理能力，加強(qiáng)工程技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)的積累，積極參與項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、階段性檢查驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收活動(dòng)，參與項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督、檢查，利用合同履約評(píng)價(jià)、費(fèi)用支付、顧客滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)等手段為項(xiàng)目檔案管理服務(wù)。管理過(guò)程中發(fā)揮主動(dòng)意識(shí)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)糾正，及時(shí)切入指導(dǎo)和培訓(xùn)，促進(jìn)全員檔案意識(shí)和檔案工作能力的提升。

（四）利用好項(xiàng)目信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。隨著信息化的迅猛發(fā)展，信息系統(tǒng)在工程建設(shè)中得到了廣泛的普及和利用。項(xiàng)目管理活動(dòng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在流程節(jié)點(diǎn)上體現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)和工程業(yè)務(wù)的結(jié)合，項(xiàng)目文件如不符合檔案管理要求，業(yè)務(wù)流程將不能向下流轉(zhuǎn)，為項(xiàng)目檔案工作融入工程建設(shè)提供了良好的平臺(tái)。由于工程建設(shè)環(huán)境的復(fù)雜性，一些工程建設(shè)項(xiàng)目的管理和施工活動(dòng)還在通過(guò)紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，既不利于融入工作，也不適應(yīng)項(xiàng)目檔案電子化發(fā)展的趨勢(shì)，需要管理者組織，信息管理部門(mén)、工程管理部門(mén)和文檔部門(mén)攜起手來(lái)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的先進(jìn)性和項(xiàng)目管理人員的創(chuàng)造力，共同建設(shè)高效的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，為融入工作服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

建設(shè)項(xiàng)目檔案工作融入工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的、動(dòng)態(tài)的過(guò)程，是一項(xiàng)全員、全過(guò)程、全方位的工作，不可能一蹴而就。融入程度的深淺決定著項(xiàng)目檔案工作的輸出高低，影響著項(xiàng)目管理的整體績(jī)效。在建設(shè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)，項(xiàng)目管理者要高瞻遠(yuǎn)矚，以自然融合為目標(biāo)，將融入工作視為重要任務(wù)來(lái)抓，使項(xiàng)目檔案工作真正成為項(xiàng)目建設(shè)管理不可分割的一部分，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)管理的高效運(yùn)作。