淺析竣工資料管理策略與運行方式

文/中國石油工程建設(shè)有限公司 嚴(yán)峰；中國石油工程建設(shè)有限公司北京設(shè)計分公司 高華

隨著工程科學(xué)化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來越高，我們與發(fā)達國家同行還存在很大的差距，自身的文檔科學(xué)化水平需進一步提升，針對竣工資料管理中職責(zé)不明確、制度不健全，整編標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案管理未納入合同管理、檔案工作與工程建設(shè)不同步、竣工資料的齊全、準(zhǔn)確、及時性不夠等問題，以及國際慣例不適應(yīng)、當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn)法律規(guī)范不熟悉、竣工資料內(nèi)控機制不健全、竣工資料提交滯后等差距，對工程項目竣工資料管理策略與運行方式進行了分析。

一、明確編制工作的意義，健全檔案管理制度

工程竣工資料是工程建設(shè)項目全過程的最原始、最真實的記錄，是進行工程維修、改建、擴建、組織生產(chǎn)的寶貴信息資源。工程竣工資料是各種隱蔽工程的眼睛，只有以工程檔案為依據(jù)，才能對工程項目進行科學(xué)的改擴建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費和損失。要從項目全過程管控全局，整體籌劃項目文檔文控和資料工作，形成權(quán)責(zé)明確、科學(xué)高效、運行可控的文檔工作體系。遵循公司檔案管理規(guī)章制度要求，做好公司檔案管理規(guī)章制度與項目生產(chǎn)實際的融合、對接工作。要明確工作流程、工作職責(zé)和管理方式，持續(xù)推進、完善歸檔范圍確認制和備案制。把項目文控和檔案管理納入項目質(zhì)量、HSE和內(nèi)控管理體系中，規(guī)范、統(tǒng)一項目文檔管理的記錄表式和內(nèi)容格式，加強項目執(zhí)行過程中文檔形成階段的質(zhì)量控制，提高項目文控和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

二、加強竣工資料與工程建設(shè)同步化管理

為使項目檔案資料管理和控制與工程建設(shè)項目同步進行，從項目建設(shè)開始，就要制定明確的工作總體目標(biāo)，然后圍繞總體目標(biāo)，制定不同階段的工作進度計劃，環(huán)環(huán)相扣，實行目標(biāo)管理，一個階段一個階段有序推進。

三、推行檔案信息化管理，提高檔案管理效率

工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的周期性過程。從工程立項到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位和部門來實施的，協(xié)調(diào)工作量大、作業(yè)流程多，信息化管理可有效提高工程檔案管理效率和效益。應(yīng)用文檔信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件與信息的全程管理，系統(tǒng)應(yīng)具有兼容與開放性，能夠通過網(wǎng)絡(luò)與外界聯(lián)通便于信息的分享與交流。實現(xiàn)設(shè)計、施工、采購、試運等運行在統(tǒng)一管理平臺的全程管理。

四、加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

項目單位是工程竣工檔案移交工作的負責(zé)人，要組織參建單位項目管理人員、技術(shù)人員、檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工程人員了解檔案的管理知識，檔案人員了解工程建設(shè)程序和專業(yè)知識，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)、管理理論、工作方法、計算機使用等相關(guān)知識，掌握新設(shè)備或應(yīng)用軟件的操作技能，充分發(fā)揮新技術(shù)或應(yīng)用軟件在檔案管理中的作用。同時深入施工現(xiàn)場，對建設(shè)項目實施過程中形成的文字材料、圖紙等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性。

五、做好事前控制，保障檔案資料管理質(zhì)量

項目單位是工程檔案質(zhì)量控制管理的主導(dǎo)單位，在工程準(zhǔn)備階段，項目單位要把檔案方面的規(guī)定要求向參建方進行宣傳貫徹。為了確保建設(shè)項目的檔案資料能按時、按質(zhì)、按要求收集齊全，在項目建設(shè)初期要對文控與檔案管理進行精心策劃，召開竣工資料專題會議，明確管理責(zé)任部門和歸口部門，編制切實可行的程序文件等，以文件或正式通知的形式明確文檔業(yè)務(wù)部門的日常管理職責(zé)和歸檔責(zé)任。

六、增強檔案資料管理意識，加強過程管理

定期召開竣工資料匯報會，質(zhì)量項目部對資料進行檢查，加強協(xié)作與制約，赴廠家進行竣工資料宣講與督促，加強資料日常管理與過程整改等，建立起有效的工程檔案資料管理保證體系，制定可行的工程檔案資料過程控制制度，保證工程檔案資料控制措施落實到位；加強對現(xiàn)場技術(shù)人員、資料管理員檔案知識培訓(xùn)和檔案法律法規(guī)的宣傳、提高檔案理論素養(yǎng)，防止工程檔案資料不真實、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，與工程進度不同步、資料記錄不及時、出現(xiàn)“回憶錄”等情況，避免因工程檔案資料驗收不合格，導(dǎo)致資料大量整改、返工，延誤工程驗收的現(xiàn)象發(fā)生，實現(xiàn)工程施工進度與檔案資料收集整理的統(tǒng)一。

七、按約定規(guī)范辦事程序，按時完成檔案資料

工程檔案資料是在工程建設(shè)的全過程中形成的。一個工程項目從立項到竣工驗收，往往需要幾個月、幾年甚至十幾年、幾十年的時間。工程項目檔案資料可按建設(shè)程序劃分為：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等部分。工程檔案資料管理水平，實際是建設(shè)、監(jiān)理、施工單位是否履行合同約定的程序，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范規(guī)定和國際慣例進行實際操作形成的結(jié)果。因此，只要認真履行合同約定的標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格按照控制程序辦事，就必然形成高水平的過程檔案資料。

八、結(jié)語

在綜合研究中發(fā)現(xiàn)，無論是西方先進公司還是集團公司項下的工程項目，都將竣工資料提交列入合同要求，作為項目合同關(guān)閉的最后必備條件?？傊⒐べY料的收集整理工作是一項系統(tǒng)工程，它涉及各專業(yè)、各部門，要保證工程竣工檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，須依靠檔案管理部門、工程管理部門、建設(shè)單位及業(yè)主、監(jiān)理單位齊抓共管，提升管理水平，嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)辦事，才能保證一流的竣工資料檔案形成和提交。