淺議高校后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)

文/齊魯師范學(xué)院后勤管理處 王滿山

后勤工作是高校管理工作的重要組成部分，是高校正常進(jìn)行教學(xué)及其他活動(dòng)的前提和保障，更好地完成高校后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)，有利于提升后勤工作的質(zhì)量與效率。目前我國高校后勤管理工作信息化已是大勢所趨，管理信息系統(tǒng)除了輔助學(xué)生的日常管理工作外，還涉及其他的食堂管理、校園綠化、校園醫(yī)療、教學(xué)設(shè)備維護(hù)等等。因?yàn)樯婕懊嬖絹碓綇V，高校后勤管理信息系統(tǒng)還有很多需要完善的地方。

一、高校后勤管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀

（一）高校后勤管理信息系統(tǒng)概述。后勤在高校主要是保障師生的日常教學(xué)與生活，為師生提供各類服務(wù)、設(shè)施和物資。因?yàn)楦咝：笄诜?wù)工作技術(shù)性、服務(wù)性以及整體性的特點(diǎn)，高校后勤管理信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。普遍的說法，認(rèn)為高校后勤管理信息系統(tǒng)就是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)收集、分析、維護(hù)、保存和利用系統(tǒng)的一個(gè)平臺。也有說法認(rèn)為高校后勤管理，重點(diǎn)在利用國家以前構(gòu)建國防信息保障系統(tǒng)上建立的基礎(chǔ)設(shè)施，以實(shí)現(xiàn)后勤管理上的信息自動(dòng)化和一體化管理網(wǎng)絡(luò)，使得學(xué)校師生的要求能盡快反映到管理層，師生的需求能夠盡快被滿足，在高效的前提下更加節(jié)省人力物力。

（二）高校后勤管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀。高校后勤信息管理分為兩部分：一個(gè)是保障高校學(xué)生基本生活和上課的系統(tǒng)，一個(gè)是保證科研工作順利進(jìn)行的系統(tǒng)。整體上說，我國高校后勤信息化建設(shè)還不夠完備，有些高校只有模糊的概念，由于缺乏專業(yè)人員和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，在信息化發(fā)展上屢屢碰壁。北上廣等高校信息化程度較高，而其他地方信息化程度略低，這是經(jīng)濟(jì)、環(huán)境各方面共同影響的結(jié)果。高校后勤管理系統(tǒng)不止在程度上，在其他方面也有很多問題。首先，是學(xué)校后勤設(shè)備沒有市場化，學(xué)校對設(shè)備的管理缺少成本概念和收益意識，這樣很容易造成設(shè)備的價(jià)值貶值和資源閑置，后勤管理信息系統(tǒng)往往忽略這些閑置的設(shè)備和資源。其次，不同的高校有不同的后勤運(yùn)作模式，有很多模式都是不規(guī)范的，沒有發(fā)揮產(chǎn)權(quán)運(yùn)營主體作用，沒有合理的運(yùn)作規(guī)范。不合理的規(guī)范，很難讓后勤部門像企業(yè)一樣，建立完整的信息系統(tǒng)，也就無法達(dá)到高效運(yùn)作。最后，后勤管理部門沒有清晰的分工，這就導(dǎo)致學(xué)校沒辦法針對性收集信息，也不能更好地利用信息來調(diào)配資源。

（三）高校后勤管理信息系統(tǒng)的必要性。首先，從技術(shù)上，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和信息人才的增多，為高校后勤管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)做好了前提。其次，利用高校后勤管理信息系統(tǒng)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的信息管理手段，可以節(jié)省人力物力，大大節(jié)省財(cái)務(wù)支出，并且在信息收集的質(zhì)量上也會有進(jìn)一步突破。最后，除了管理成本的減少，一個(gè)科學(xué)的后勤信息管理系統(tǒng)具有規(guī)范、安全、高效等優(yōu)點(diǎn)，既可以保證系統(tǒng)的運(yùn)營效率，又能控制使用者的權(quán)限，且容易維護(hù)，完全值得投入。利用信息系統(tǒng)，可以促進(jìn)各級崗位責(zé)權(quán)分工明確，由此形成良性循環(huán)。同時(shí)在監(jiān)督考核方面，一切以評估數(shù)據(jù)說話，更加公平公正，用指標(biāo)來加強(qiáng)員工的責(zé)任意識，可以說事半功倍。

二、高校后勤管理信息系統(tǒng)的基本模式

（一）信息系統(tǒng)基礎(chǔ)。高校信息系統(tǒng)的建立，根本上是要溝通后勤單位與各職能部門，因此需要一個(gè)串聯(lián)上下級的辦公軟件，下屬單位可以利用軟件向上傳遞重要信息并及時(shí)得到反饋，一個(gè)整體的信息循環(huán)系統(tǒng)，可以提升工作效率、節(jié)省工作時(shí)間。一個(gè)有效的高校后勤管理信息系統(tǒng)，必須建立在具體的各部門辦公系統(tǒng)之上，在規(guī)范之下使得工作人員分工明確、目標(biāo)清晰。同時(shí)要整合現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)，以大的后勤信息平臺將其覆蓋，這樣能讓決策者第一時(shí)間收到信息，盡快解決問題。只要網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施齊備，就完成了信息化的第一準(zhǔn)備條件，其次還需要一定的專業(yè)人員即計(jì)算機(jī)方面的人才，以及足夠的資金投入。

（二）與“小機(jī)關(guān)”管理模式適應(yīng)。我國高校常見的高校后勤管理模式是“小機(jī)關(guān)”的管理模式，是以虛擬的甲方乙方關(guān)系來管理后勤，“后勤管理處”就是“小機(jī)關(guān)”，它下屬有多個(gè)部門，例如住宿、餐飲、教學(xué)設(shè)施等等各自獨(dú)立經(jīng)營?！靶C(jī)關(guān)”的管理模式可以說是幾次簡化的成果，節(jié)省開銷的小而精模式。因?yàn)檫@樣的管理模式是常見形態(tài)，在后勤信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建中，要把這點(diǎn)充分考慮進(jìn)去，不僅要有大局觀，也要注意細(xì)節(jié)。辦公系統(tǒng)也要配合部門做到小而精，秉承節(jié)約原則，讓工作流程進(jìn)一步簡化、效率更高。同時(shí)要把多個(gè)部門緊密聯(lián)系起來，形成獨(dú)立且息息相關(guān)的關(guān)系，構(gòu)建“小機(jī)關(guān)”的信息系統(tǒng)重點(diǎn)在統(tǒng)一把控，下屬部門則要根據(jù)各自特色。這需要構(gòu)建扎實(shí)的研究高校后勤實(shí)體模式，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)。

（三）學(xué)習(xí)先進(jìn)樣板。上文已經(jīng)說過，北上廣的信息化程度比較高，因此像一些運(yùn)營的好的高校學(xué)習(xí)還是很必要的。在一些地區(qū)也有成功的樣板樹立，以推動(dòng)整個(gè)地區(qū)的高校后勤管理信息化。因此在構(gòu)建高校后勤管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，可以學(xué)習(xí)成功高校的經(jīng)驗(yàn)，既包括北上廣等一線城市的經(jīng)驗(yàn)，也包括本地區(qū)同類院校的經(jīng)驗(yàn)，分析利用并結(jié)合自身特點(diǎn)。學(xué)校本身可以建立后勤信息化試點(diǎn)，沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)條件構(gòu)建整體的后勤管理信息系統(tǒng)，可以從局部入手，帶動(dòng)整體發(fā)展。

三、如何科學(xué)構(gòu)建高校后勤管理信息系統(tǒng)

（一）科學(xué)制定目標(biāo)。要構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的（）后勤管理信息系統(tǒng)，首先要制定好科學(xué)化的目標(biāo)，科學(xué)化的目標(biāo)包括規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)營過程和高校預(yù)期的涉及范圍、最終效果。這些都是高校后勤部門考慮自身因素來決定的，不能盲目照搬他人經(jīng)驗(yàn)。首先高校后勤部門要對目前的工作狀況和經(jīng)濟(jì)處境有一個(gè)清晰了解，其次所有部門職工都要有信息化意識，共同支持、配合以達(dá)到目標(biāo)，最后要深入分析各方因素再作出決定，目標(biāo)不能脫離實(shí)際。高校后勤管理系統(tǒng)，要滿足以下幾個(gè)特性：第一是先進(jìn)性，采用先進(jìn)的軟件框架和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一定要及時(shí)優(yōu)化數(shù)據(jù)，保證信息的更新?lián)Q代，以更有效地進(jìn)行管理工作。第二是穩(wěn)定性，在系統(tǒng)的構(gòu)建與開發(fā)中一定要采用成熟技術(shù)，保證系統(tǒng)的安全可靠，總系統(tǒng)要兼容下屬系統(tǒng)。第三是實(shí)用性，高校后勤信息管理系統(tǒng)并不要求高端技術(shù)，但技術(shù)人員必須妥善維護(hù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，包括統(tǒng)計(jì)、分析和檢索等各種功能。第四是拓展性，后勤管理信息系統(tǒng)要有不斷改進(jìn)和創(chuàng)新的余地，更好發(fā)揮自身的可拓展性。

（二）平衡人力物力資源。構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的后勤管理信息系統(tǒng)，一方面離不開扎實(shí)的硬件設(shè)備，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)配備必不可少，另一方面信息系統(tǒng)需要人員的維護(hù)和支持，只有專業(yè)人員才能解決后顧之憂。這兩方面的支持都必不可少，高校必須加大投入，才能建設(shè)真正有效率的后勤管理信息系統(tǒng)，在二者的平衡上，也需要高校結(jié)合內(nèi)外因做出適合的決定。

（三）實(shí)踐中盡量避免偏差。由于高校后勤管理工作范圍廣、規(guī)模大，系統(tǒng)真正運(yùn)營起來總會有各種偏差。后勤管理信息系統(tǒng)包括：餐飲管理服務(wù)系統(tǒng)，分析食堂庫存和價(jià)格以及學(xué)生消費(fèi)狀況；保修管理系統(tǒng)，主管設(shè)備維修和維護(hù)工作；學(xué)生公寓管理系統(tǒng)，為學(xué)生的日常生活提供信息服務(wù)；人事管理系統(tǒng)，存儲相關(guān)的人事信息。以及一些瑣碎的分支，總之不同的板塊有不同的特征和要求。服務(wù)計(jì)劃再科學(xué)合理，實(shí)踐也離不開規(guī)范和監(jiān)督。只有加強(qiáng)管理方面的工作，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識，不斷糾正錯(cuò)誤，后勤管理信息系統(tǒng)就能具有長久的生命力。高校后勤部門更要在實(shí)踐中不斷進(jìn)步、趕上時(shí)代，例如現(xiàn)在很多高校有自己的網(wǎng)址以提升信息化質(zhì)量。后勤管理信息系統(tǒng)只有融合先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)、現(xiàn)代管理經(jīng)驗(yàn)和人力物力資源為一體，才會符合高校后勤管理工作的要求，滿足高校師生的需要。

四、結(jié)束語

總之，高校后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)是高校工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，高校管理者要注意時(shí)代與本校的要求，更要在具體的工作實(shí)踐中不斷修正目標(biāo)，找到合適的實(shí)踐方式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為教職工和學(xué)生的衣食住行及學(xué)習(xí)科研做好保障。