對入行××支行會計國庫檔案管理情況的審計案例分析

胡紅兵 王平 曹劍

審計背景

會計國庫檔案是記錄和反映人民銀行各項業(yè)務活動的歷史資料，也是記錄和反映地方經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)和憑證，及時準確的數(shù)據(jù)分析和動態(tài)報告，對于基層人民銀行現(xiàn)代會計業(yè)務的全面健康發(fā)展，有著極為重要的現(xiàn)實和深遠的歷史意義。但在當下會計檔案管理的實際工作中，存在著資料調閱記載不全、檔案移交接不及時、管理欠規(guī)范等現(xiàn)象。為此，××支行決定對2016～2017年會計國庫檔案管理情況，開展一次專項審計。以此通過專項審計，達到有效提高會計檔案管理水平，進一步完善歸檔、交接、保管、查閱和銷毀等日常管理行為的目的。

審計過程與方法

為確保對會計檔案管理情況的審計效果，支行內(nèi)審組采用了“三結合”的工作方式：

溝通與協(xié)調相結合。一是注重審前溝通。由于會計國庫檔案管理，涉及辦公室、會計國庫股兩個部門，為此，審計項目選定后，支行內(nèi)審部門負責人，及時將此次審計的目的，向有關股室主要負責人進行溝通協(xié)調，并認真征求意見。同時，在支行召開的行務會上，將審計項目的計劃安排，在會上進行通報說明，為現(xiàn)場審計工作的順利開展做好鋪墊。二是實現(xiàn)情理交融。由于兩個部門的檔案管理員，日常工作較多，在資料調閱和現(xiàn)場檢查中，容易產(chǎn)生時間上的沖突。因此，根據(jù)實際情況，內(nèi)審組將審計時間盡量安排的長一些，以給予被審計對象在完成日常工作量的同時，有較充裕的時間接受檢查。在審計過程中，有時碰上被審計對象發(fā)牢騷，檢查組成員總是微笑應對，不發(fā)生正面沖突，充分理解被審計對象的心情，并同時進一步加強溝通，確保了審計任務的圓滿完成。

收集與學習結合。一是搜集主要檢查依據(jù)。搜集上級行特別是總行在專業(yè)方面的重要文件或制度規(guī)定，是內(nèi)審組開展審計工作前的必備階段，也是檢查發(fā)現(xiàn)問題最后定性最有說服力的依據(jù)。因此，內(nèi)審組通過內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、手機查詢、業(yè)務部門提供等方式，收集會計檔案管理方面時間最靠后的專業(yè)制度文件。如人總行的會計檔案管理辦法、南昌中支會計檔案管理實施細則等。同時，支行的相關檔案管理制度、崗位職責等，也是我們采集的重要檢查依據(jù)。二是認真研讀依據(jù)條款。通過審計檢查開展前的自我加壓培訓學習，并向專業(yè)部門請教咨詢，熟悉和掌握上級行的制度文件精神，并在實際檢查中加以合理科學運用，既是此次審計檢查組最基本的工作要求，也是我們以較高質量完成會計檔案專項審計檢查的基本保障。

現(xiàn)場與非現(xiàn)場結合。按照審計方案，審計檢查采用現(xiàn)場與非現(xiàn)場兩種方式進行。即現(xiàn)場審計直接到會計國庫股查看憑證、賬簿、年終報表等的裝訂是否符合要求;會計檔案是否按時辦理移接交。查看辦公室檔案管理室，會計檔案保管是否規(guī)范有序、是否存在潮濕霉變、儲柜是否擺放整齊、管理室是否堆放雜物等。非現(xiàn)場方式即調閱崗位職責、年度工作總結、各類登記簿、檔案檢索目錄等。人員崗位變動后，查看檔案管理員崗位職責是否及時進行了調整;各級檢查調閱憑證資料登記是否及時;離崗休假是否辦理了移交接手續(xù)等。通過兩種方式的審計檢查，發(fā)現(xiàn)了問題，分析了成因，也提出了合理化的整改建議。

審計結果及成效

1.制度執(zhí)行力有待提高。截止檢查日，查閱辦公室會計檔案檢索目錄和會計國庫股《會計檔案保管登記簿》，均沒有2016年會計國庫憑證資料移交接記錄。會計國庫憑證資料沒有按照臨時保管超過一年時限要求，及時辦理移交接，仍放置在會計國庫部門保管。而辦公室檔案管理員，也未按照制度規(guī)定及時催繳歸檔。

2.檢索目錄簿有待規(guī)范。儲柜全部更新后，辦公室檔案管理員對會計檔案重新進行了清理編碼排放，并整理了檔案檢索目錄，但檔案檢索目錄封面名稱使用鉛筆手寫，字跡不規(guī)范不整齊。檔案檢索目錄簿書頁參差不齊，裝訂不合規(guī)不美觀。

3.移交事項有待完善。會計國庫股與辦公室在會計國庫檔案移交接過程中，存在會計檔案移交清單事項簡單現(xiàn)象，采用手寫憑證本數(shù)、賬簿本數(shù)、報表本數(shù)三項內(nèi)容。而辦公室檔案管理員也未提出任何異議，雙方均簽字辦理了移交接。

思考與啟示

上述發(fā)現(xiàn)問題，分析其存在的原因，既有客觀上的因素，又有主觀上的失責，主要反映在以下方面：一是對制度層面認識不足。會計國庫檔案管理，由于事涉多部門多人員，檔案未按時辦理移接交，雙方也未按照規(guī)定辦理延遲保管批復手續(xù)，既是會計國庫股和辦公室兩個部門相關人員，在工作上存在拖沓現(xiàn)象，也未嚴格執(zhí)行制度規(guī)定所造成的結果。同時各管理責任方也未盡履職之責，檢查抓得不實，做得較少，問題發(fā)現(xiàn)不及時。二是對規(guī)范建簿重要性淡漠。檔案檢索目錄簿是會計檔案保管的重要組成部分，其對歷史檔案資料查閱的重要性不言而喻。辦公室檔案管理員，從思想上對檢索目錄的規(guī)范建立，沒有引起足夠重視，主觀上認為檢索目錄簿沒有會計檔案重要。因此，在建立檔案檢索目錄簿時，沒有規(guī)范設置建簿。三是對移交接事項不重視。會計國庫檔案管理員編制的移交接清單事項太過簡要，未嚴格按照會計檔案移交接應載明名稱、保存介質、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內(nèi)容，其做法完全是圖方便省事。辦公室檔案管理員交接也太隨意，簽名照單全收，雙方均將制度職責放置腦后。如此簡便交接，將對后續(xù)檔案管理工作增加難度。一旦發(fā)生檔案丟失或出現(xiàn)檔案雜亂無序，其責任是可想而知，后果也是嚴重的。

會計檔案管理既有其獨特的工作性質，又有其深遠的歷史內(nèi)涵，進一步加強管理，規(guī)范落實問題整改，也是基層人民銀行提高履職水平的的重要組成部分。

1.加強業(yè)務制度學習。一是要強化基礎業(yè)務培訓。要選派性情溫和、耐心細致、工作責任心強的員工，充實到會計檔案管理工作崗位。積極派員參加上級部門舉辦的各類業(yè)務培訓，聘請當?shù)貦n案部門權威專家，現(xiàn)場講授指導檔案管理方面的專業(yè)知識，不斷提高會計檔案管理水平。二是要加強制度層面的全員學習。通過對制度的學習，使全體員工對檔案管理工作的重要性，有一個較為清晰和理性的思想認識，能夠在今后的業(yè)務工作中。對支行檔案規(guī)范化管理起到一個良好的輔助作用。

2.完善考核問責機制。一是完善考核細則。上級主管和專業(yè)部門，要進一步完善對會計國庫檔案日常管理工作的考核細則條款，從理論和實際操作層面上，為檔案管理的檢查考核，提供可靠而又充分的依據(jù)支撐。二是加大考核處罰力度。要進一步加強對基層支行檔案管理工作的檢查和處罰力度，尤其是對分管領導和部門負責人，在會計檔案的日常管理上，是否真正履行了工作職責，是否切實做到了檢查有記錄。問題整改是否及時到位。對于涉及多部門多人員的問題，要同時給予經(jīng)濟上的處罰。

3.強化跨部門協(xié)調配合。一是要力求步調一致。會計國庫股和辦公室檔案管理人員，要嚴格按照制度規(guī)定，按時辦理檔案移交接，切實做到移交清冊事項內(nèi)容全面。手續(xù)齊備，檔案及時完整歸檔。二是要完善檔案管理環(huán)節(jié)。要加強與科技管理部門的溝通，會計國庫系統(tǒng)升級更新后，要及時與科技管理人員取得聯(lián)系，收集完整的系統(tǒng)資料，并與會計國庫重要事項登記簿中所記載升級的事項逐一核對，一致后再將電子檔案入檔管理，確保會計國庫檔案的完整全面性。

（作者單位：中國人

民銀行靖安縣支行）